لم يعد من الجنون ارتداء الجينز في مكان العمل أو تناول المشروبات مع رئيسك في العمل بعد ساعات ، ولكن عندما يتعلق الأمر باستخدام الرموز التعبيرية في رسالة بريد إلكتروني ، تصبح الخطوط أكثر ضبابية.
قد يكون من الصعب التنقل بين خصوصيات وعموميات قواعد السلوك المهنية للبريد الإلكتروني. لكن من المرجح أن تكون هي الطريقة الرئيسية للتواصل مع رئيسك وزملائك في العمل (إلى جانب ذلك ، كما تعلمون ، شخصيًا). وهذا يعني أن كل رسالة ترسلها هي فرصة لإعطاء انطباع جيد … أو رسالة سيئة.
فيما يلي تسع قواعد عمل للبريد الإلكتروني يجب عليك اتباعها - إذا كنت تريد الحفاظ على سمعتك عبر الإنترنت سليمة.
1. ابدأ بسطر موضوع صلب
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد رؤسائك ، فضع في اعتبارك أن لديهم على الأرجح مئات الرسائل في صندوق الوارد الخاص بهم.
إذن ماذا يفعل رئيسك مع معظمهم؟ إما أن تقوم بحذفها أو تمييزها بنجمة لاحقًا (ولا تقرأها أبدًا). هذا يعني أن لديك فرصة واحدة فقط لجذب انتباههم: يمكن أن يساعد سطر الموضوع الجذاب في ضمان فتحه بالفعل.
2. راقب كلماتك
هل سبق لك أن تلقيت رسالة نصية انتهت بفترة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فربما كنت تعتقد أن الشخص الذي أرسلها إليك كان غاضبًا منك (على الرغم من أنه كان يحاول حقًا استخدام علامات الترقيم الصحيحة).
ذلك لأن أنواع الكلمات التي تستخدمها يمكن أن ترضي شخصًا أو تزعجه على الفور. تجنب استخدام كلمات مثل "يا" أو "عاجل" واستخدم "أنت" أو "اليوم" بدلاً من ذلك. (الخلط؟ مزيد من التفسير أدناه.)
3. اكتب مثل المحرر
قد لا تكتب ورقة جامعية ، لكن هذا لا يعني أنك لا تحصل على تقدير. القواعد النحوية والأخطاء الإملائية وحتى عدم وجود مقدمة والجسم والنتيجة تجعلك تبدو كما لو كنت تحاول الوصول إلى البريد الوارد صفر ، وليس موظفًا مسؤولاً.
4. كن مهذب من وقت الشخص
إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما ، فأخبره عن سبب إرساله.
على سبيل المثال ، إذا كنت ترفق عرضًا تقديميًا ، فأخبرهم تمامًا بما تريد أن تكون عليه الخطوات التالية (هل تحتاج إلى موافقتهم؟ هل تريد منهم إضافة شريحة؟). إذا كنت تريد الذهاب إلى شخص ما ، فأخبره عن سبب إدراجه.
5. استخدام Emojis بحذر
إليكم الأمر حول emojis: ليس كل شخص معجب بهم. حتى إذا كنت تعمل في بيئة غير رسمية ، فلا يزال هناك نسبة كبيرة من السكان العاملين الذين ينظرون إليهم على أنهم غير محترفين. لا تخاطر بذلك إذا كنت غير متأكد من كيفية استلامها.
6. إرفاق المرفق
يبدو واضحًا ، لكننا جميعًا مذنبون في انتهاك البريد الإلكتروني هذا في أكثر من مناسبة.
تحقق قبل الضغط على "إرسال": هل أرفقت المرفق الذي قلت أنك سترفق به؟ (قل ذلك بسرعة 10 مرات.)
7. مسمار تسجيل الدخول الخاص بك (بدون "الأفضل" المعتاد)
يجب عليك إنهاء بريدك الإلكتروني من خلال تسجيل الخروج ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك أن تقول "الأفضل" أو "شكرًا" في نهاية كل رسالة (خاصة إذا لم يكن لديك بالفعل أي شيء تشكره).
بدلاً من ذلك ، يمكنك اختيار التحية التي تتسم بالاحترافية والوظيفية. جرّب "التحيات" أو "باحترام" أو "سأتحدث معك قريبًا".
8. استخدام التوقيع المهني (حتى على هاتفك)
إذا كنت قد وضعت للتو بريدًا إلكترونيًا احترافيًا ومكتوبًا جيدًا ، فلماذا ترغب في إنهائه بـ "مرسل من iPhone الخاص بي"؟ بدلاً من ذلك ، اختر توقيعًا بسيطًا وجذابًا يتضمن العنوان الخاص بك وملفات تعريف وسائط التواصل الاجتماعي وموقع الويب الخاص بك وربما حتى صورة لوجهك.
9. تعرف متى لا ترسل بريدًا إلكترونيًا
بالطبع ، بغض النظر عن مدى جودة آدابك ، فكل شيء لا يهم إذا كنت ترسل رسالة بالبريد الإلكتروني إلى شيء لا يجب أن تكون عليه.
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى استجابة سريعة من شخص ما ، فاتصل بها بدلاً من ذلك. وإذا كنت تريد أن تطلب من رئيسك زيادة ، حدد موعدًا لعقد اجتماع (لا تريد إجراء هذه المحادثة عبر البريد الإلكتروني).
طالما أنك تتبع هذه القواعد التسعة ، فستحصل دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للقراءة والرد عليها. مهلا ، فقط قد يكون لديك انطباع جيد على رئيسك في العمل وأنت في ذلك!
