في عالم رسائل البريد الإلكتروني ، حتى أصغر تغيير يمكن أن يحول رسالتك إلى رسالة رائعة. التغيير والتبديل في كتابتك مجرد صبي يمكن أن يكون الفرق بين اتصال مهم بالضغط على أيقونة سلة المهملات أو في الواقع النقر على "رد".
باعتباري شخصًا يدير مؤسسة افتراضية تمامًا تضم أكثر من 120 موظفًا ، فقد رأيت أكثر من نصيبي العادل من رسائل البريد الإلكتروني الرائعة - ورسائل فرعية فرعية تمامًا - ولاحظت في كثير من الأحيان احتراف الرسالة (أو عدم وجودها) ما الذي يجعلني أقرر ما إذا كنت سأقوم بمساعدة المرسل أم لا.
لذا ، ما هي هذه التغييرات الصغيرة التي يمكن أن تجعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر احترافًا (وبالتالي من الأرجح أن تحصل على ما تريد)؟ فيما يلي تسعة أشياء أساسية يجب وضعها في الاعتبار.
1. هل لديك سطر الموضوع هادفة
بغض النظر عن الشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني ، لا تترك سطر الموضوع فارغًا أو غامضًا (أنا أنظر إليك ، "سؤال" أو "رسالة مهمة"). الحيلة هي أن تكون محددة قدر الإمكان ، ولكن أيضا للحفاظ على خطك حول أربع إلى تسع كلمات. ما هو أقل من ذلك ، ولكن امتلاك شيء ما لتبدأ به أمر بالغ الأهمية - سيغري القارئ على النقر فوق بريدك الإلكتروني ويساعدك في العثور عليه في صندوق الوارد الخاص بك لاحقًا.
يمكن أن يكون سطر الموضوع الخاص بك أيضًا مكانًا رائعًا لتوضيح الخطوات التالية. جرِّب إضافة (Need by Tuesday) إذا كان هناك موعد نهائي ، (غير عاجل) إذا لم يكن حساسًا للوقت ، أو (لا توجد حاجة إلى استجابة) إذا كان البريد الإلكتروني لمعلومات FYI لا تحتاج إلى استجابة له.
2. اكتب بريدك الإلكتروني للخلف
ربما تعلم أن كل بريد إلكتروني يجب أن يكون له دعوة للعمل. سواء أكنت ترسل إليك رسالة بالبريد الإلكتروني في وقت معين أو ترتب اجتماعًا ، فأنت تريد أن تجعل من السهل على القارئ معرفة ما يجب عليه القيام به بعد ذلك.
لكن الكثير من الناس يتمسكون بهذا في الجملة الأخيرة من الرسالة. بدلاً من ذلك ، لتسهيل هضم رسائلك الإلكترونية ، ضع السؤال المحدد في الجملة الأولى ، ثم قم بإضافة أي معلومات تحتاجها لإجراء نسخ احتياطي لها في الفقرات التالية.
3. إعطاء السياق
عند إجراء مكالمة إلى اتخاذ إجراء ، تأكد من تضمين نوع من الجملة يحدد سياق رسالة البريد الإلكتروني ("هذا هو التقرير الذي ناقشناه في الاجتماع الأخير" أو "هذا هو متابعتي من حدثنا يوم الاثنين الماضي").
4. الاستفادة من التباعد
يبدو هذا بالتأكيد بمثابة عدم التفكير ، لكنه في الواقع ليس من غير المألوف تلقي رسائل بريد إلكتروني دون انقطاع بين فقرات مختلفة أو أفكار جديدة. ليس هناك ما هو أكثر بغيضًا من تلقي بريد إلكتروني يشبه جدار النص حيث لم يكلف الكاتب عناء تقسيم الجمل إلى فقرات صغيرة يمكن التحكم فيها. اجعل الأمر سهلاً على القارئ: امنح بريدك الإلكتروني بدايةً ووسطًا (قصيرًا) ونهاية.
5. التمسك بخط واحد
إن استخدام neon Comic Sans في رسالة بريد إلكتروني لن يجعلك تنسى ، بل سيجعلك غريباً. بمعنى آخر ، احتفظ دائمًا بخط ولون البريد الإلكتروني الافتراضي. أيضًا ، لا تستخدم خطوطًا متعددة في بريدك الإلكتروني. يحدث هذا غالبًا عن طريق الصدفة عندما يقوم الأشخاص بنسخ ولصق المعلومات من مواقع أخرى ، نظرًا لأن عملاء البريد الإلكتروني مثل Gmail لا يجردون التنسيق. لتجنب ذلك ، اضغط على "shift + command + v" بدلاً من مجرد "command + v" ، مما يؤدي إلى تطابق النص مع التنسيق في البريد الإلكتروني.
6. جريئة أو تسطير - ولكن فقط عند الحاجة إلى ذلك بالفعل
إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على أكثر من نقطة أو سؤال مهم للغاية ، فاستخدم خطًا غامقًا أو مسطرًا لتمييز تلك الأجزاء من رسالتك. فقط احذر من الانتقال إلى الخارج باستخدام تنسيق الخطوط - فأنت لا تريد بريدًا إلكترونيًا مائلًا بالكامل ، أو غامقًا ، أو مسطرًا ، بعد كل شيء.
7. تدقيق كل شيء
يعلم الجميع التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية في رسائل البريد الإلكتروني ، لكن هل راجعت للتأكد من صحة التواريخ وعناوين الأحداث والمواعيد النهائية والأسماء بشكل صحيح؟ في حالتي ، أشعر دائمًا بالضيق عندما يضع الناس هذه العلامة "L" الإضافية في "Lily" لجعلها "Lilly".
8. حافظ على توقيعك بسيط
من الجيد أن يكون لديك توقيع أكثر من مجرد اسمك ، لكن يجب ألا يستغرق نصف رسالة البريد الإلكتروني. ترك أي اقتباسات طويلة ، والفقرات مع قصة حياتك ، استئناف القصاصات ، تحصل على هذه الفكرة. إن اسمك وموضعك الحالي وطريقة أو طريقتين للاتصال بك (مثل عنوان البريد الإلكتروني والتعامل مع Twitter بالارتباطات التشعبية) كثيرة للغاية.
ملاحظة جانبية أخرى: لقد رأيت عددًا مذهلاً من المحترفين يضعون اقتباسات دينية في نهاية توقيعات بريدهم الإلكتروني ، وهذا بالتأكيد شيء يجب التفكير فيه بعناية. تذكر ، ربما لا تعرف أنظمة المعتقدات الخاصة بأغلبية الأشخاص الذين ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا ، ولا ترغب في إرجاء شخص ما بسبب شيء خاضع لسيطرتك تمامًا.
9. استخدام BCC عندما يكون ذلك ضروريا
بدلاً من الاحتفاظ بشخص لم يعد جزءًا من المحادثة في سلسلة رسائل ، انقل ذلك الشخص إلى نسخة خفية (وتأكد من إعلامه عندما تفعل ذلك!). يجب أن يكون "الانتقال إلى نسخة مخفية الوجهة" البسيط في بداية الرسالة الإلكترونية كافيًا للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.
إن إرسال رسائل بريد إلكتروني رائعة يدور حول إتقان الفروق الدقيقة التي قد لا يلاحظها القارئ الخاص بك ، ولكن سوف نقدرها بشكل لا شعوري. مسلح بهذه القائمة ، أنت على بعد خطوة واحدة من كونك سيد البريد الوارد.
