هل شعرت بهذا الشعور الغارق عندما تعود إلى بريدك الإلكتروني بعد قضاء بضعة أيام (أو حتى ساعات) ، وترى أن حجم الرسائل التي لم تتم الإجابة عليها قد وصل بالفعل إلى أبعاد لا يمكن السيطرة عليها؟
يمكن أن يشعر صندوق البريد غير المتقلب وكأنه ثقب ساحق لن تحفر منه أبدًا. لكن لا يجب أن يكون بهذه الطريقة! مع بضع خطوات بسيطة ، يمكنك تنظيم صندوق الوارد الخاص بك ، والسيطرة على البريد الوارد الخاص بك ، والحد بشكل خطير من قلق البريد الإلكتروني الخاص بك.
امسحها
أعلم أن هذا سيبدو مخيفًا للكثيرين ، لكنني أوصي بشدة باستخدام صندوق الوارد الخاص بك فقط من أجل المقصود منه: البريد الجديد. التفكير في البريد الحلزون تشبيه. إذا وضعت كل حزمة أو خطاب تلقيته على طاولة مطبخك دون حفظه بعيدًا أو طرده ، فسيصبح مطبخك قريبًا كومة من الورق لا يمكن التحكم فيها. يعمل صندوق الوارد الخاص بك بنفس الطريقة - فهو الأكثر فعالية عندما تقوم بمسحها.
ابدأ بحذف أي رسائل بريد إلكتروني تتلقاها لن ترغب أبدًا في الوصول إليها مرة أخرى (مثل الإعلان عن بيع هذا الأسبوع على متن رحلات إلى Maui - للأسف ، وليس هذا العام). كن مدروسًا ، على الرغم من ذلك ، ولا تحذف العناصر التي قد ترغب في تسجيلها لأسفل (مثل إيصال الشراء من Amazon الخاص بك).
بعد ذلك ، حاول تقديم رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الاحتفاظ بها في المجلدات ذات الصلة أو (لمستخدمي Gmail) أرشفتها. هدفي دائمًا هو أن أكون قادرًا على رؤية كل رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بي دون الحاجة إلى التمرير لأسفل أو النقر على "الصفحة 2." أجد أنني أقل توتراً عندما أتمكن من إلقاء نظرة سريعة على كل ما أحتاج إلى التعامل معه ، كل ذلك على صفحة واحدة. ودعونا نكون صادقين: إذا كانت رسالة بريد إلكتروني في الصفحة 2 ، فربما لن يتم التعامل معها على أي حال.
إلغاء الاشتراك
أكبر علبة بريد انسداد هي الأشياء التي تحصل عليها على أساس متكرر. وليس فقط النشرات الإخبارية الإلكترونية هي المسؤولة - Facebook و Twitter ومواقع الصفقات اليومية التسعة التي تشترك فيها الآن لملء صندوق الوارد الخاص بك بالتحديثات.
لذا ، في المرة القادمة التي تقوم فيها بنقل نصف دزينة من رسائل البريد الإلكتروني دون فتحها ، لاحظ ما تقوم بحذفه. إذا طردت رسائل البريد الإلكتروني من نفس المصدر ثلاث مرات دون فتحها ، فقد حان الوقت لإلغاء الاشتراك. البريد الوارد الخاص بك سوف شكرا لك.
توحيد ، توحيد ، توحيد
على نحو متزايد ، يتعين على الناس التعامل مع صناديق البريد الوارد المتعددة. عنوان عملك ، وعنوانك .edu ، و sounding المهنية الخاصة بك [email protected] ، ربما حتى حساب Hotmail القديم الذي لا يمكن لأصدقائك في المدرسة الثانوية أن يزيلوه من دفاتر عناوينهم.
في معظم الحالات ، ستحتاج إلى فصل رسائل البريد الإلكتروني الشخصية والعمل الخاصة بك ، ولكن إذا كان لديك المرونة ، فسوف يوفر لك دمج عناوين بريد إلكتروني متعددة أماكن أقل لتسجيل الدخول إليها وإدارتها. يتمثل أحد الخيارات في إيقاف عناوينك القديمة ، ولكن يمكنك أيضًا اختيار إعادة توجيه عنوان بريد إلكتروني واحد إلى عنوان آخر - لذا ستتم تغطيتك بغض النظر عن المكان الذي يرسل إليك فيه الأشخاص البريد ، ولكن لا يزال بإمكانك الاحتفاظ بكل شيء في نفس المكان.
اجعل صندوق الوارد الخاص بك يقوم بالعمل
إحدى ميزاتي المفضلة في Gmail هي التصفية التلقائية: يمكنك تدريب صندوق الوارد الخاص بك لمعرفة مكان إرسال بريد إلكتروني وكيفية وضع علامة عليه. يتم تقديم أي شيء من والدتي كـ "عائلة" ، ويتم تسمية الأشياء المرسلة إلى قائمة البريد الإلكتروني لمجموعة أصدقاء الكلية الخاصة بي وفقًا لذلك. بهذه الطريقة ، عندما أبحث عن شيء لاحقًا ، من السهل العثور عليه دائمًا.
يمكنك أيضًا استخدام Gmail لتخطي بعض رسائل البريد الإلكتروني الوارد الوارد تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تدفع فاتورة الكبل الخاصة بك تلقائيًا ، مثلما أفعل أنا ، فيمكنك أرشفتها تلقائيًا وإضافة التصنيف "مالي". لم يكن لديك أي وقت مضى لرؤيتها ، ولكن إذا كنت بحاجة إليها ، فأنت تعرف أين تجدها ذلك.
خطة لـ "لاحقًا"
أنت تعرف تلك الرسائل الإلكترونية التي تعرف أنك لن تصل إليها إلا في وقت لاحق ، لكنك تخشى أنك ستنسى؟ يوجد الآن مكون إضافي يسمى Boomerang (متوفر حاليًا لـ Gmail و Outlook) وهو مثالي للتعامل معهم. يمكنك جدولة رسالة بريد إلكتروني لتختفي والعودة لاحقًا - عندما تكون مستعدًا للتعامل معها - تاركًا علبة الوارد الخاصة بك أكثر وضوحًا حتى ذلك الحين.
Boomerang لديه بعض المكافآت الأخرى (جميلة تغيير الحياة) ، أيضا. يسمح لك بجدولة بريد إلكتروني ليتم إرساله في وقت لاحق ، كما يتيح لك إعداد رسائل بريد إلكتروني متكررة. يمكنك أيضًا تزويد Boomerang بتذكيرك إذا لم يرد إليك شخص ما. على سبيل المثال ، عندما أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى Julie يوم الاثنين حول تقرير أحتاج إليه يوم الجمعة ، يمكنني أن أطلب من Boomerang إعادة سلسلة البريد الإلكتروني هذه إلى أعلى البريد الوارد في الساعة 10:30 صباحًا يوم الخميس إذا لم تستجب بعد. وإذا استجابت ، فإن Boomerang تعرف عدم إعادة البريد الإلكتروني يوم الخميس. رائعة ، أليس كذلك؟
على استعداد للبدء؟ نحت بعض الوقت هذا الأسبوع لإصلاح علبة الوارد الخاصة بك. قد يستغرق الأمر بضع ساعات ، لكنني أعدك بأن الوقت (والتوتر) الذي توفره على المدى الطويل سيجعل كل جهدك يستحق ذلك.
