لسوء الحظ ، لن تنخفض قوائم مهامك إلى الصفر حتى يوم وفاتك. لذا ، إذا كنت تفكر في أنك لن تصل إلى السكينة الإنتاجية إلا عندما تكون قوائمك فارغة ويكون تقويمك قماشًا مفتوحًا ، فلا يحتمل حدوث ذلك - على الأقل طالما لديك وظيفة أو عائلة أو أصدقاء ، وحياة لإدارة.
إذا كنت مثل معظم الناس ، فلديك قوائم مكتنزة جدًا من الأشياء التي يمكنك القيام بها ، إلى جانب طوفان شبه مستمر من المهام الجديدة وشعور ساحق بأنه يجب القيام بكل ذلك الآن .
يحاول العديد من الأشخاص معالجة مجموعة المهام الشخصية الخاصة بهم عن طريق تصنيفها حسب الأولوية ، والبدء من الأعلى. يبدو منطقيًا - لكنهم بالفعل قد عادوا إلى الوراء. في الواقع ، قبل التفكير في الأولويات ، هناك ثلاثة عوامل تحتاج إلى أخذها في الاعتبار ، لأن كل منها يحد فعليًا من اختياراتك بشأن ما يجب عليك (بل وربما) القيام به بعد ذلك.
لذلك إذا كنت تشعر بالإرهاق ، ولست متأكدًا من أين تبدأ - ضع قوائم "الأولوية العليا" جانباً ، ضع في اعتبارك هذه العوامل الثلاثة ، واستفد منها لمساعدتك في تصنيف فائض خياراتك إلى مجموعة أكثر قابلية للإدارة من خيارات.
القيد # 1: السياق
إذا لم تكن في المكان المناسب ، أو ليس لديك الأداة المناسبة ، أو لا تكون أمام الشخص المناسب المطلوب لاتخاذ إجراء ، فلا يمكنك اتخاذ هذا الإجراء. فكر في الأمر - في أي وقت مضى في العمل ، في اجتماع ، وفجأة تذكر أنك بحاجة لشراء شامبو؟ ما لم تترك هذا الاجتماع ، "شراء الشامبو" لا يحدث في تلك اللحظة. إنه ينتمي إلى قائمة تسمى "Errands" عندما تكون خارج المنزل. (ما لم تكن مثل زوجي الذي يعتقد أن حياة الشامبو يمكن تمديدها إلى الأبد عن طريق إطلاق المياه عليها وتخفيفها عندما تكون فارغة.)
سيكون السياق دائمًا هو القيد الأول لك. يمكنك بالتأكيد تغيير السياق الخاص بك ، للوصول إلى المكان المناسب أو الأداة أو الشخص المناسب لاتخاذ الإجراء الذي يتبادر إلى الذهن. ولكن ما لم تفعل ذلك ، فإن خياراتك تكون محدودة بهذا العامل أولاً.
تقترح طريقة ديفيد ألين Getting Things Done أن تقوم في الأساس بترتيب قائمة مهامك حسب السياق ، مثلComputer ،Home ،Errands. يعمل هذا على توفير الوقت عن طريق منعك من الدخول في الخيارات التي لا يمكنك القيام بها - لأنك لست في السياق الصحيح.
القيد # 2: الوقت المتاح
العامل الثاني الذي يلعب دوره هو كم من الوقت لديك. إذا كان لديك مشروع كبير للعمل عليه ، لكنك تحتاج إلى الارتداد إلى اجتماعك التالي أو التقاط أطفالك في غضون 10 دقائق ، فربما لا يكون هذا استخدامًا جيدًا لجهدك لبدء تشغيله. قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً فقط للوصول إلى إيقاعه قبل أن تضطر إلى التخلص منه.
لذلك عندما يكون الوقت عاملاً ، ابحث عن الخيارات التي تتناسب مع وقتك المتاح. ربما في هذه الدقائق العشر ، ليس أفضل شيء بالنسبة لك هو التحقق من البريد الوارد وقراءة مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي ستحتاج إلى إعادة قراءتها على أي حال. ربما بدلاً من ذلك ، ستستفيد أكثر من الخروج وتنفس الهواء النقي أو إجراء هذه المكالمة السريعة حيث تعرف أنك ستحصل على بريد صوتي لشخص ما.
القيد # 3: الموارد
العامل الثالث الذي يجب مراعاته هو شكل الطاقة لديك. لا أعرف عنك ، لكن بعد ظهر يوم الجمعة بعد أسبوع طويل من العمل ، لا يوجد وقت للغطس في أي شيء سيستغرق الكثير من النطاق الترددي العقلي. بدلاً من ذلك ، أقوم باختيارات تتناسب مع طاقتي العقلية والبدنية. كي لا نقول أنه لا توجد أوقات أحتاج فيها إلى "اربطها" وأذهب إليها على أي حال ، لكنني أحب أن أكون على دراية بما أختاره وأطابقه عندما أعتقد أنني سأحضر أفضل ما لدي ، كلما يمكنني.
سحب الأولويات
قلنا في البداية أن نضع جانباً "الأولوية" - لكن الآن ، إليك المكان الذي عادت إليه. في حين أن السياق ، وتوافر الوقت ، والموارد ستحد من اختياراتك حول الوظيفة التي يجب عليك معالجتها بعد ذلك ، فإنها لا تزال غير كافية عادة لمساعدتك في تحديد من الذي سيجلب لك أكبر قيمة. هذا هو المكان الذي تشرق فيه الأولوية - تصبح إستراتيجيتك.
إذا كنت تعتقد أن اتخاذ القرار بناءً على الأولوية يعني أنك تحتاج إلى أن تكون حياتك والعمل "محسوبًا بالكامل" ، فسأجعل الأمر أسهل لك. تحتاج فقط إلى معرفة ما الذي التزمت به تمامًا. أولاً ، قم بتجميع كل شيء قمت به للتوصل إلى اتفاق ، أو يمكن ، أو ينبغي ، بشأنه شخصيًا ومهنيًا ، بحيث تثق في أنك تتخذ قرارًا ضد المخزون الكامل لما التزمت به.
ثم ، اطرح هذين السؤالين البسيطين في الأولوية:
في كثير من الأحيان ، ستدرك أن نصف المشاريع والمهام التي اضطلعت بها لا يمكن إنجازها بشكل واقعي في الوقت الذي لديك ، ولا توجد قيمة في أخذها الآن ، أو مخاطرة ضئيلة في إيقافها في المستقبل. هذه الأنواع من الأشياء تدرج في قائمة "ربما يوما ما". لم أتخل عن الفكرة - أنا فقط أقول "ليس الآن".
حاول طرح هذين السؤالين على البريد الإلكتروني التالي الذي تطلب منه القيام بشيء ما. أو الكتاب التالي الذي تخبر نفسك أنه يجب عليك قراءته. أو الاجتماع التالي الذي يطلب منك الحضور. قد يساعدك ذلك فقط على التنقل بين اختياراتك بسهولة أكبر ، مع العلم أنه يمكنك فقط القيام بالكثير ، وبأنك تقوم بأفضل الخيارات الممكنة.
