هل سبق لك أن قضيت يومًا واحدًا من تلك الأيام ، بعد تسع ساعات مزدحمة في المكتب ، ما زلت لم تطرد عنصرًا رئيسيًا من قائمة مهامك؟ عندما تشعر بأنك يمكن أن تكون منتجًا - إذا كنت تعمل فقط في صندوق صامت وخالي من الهاء ولم تتعرض للقصف من خلال رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وزملاء العمل المتسربين كل 30 ثانية؟
لكن بالطبع ، هذا ليس هو الحال. معظمنا من المحترفين الشباب يجلسون في مقصورات صغيرة وفوهة ، محاطة بعشرات من المحترفين الشباب الآخرين في مقصورات صغيرة وفوضوية ، ومليئة بالتشتيت الرقمي المستمر لهواتفنا وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة البلاك بيري.
إنها بالكاد أفضل بيئة تعمل فيها. فكيف يمكننا ضبط الانحرافات المكتب ، ربط حزام الأمان ، وإنجاز الأمور في الواقع؟ هنا ستة حلول بسيطة.
1. فك شفرة نفسك من البريد الإلكتروني
إن حصولك على الكثير من البريد الإلكتروني كل يوم لا يعني ضرورة ربطك بـ Outlook (أو Entourage أو Gmail). في الواقع ، فإن وجود بريدك الإلكتروني على الشاشة باستمرار يمكن أن يجعلك أقل إنتاجية.
تغيير واحد سهل: لا يكون بريدك الإلكتروني مفتوحًا على شاشتك طوال اليوم. بدلاً من ذلك ، قم بإيقاف تشغيل جميع التنبيهات الخاصة بك وابذل مجهودًا متضافرًا لفحص الرسائل في الأوقات المحددة فقط (أتحقق من مرة واحدة كل ساعة تقريبًا). إذا كان هذا الأمر يجعلك متوتراً - إذا كان رئيسك هو مراسل بريد إلكتروني متكرر أو كان لديك عميل يحتاج إلى استجابات فورية حقيقية - فيمكنك تخصيص كيفية تنبيهك Outlook بحيث لا تسترعي انتباهك سوى الأشياء الكبيرة.
2. لا تلتقط الهاتف
لمجرد أنه يرن ، لا يجب عليك الإجابة عليه. إذا كنت قد خصصت ساعة واحدة لتقرير رئيسك وحصلت على مكالمة من رقم غير معروف ، فاتركه للبريد الصوتي. ما لم تكن تتوقع مكالمة ، فلا يستحق مقاطعة تركيزك. ثق بي ، إذا كان ذلك مهمًا ، فستتصل المتصل برسالة ، ويمكنك دائمًا الاتصال مباشرة.
سوف تنقذ نفسك أيضًا من ضغوط كونك غير مستعد للمكالمة - إذا كنت تقوم بتكسير الأرقام لمدة ساعة ويتحدث المكان عن شحنة متأخرة ، فستكون أكثر تقلبًا إذا اخترت الآن مما لو توقفت ، أعد التركيز ، وأعد الاتصال لاحقًا بعد تتبع معلومات الشحنة هذه.
3. إشارة إلى زملائك في العمل
يعد الجو الاجتماعي أحد أفضل الأشياء المتعلقة بالعمل في المكتب - لكنه أيضًا أحد أكثر الأشياء تشتيتًا للانتباه. تتمثل إحدى طرق مواجهة ذلك في إنشاء نظام مع زملائك في العمل حتى تعرف جميعًا متى لا تزعج بعضكما البعض. يكون ذلك سهلاً عندما يكون لديك باب مكتب يمكنك إغلاقه - ولكن إذا لم يكن لديك ذلك ، فاستنبط إشارة خاصة بك تقول "من فضلك لا تقاطعني الآن".
يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل وضع سماعات رأس (حتى إذا لم تكن تستمع إلى الموسيقى) أو تمسك ملحق مكتبك المفضل أعلى شاشتك. فقط ضع في اعتبارك أن هذا لا يعمل إلا إذا أتاحت نفسك أيضًا على مدار اليوم - في بعض الأحيان يحتاج الناس انتباهك.
4. كن منظم بدنيا
الآن ليس من الضروري أن تبقي مكتبك خاليًا من الورق أو لا تلوين مجلداتك ، ولكن إذا كنت منظمًا - بأي طريقة تناسبك - ويمكنك العثور على الأشياء ، فستكون أكثر إنتاجية. (قد يبدو مكتبي وكأنه مربع من الملاحظات اللاحقة قد انفجرت في جميع أنحاء سطحه ، ولكن لدي نظام ، أقسم!) لا أحد يحب أن يضيع 10 دقائق في البحث عن محاضر اجتماعات الأسبوع الماضي عندما من المفترض أن تكتب جدول أعمال هذا الأسبوع.
هذا أيضًا مكان يمكن أن تساعد فيه التكنولوجيا حقًا. أجد أنه من الأسهل بكثير وضع الأشياء رقميًا ، لذلك أقوم بإجراء مسح ضوئي لكل شيء وحفظه على محرك الأقراص المشترك لشركتي. وبهذه الطريقة ، إذا كنت على الهاتف مع عميل وكنت بحاجة إلى التحقق من العقد ، فيمكنني فقط سحبه للأعلى على شاشتي - لا حاجة لوضعها في الانتظار أثناء التجذير حول حجرة سيارتي على اليمين مجلد.
5. الحصول على يصرف!
يركز الأشخاص غالبًا على التخلص من الانحرافات مثل Facebook ومواقع التسوق عبر الإنترنت والوسائط المتدفقة في مكان العمل. ولكن بقدر ما قد يرغب رئيسك في رؤيتك متحمسًا على لوحة المفاتيح الخاصة بك وتحدق في جدول البيانات هذا لمدة ثماني ساعات (أو أكثر) في اليوم ، فإن هذا لن يجعلك أكثر إنتاجية.
في الواقع ، أظهرت دراسة حديثة أن "تصفح الإنترنت يمكن أن ينعش بالفعل العمال المتعبين ويعزز إنتاجيتهم ، مقارنة بالأنشطة الأخرى مثل إجراء مكالمات شخصية أو نصوص أو رسائل بريد إلكتروني ، ناهيك عن العمل مباشرة دون راحة على الإطلاق."
لذا ، تابع: اقضِ 15 دقيقة من اللحاق بالركب على ثرثرة Gawker ، أو استعرض الوافدين الجدد على JCrew. ستجعلك الاستراحة أكثر إنتاجية عندما تعيد تركيزك إلى المهام الموجودة.
6. الحفاظ على مجلة العمل
أخيرًا ، والأهم من ذلك ، اكتشف كيف تعمل شخصياً بشكل أفضل. حاول تدوين كل ما تفعله خلال اليوم والوقت الذي تستغرقه - ربما ستفاجأ.
بدأت في الاحتفاظ بمجلة عمل حتى أتمكن من تحديد مقدار الوقت الذي استغرقته يوميًا من خلال المهام الإدارية والمبلغ المتبقي لتكريسه لمشاريع طويلة الأجل. لكن انتهى بي الأمر أيضًا إلى عرض أنماط عملي - على سبيل المثال ، أنني أحصل على أكثر الأعمال المنجزة خلال فترة ما بعد الظهر. ساعدني إدراك ذلك في وضع جدول زمني أفضل: الآن ، أعمل في وقت متأخر بدلاً من القدوم مبكراً ، ويمكنني عادةً أن أحقق إنتاجية أكثر بكثير في يومي.
ليس من السهل دائمًا ضبط الانحرافات ، لكن فكر فقط: كلما زادت إنتاجيتك الآن ، كلما خرجت بسرعة من مقصورة الأرض إلى مكتب - حيث يمكنك إغلاق الباب.
