إن إعطاء ملاحظات الموظفين لا يجب أن يكون تجربة مستهلكة للوقت وممتعة للطاقة وغير مريحة من الناحية العاطفية التي يخشىها المديرون. في الواقع ، تظهر الدراسات أن المزيد من التعليقات في الجرعات الأصغر تعمل بشكل أفضل للجميع من اجتماعات تسجيل الوصول التقليدية التي يتخلف عنها الكثير من الرؤساء.
الآن ، هناك مفتاحان - إلى جانب الممارسة - ضروريان لتضع في اعتبارك كلما أعطيت انتقادات بناءة. أفضل تعليق قصير إلى حد ما ، وهو يتضمن شيئًا يمكن للموظف استخدامه للقيام بعمله بشكل أفضل الآن.
أتساءل كيف تكون وجيزة ومفيدة؟ فقط تذكر هذه الصيغة المكونة من ثلاث كلمات: Job-Extra-Annoying.
وظيفة
ابدأ الجلسة بعرضك حول كيفية قيام الموظف بإنجاز المهام المرتبطة بتوصيف وظيفته. المس الأشياء التي يتوقع منهم القيام بها ، يومًا بعد يوم. (ملاحظة: هذا هو الجزء الوحيد من عملية التغذية المرتدة الإلزامي ، والفئتان التاليتان اختياريتان ، اعتمادًا على ما هو أكثر ملاءمة.)
إضافي
هذا يمثل جهدا إضافيا. دوّن أي أشياء خاصة قاموا بها أعلى من مسؤولياتهم الوظيفية اليومية (على افتراض أن ذلك ينطبق).
مزعج
إذا لزم الأمر ، انتهى من تدوين أي سلوكيات مزعجة أو إشكالية مرتبطة بعملهم لاحظته. بالطبع ، لن تستخدم كلمة "مزعج".
إليك مثال لتوضح لك هذه الصيغة أثناء التنفيذ.
كانت ميغان قائد فريق لفريق المبيعات والخدمات. تتطلب وظيفتها أن تقوم بنفس المهام التي يقوم بها أي شخص آخر ، مع إدارة جداولها الزمنية والإشراف على جودتها وكفاءتها ومراجعة إكمال المجموعة للمهام اليومية. في تسجيل الوصول الأسبوعي ، بدأ رئيس ميغان بـ "التغذية المرتدة" ، قائلاً:
"ميغان ، أستطيع أن أقول أن فريقك يعمل بشكل جيد عن طريق حسن تعاونهم ومراجعة تقاريرهم اليومية. جزء مهم من عملك هو مراجعة وتوقيع التقارير اليومية. أنا معجب بمدى حسن أداء مجموعتك ، لكن هذه التقارير ليست اختيارية ، نحتاج منك لمراجعتها والتوقيع عليها ، حتى عندما تسير الأمور على ما يرام. "
من خلال مدير آخر في الشركة ، علم رئيس ميغان أنها كانت ستبقى متأخرة لمساعدة زميل قائد الفريق الذي كان يواجه صعوبة في وضع جدول جيد. استخدمت هذا ك "ملاحظات إضافية:"
"اكتشفت أنك تساعد بيل في ترتيب جدول فريقه. هذا جيد! هذا النوع من العمل يتجاوز الوصف الوظيفي الخاص بك ، ويساعد على جعلنا جميعًا أفضل. شكرا لك!"
في الفئة "المزعجة" ، لاحظت رئيسة ميجان أنها تستخدم هاتفها في الاجتماعات ، على الرغم من وجود قاعدة معروفة ولكنها غير مكتوبة تحظرها.
"لقد لاحظت أنك تستخدم هاتفك أكثر من مرة في الاجتماعات. عندما تفعل ذلك ، فذلك لأن شيئًا عاجلاً قد حدث أم أنك تعدد المهام لأن جزء الاجتماع الذي يتضمنك قد انتهى؟ أنت تعلم أننا لسنا من المفترض أن أكون فضوليًا لما يجري ".
هناك الكثير لتتعلمه عندما تكون مديرًا جديدًا
لكن ، ليس عليك أن تنميها.
العمل مع مدرب اليوم
باستخدام صيغة "الوظيفة الإضافية المزعجة" ، قدم رئيس ميغان ملاحظاتها في ثماني جمل فقط. الآن يمكنهم قضاء بقية الوقت في الحديث عن كيفية مساعدة ميغان على إجراء تحسينات في المجالات المذكورة. (للتكرار ، قد يكون الجزء "مهمة" من المناقشة هو العنصر الوحيد الذي يجب مناقشته ، والباقي قد لا ينطبق على كل جلسة ملاحظات.)
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية البدء في تقطير أفكارك في جلسة ملاحظات ناجحة وموجزة ، فهذه عملية بسيطة من خمس خطوات ستجعلها أسهل.
يحدد المديرون الأكثر فاعلية مجالات التحسين بانتظام حتى يتمكن موظفوهم من النمو. لا تدع ضيق الوقت يعيقك! وبقدر ما يبدو الأمر صعباً ، فمن الممكن تمامًا إجراء مناقشات جيدة بشأن التعليقات مع الموظفين في غضون خمس إلى عشر دقائق.
جربه - وأنا متأكد من أنك سترى فرقًا!
