بالنظر إلى أن البريد الإلكتروني هو الشكل الرئيسي للاتصال في معظم المكاتب ، فإننا لا نختار دائمًا كلماتنا المكتوبة بحكمة كما ينبغي لنا. خاصةً عندما نحاول الوصول إلى صندوق الوارد الوارد بسرعة أو الرد على الرسائل بين الاجتماعات على هواتفنا ، فمن السهل أن تكون مزعجة أو مزعجة أو غير مهذبة دون أن تدرك ذلك. مع بضع كلمات مكتوبة (أو تم حذفها) ، يمكن أن ينتقل البريد الإلكتروني السريع من رسالة ودية إلى كارثة كاملة.
حسنًا ، لقد حان الوقت لتدخل بريد إلكتروني. إليك بعض من الأخطاء الفادحة الأكثر شيوعًا التي نرتكبها في مكان العمل - وبعض استراتيجيات الإصلاح السريع لتجنبها في المستقبل.
1.
هل سبق لك أن تلقيت رسالة بريد إلكتروني مع موضوع فقط؟ رأيت أنك على الهاتف - اتصل بي عندما تحصل على فرصة أو أين هو تقرير نهاية الشهر؟ نعم ، ومن المحتمل أنك وجدت أنها غير مزعجة أو مزعجة أو كلاهما. تذكر ، سواء كنت زميلًا أو مديرًا ، فإن البريد الإلكتروني والرسائل النصية ليست هي نفسها - ولن تكون أبدًا. والبريد الإلكتروني مع موضوع مكتوب مثل النص سوف ترسل دائما نفس الرسالة: أنت لا تستحق وقتي.
إصلاح سريع: لدينا جميعًا أيام مجنونة في المكتب ، عندما تحتاج فقط للمس قاعدة مع زميل أو تقرير مباشر دون كتابة رواية. لا كذلك. استخدم موضوعًا واحدًا أو كلمتين مثل الاجتماع أو نهاية الشهر مع خط سريع أو اثنين في رسالتك:
سيكون هذا النهج دائمًا وإلى الأبد يستحق 15 ثانية إضافية من وقتك.
2.
عندما يكون لديك مشروع مهم أو تقرير تقوم بمناقشته عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك كتابة الكلمات كاملة في جميع العواصم ( أحتاج إلى تسجيل الدخول بحلول نهاية اليوم ) ، ويمكن إبراز الجمل الكاملة أو تسطيرها أو تسطيرها بالكامل أثناء التحدث إلى أسفل لزملائك.
لقد عملت مرة مع شخص يرسل لي رسائل بريد إلكتروني تحتوي على NEEDS APPROVAL باللون الأحمر وجميع الأحرف الكبيرة طوال رسالتها أو مع فقرات كاملة مظللة باللون الأصفر. كانت تحاول أن تكون غنية بالمعلومات وتطرح تفاصيل مهمة - لكن مقاربتها كانت كاشفة للغاية.
إصلاح سريع: استخدم عناوين أو نقاط نقطية غامقة أو مائلة لاستدعاء المشروعات المهمة أو النقاط التي تقوم بإنشائها - والحفاظ على التنسيق في بضع كلمات ، وليس الفقرات بأكملها. إذا كنت قلقًا من أن يقوم القارئ بمسحها ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني ويفتقد العناصر العاجلة ، فتأكد من استخدام موضوع بريد إلكتروني غني بالمعلومات ، مثل المشاريع المستحقة للموافقة في نهاية اليوم. أخيرًا ، تأكد من إبقاء رسائلك الإلكترونية سريعة وموجزة ، مما يزيد من احتمال حصول المستلم على جميع المعلومات الضرورية.
3.
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد الزملاء مع تلميحًا مفيدًا أو تفصيلًا تم تجاهله في رسالة سابقة ، فاضغط على "الرد على الكل" يمكن أن تقدم مدخلات أو نصيحة ودية على أنها تنازلي أو تنافسي ، خاصةً عندما يكون مدير الشخص مكشوفًا. (إن نسخ رئيس شخص ما على البريد الإلكتروني مع تصحيح هو في الأساس نفس الشيء الذي يعطيه نقدًا بناءً بينما يكون رئيسها واقفًا هناك - إنه موضع تقدير من قِبل لا أحد بالضبط.)
إصلاح سريع: إذا كان لديك اقتراح للمُرسِل ، فأرسلها إليك بالبريد الإلكتروني مباشرةً ، من الناحية المثالية على سلسلة رسائل مختلفة حتى لا يكون هناك خطر حدوث "رد على الكل" عن طريق الخطأ. مكالمة هاتفية سريعة تجعل من السهل مسح التفاصيل - دون التعرض لخطر الإساءة إلى أي شخص.
4.
أعلم أنه عندما تندفع للوقت وتنتقل عبر البريد الوارد الخاص بك ، قد يبدو الأمر خطوة لا لزوم لها لكتابة " شكرًا ، اسمك" ، لا سيما عند توقيع بريدك الإلكتروني. حسنا ، افعلها على أي حال. يشبه إنهاء بريد إلكتروني بدون اسمك الابتعاد عن محادثة دون التحدث إلى اللقاء. يجعلك تبدو متسرعة وقذرة ، وغير مهذب.
إصلاح سريع: أضف شكراً واسمك إلى توقيعك الذي يحمل علامة تجارية ، وقم بإعداده ليملأ بريدك الإلكتروني تلقائيًا عندما تضغط على إرسال. سيتم الخروج بطريقة ودية ومهنية في كل مرة - دون الاضطرار إلى القيام بأي شيء.
5.
يمكن أن يؤدي إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي لا تريد أن يراها مديرك إلى وضع رابط احترافي في حالة إعادة توجيه البريد الإلكتروني. ونعم ، يجب أن يذهب هذا دون أن يقول ، لكنه لا يزال يحدث طوال الوقت. عملت صديقة لي مع امرأة اشتكت منها في سلسلة بريد إلكتروني ، وخمن ماذا؟ انتهى هذا البريد الإلكتروني في نهاية المطاف في صندوق الوارد الخاص بها.
تذكر أيضًا أن البريد الإلكتروني للشركة هو ملك للشركة ويعتبر لعبة عادلة إذا قررت الموارد البشرية أنها تحتاج إلى الوصول إلى حسابك. نصيحة صريحة لزميل له ، الشكاوى حول زملائك في العمل ، أو تفاصيل عن خطط نهاية الأسبوع الخاصة بك يجب ألا تترك علبة بريدك الإلكتروني أبدًا .
إصلاح سريع: كن محترفًا بارزًا وتظاهر أن رئيسك في العمل يخبرك بكل بريد إلكتروني ترسله. نهاية القصة.
