سواء كنت تحاول إقناع رئيسك الجديد أو البحث عن عرض ترويجي ، فقد يكون من الصعب قول لا لمزيد من العمل. بعد كل شيء ، تريد من الجميع أن يروا موقفك الجاد ، وقبول التحدي ، والأعلى مقابل أي شيء. لسوء الحظ ، كل مشروع جديد توافق على تنفيذه يأتي بموعد نهائي يلوح في الأفق - وقبل أن تعرفه ، بالكاد يمكنك أن تضع رأسك فوق الماء.
عندما تشعر بأن المشاريع بدأت تتسرب من الشقوق أو لا تستطيع أن تعطي أفضل ما لديك لأنك منتشر للغاية ، فخذ بعض الوقت لمعالجة الموقف قبل أن تحصل قائمة المهام على أفضل ما لديك. فيما يلي بعض الطرق لمعالجة عبء العمل الهائل والعودة إلى المسار الصحيح.
1. إنشاء جدول
احتفظ بجدول رئيسي لجميع المواعيد النهائية الخاصة بك عن طريق إعداد تقويم على iCal أو تقويم Google أو باستخدام مخطط لطيف (أحب إعداد دفاتر ملاحظات Moleskine الأسبوعية). يمكن أن تساعدك رؤية كل شيء في مكان واحد على تحديد أولويات وقتك لأنك ستعرف بالضبط ما سيحدث ، الأيام والأسابيع مقدمًا.
لكن لا تتوقف عند هذا الحد ، فالخدعة لتنظيم وقتك هي تقسيم مشروعاتك إلى أهداف صغيرة يسهل تحقيقها. سوف تساعدك الأهداف الصغيرة القابلة للتحقيق على تنفيذ مشاريع صعبة ومواصلة مسيرتك.
على سبيل المثال ، يتطلب التخطيط لحدث عمل كبير تنسيق عدد من المجموعات ، داخل المكتب وخارجه. بدلاً من تحديد موعد نهائي كبير في تاريخ الحدث ، قم بجدولة ذلك في مهام أصغر خلال الأسابيع التي تسبق الحدث ، مثل التأكد من أن الممون الخاص بك لديه قائمتك ، والانتهاء من العدد الصحيح للحضور ، ونشرات التدقيق والطباعة. إن تحقيق هذه الأهداف المصغرة على طول الطريق سوف يضمن عدم ترك أي شيء حتى اللحظة الأخيرة.
2. البقاء في حالة تأهب
إعداد جدولك الرئيسي هو نصف المعركة فقط - النصف الآخر يستخدمه بالفعل. إذا لم تكن معتادًا على التحقق من التقويم الخاص بك يوميًا ، فقد تحتاج إلى بعض الضغط في الاتجاه الصحيح ، لذلك بعد تعيين المواعيد النهائية لنفسك ، يمكنك أيضًا تعيين بعض التنبيهات. يمكن أن تكون النافذة المنبثقة على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف بمثابة تذكير سريع بما سيحدث (راجع تطبيقات مثل 2Do و Wunderlist و Todoist) ، أو إذا كنت تستخدم مخططًا ورقيًا ، فقم بإعداد تنبيهات مرئية مع Post-Its لتذكيرك ما يحدث خلال الأسبوع المقبل.
يمكن أن تتضمن هذه التنبيهات نقاط تفتيش للمواعيد النهائية الكبيرة (على سبيل المثال ، في منتصف المدة إلى تاريخ استحقاق المشروع الخاص بك ، يمكنك ضبط المنبه للتأكد من أنك تطلب من مشرفك مراجعة مشروع التقرير الخاص بك) أو مجرد تذكيرات يومية عامة (على سبيل المثال ، إعداد التنبيهات ليوم الاثنين والأربعاء ، بحيث يمكنك التأكد من أنك على المسار الصحيح قبل نفاد الوقت في نهاية أسبوع العمل).
3. تنظيمها
عندما تعمل على عدة مشاريع في نفس الوقت ، يمكن أن ينفجر البريد الوارد بسرعة إلى فوضى هائلة من المعلومات. وعلى الرغم من أنه لا يمكنك إيقاف تدفق رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، يمكنك على الأقل الاحتفاظ بواجباتك منظمة ومفصولة.
حاول إضافة مجلدات وترميز الألوان إلى صندوق الوارد الخاص بك لمساعدتك في العثور على معلومات مهمة عند الحاجة إليها. على سبيل المثال ، قم بإنشاء مجلد منفصل لكل مهمة محددة تعمل عليها ، مما يتيح لك البحث بسهولة عن المحادثات أو الملفات التي تحتاج إليها.
للمضي قدماً ، يمكنك إعداد قاعدة في Outlook لإرسال بريد إلكتروني من عناوين معينة أو مع عبارات معينة في سطر الموضوع إلى المجلدات المحددة التي قمت بإنشائها. يفعل Gmail نفس الشيء إذا قمت بإعداد مرشح. تسمح لك كلتا الطريقتين بفرز البريد الوارد مسبقًا ، بحيث لا تضطر إلى قضاء وقت ثمين في استكشاف الفوضى!
4. أخرج الأشياء الصغيرة من الطريق
هل أنت مسؤول عن التقارير المتكررة أو جداول البيانات التي يجب أن تخرج أسبوعيًا أو شهريًا؟ لتوفير الوقت والطاقة (ولتوفير مساحة قيمة في قائمة مهامك المزدحمة بالفعل) ، قم بإنشاء قالب لكل تقرير ، بدلاً من البدء من نقطة الصفر في كل مرة.
هل تتلقى باستمرار رسائل البريد الإلكتروني طرح أسئلة مماثلة؟ يمكنك إنشاء استجابات معلبة في Gmail أو الاحتفاظ بمستند Word على سطح المكتب الخاص بك مع إجابات للمشكلات الشائعة (على سبيل المثال ، كيفية استخدام موقع FTP الخاص بك أو من تتصل به لخدمة العملاء أو تواريخ العروض التجارية القادمة). وجود شيء يمكنك قصه ولصقه بسهولة سيجعل الرد على البريد الإلكتروني الروتيني أقل استهلاكا للوقت.
يمنحك القيام بالأشياء الصغيرة مبكرًا وجعلها مبسطة قدر الإمكان مساحة أكبر للعمل في مشاريع معقدة.
5. مواكبة
خصص بضع دقائق قبل مغادرتك في المساء للنظر في جدولك الزمني وتحديثه مع تقدمك اليومي (حتى مجرد القيام بهذا الأسبوع هو مساعدة كبيرة!). لم تنته تماما مهمة؟ قم بنقله إلى اليوم التالي أو الكتلة التالية من الوقت الذي قمت بجدولته لهذا المشروع المحدد. كما أنه يساعد على تخصيص وقت فراغ يوميًا (أو حتى مرة واحدة فقط في الأسبوع) ، مما سيتيح لك أن تكون أكثر مرونة إذا لم تحقق هدفًا صغيرًا وتحتاج إلى إعادة ترتيب جدولك.
إن متابعة ما تنجزه يوميًا لا يمكن أن يساعدك فقط على الشعور بالإرهاق ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه حقًا لمشروع أو مهمة معينة. ومع العلم بذلك ، ستحدد بالضبط مقدار ما يمكنك القيام به في المستقبل!
6. الحديث عن المشاركة
إذا بدأت تدرك أن بعض أهدافك الصغيرة لا يتم تنفيذها لأنه لا يوجد ما يكفي من الوقت ، أو لأن المشروعات الأخرى تحظى بالأولوية ، أو لأن المسؤوليات الجديدة تستمر في الهبوط على مكتبك ، فقد حان الوقت للتحدث إلى المشرف على إعادة توزيع بعض عملك.
وهذا سبب آخر لوجود جدول زمني مفصل لمشاريعك المخطط لها حسب اليوم والأسبوع أمر بالغ الأهمية: إذا كان لديك فكرة واضحة عما يجب القيام به وفي أي إطار زمني ، يمكن لرئيسك أن يرى بسهولة ما هو موجود في صحنك. ثم ، معًا ، يمكنك تحديد ما هو الأكثر أهمية للبقاء في قائمة المهام المباشرة الخاصة بك وما الذي يمكن إعادته أو تفويضه لشخص آخر.
نعم ، قد يكون من الصعب التخلي عنها ، ولكن من المهم دائمًا مشاركة عبء العمل مع باقي أعضاء فريقك وتحديد مواعيدك النهائية بدلاً من محاولة إثبات أنه يمكنك التعامل مع كل شيء وليس الوصول إلى هناك.
أخيرًا ، عندما تبدأ في الشعور بأنك تخسره ، خذ نفسًا كبيرًا. تذكر أن التحكم هو الحفاظ على تنظيم نفسك وصدق ما يمكنك التعامل معه.
