قبل بضع سنوات ، صعدت إلى منصب إداري ، حيث كنت ، لأول مرة ، مسؤولاً عن الإشراف على فريق مكون من ستة أفراد. مع وجود شهادة الماجستير في إدارة الأعمال والتحليل الدقيق لنوع Myers-Briggs ، اعتقدت أنه سيكون من السهل إدارة وتحفيز الأشخاص الذين عملت معهم.
ولكن على الرغم من أن هذه الأدوات أثبتت أنها مفيدة ، إلا أنها لم تعد لي تمامًا لواحدة من أصعب أجزاء كونك مديرًا: تقديم مراجعات أداء سنوية. تبين أن المديرين يخشونهم كما يفعل الموظفون! ومع ذلك ، على الرغم من كرهنا الطبيعي ، تعد المراجعات جزءًا لا مفر منه (وهامًا) من الوظيفة وجزءًا مهمًا من نمو فريقك. لذلك ، إذا كنت تهدف إلى أن تكون مديرًا للنجوم ، فقد حان الوقت لكي تصبح جيدًا في المراجعات قدر الإمكان.
بهذه الروح ، إليك كيفية البدء.
أساسيات
قد تميل إلى تجميع ملاحظاتك الفريدة لموظفيك في الأسبوع السابق للمراجعة ، ولكن ربما تعلم بالفعل أنك لا ينبغي أن تفعل ذلك. يجب أن تتعامل مع هذه العملية كنشاط لمدة عام وتضعها في الاعتبار قبل موعدها بفترة طويلة. سوف يساعدك التخطيط على تقديم تعليقات أكثر شمولاً ، وعندما تستمر جولة الاستعراض ، لن تكون هناك مفاجآت لك أو لموظفيك - وهذا ما يجب أن تسعى إليه.
ابدأ بتحديد أفضل وقت في السنة لإجراء مراجعاتك. تعرف على ما إذا كان لدى مؤسستك جدول زمني أو عملية مفضلة (معظم الشركات الكبرى لديها) وتذكر متى يتم إجراء عملية وضع الميزانية أو عندما يكون لديك خيار توزيع المكافآت. إذا كانت لديك مرونة ، فأنت تريد تجنب مواسم العمل ذات الحجم الكبير ، لأن عملية الإعداد والتغذية المرتدة يمكن أن تكون صعبة ومكثفة ، ولا أحد يريد إجراء مراجعات خلال موسم مزدحم.
بعد ذلك ، أنشئ جدولًا زمنيًا سنويًا وفقًا لذلك ، وقم بتوصيل التوقيت إلى موظفيك. لا شيء يجب أن يكون مفاجئًا حول المراجعة - من المحتوى إلى التوقيت.
الآن ، من أجل السهولة ، دعنا نقول أن موسم المراجعة الخاص بك سيكون في نهاية العام ، في ديسمبر. إليك ما يجب أن يبدو عليه جدولك السنوي:
يناير (بداية السنة)
وضع الأهداف والتوقعات
في بداية العام ، اجتمع مع موظفيك لمشاركة أهدافك وتوقعاتك السنوية للفريق. ثم ، قابلهم بشكل فردي لتحديد أهداف الأداء الخاصة بهم. لا يضمن هذا فقط أن يكون الجميع واضحًا بشأن توقعاتهم للعام ، بل إنه يوفر لك أيضًا مخططًا واضحًا لتتبعه في كل مرة تناقش فيها الأداء خلال الأشهر القادمة.
أفضل طريقة لتحديد الأهداف هي استخدام إطار SMART ( S خاص ، سهل ، M ، قابل للتوجيه ، موجه نحو التوجهات ، R ). (هل تحتاج إلى كتاب تمهيدي؟ تعرف على الأساسيات هنا.) وتذكر أنه بينما يجب أن تكون الأهداف خاصة بدور كل شخص ، فيجب أن تتوافق بشكل واضح مع الأهداف التنظيمية حتى يتمكن الموظفون من معرفة كيفية تأثير أدائهم على الفريق بأكمله.
بعد الاجتماعات ، اكتب أهداف الشركة وأهداف كل موظف ، ووضعها في رسالة بريد إلكتروني. سيقدر الموظفون لديك معرفة أنهم يعملون من نفس النسخة التي لديك وسيكون لديهم خريطة طريق واضحة لمتابعة طوال العام.
مارس ويونيو وسبتمبر (كل 3 أشهر أو شهرية)
عقد اجتماعات قاعدة اللمس
غالبًا ما يخيف المديرون من تلخيص أداء الأشخاص والتعليق عليه أثناء المراجعات ، ولكن الحقيقة هي أن أي شيء تغطيه في هذا الاجتماع السنوي يجب أن يكون معلومات جديدة. بدلاً من ذلك ، يجب عليك تتبع أهداف موظفيك وإعطائهم ملاحظات طوال العام. سواء كنت تفضل إجراء تسجيلات شهرية أو فصلية ، قم بجدولة الاجتماعات مسبقًا في بداية العام حتى لا يتم دفعها إلى الموقد الخلفي.
قبل كل اجتماع ، قم بإعداد جدول أعمال موجز. يجب عليك مراجعة الأهداف السنوية للموظف ، ومناقشة التوقعات التي حددتها ، ومعالجة أي أسئلة أو مهام إضافية لديك. إذا كانت هناك مقاييس فصلية أو تحديثات طويلة الأجل للمشروع للمراجعة ، فقد حان الوقت للقيام بذلك.
ستحتاج أيضًا إلى قضاء بعض الوقت في إعطاء كل شخص ملاحظات غير رسمية على أدائه ، بما في ذلك تقديم الثناء عند الاستحقاق ومعالجة أي مشكلات جارية أو محتملة. (نعم ، هذا هو الجزء الصعب.) أحد الأشياء التي وجدتها مفيدًا هو تأطير التعليقات من حيث السلوكيات التي يجب أن يبدأها شخص ما أو يتوقف عنها أو يتابعها: ربما تريد أن يبدأ الموظف في إرسالك في رسائل البريد الإلكتروني إلى المديرين الآخرين ، والتوقف عن أخذ استراحات الغداء الطويلة ، أو الاستمرار في تشغيل المشاريع قبل الموعد النهائي. اجعل هذه المحادثة أيضًا ، واطلب من كل موظف مشاركة أفكاره وأسئلته.
بعد كل هذه الاجتماعات ، قم بتدوين ملاحظات لنفسك حول ما ناقشته. ثق بي - عندما تدور نهاية العام ، سيكون من دواعي سرورنا أن تحصل على هذه الملاحظات لمساعدتك في تلخيص السنة وتذكر ما ناقشته مع الأشخاص في الفصلين الأول والثاني.
أكتوبر / نوفمبر (قبل شهرين من المراجعة)
اطلب من العاملين لديك الإعدادية
قبل شهرين من المراجعات الفعلية ، تحديد مواعيد للاجتماعات الرسمية مع كل عضو من أعضاء الفريق. في هذه المرحلة ، يجب أن تطلب منهم أيضًا البدء في تجميع مجموعة من نتائجهم السنوية. ابدأ بأي نماذج رسمية ترغب شركتك في استخدامها ، أو إنشاء نماذج خاصة بك ، ومطالبة كل موظف بوضع ملخص لمسؤوليات وظيفته الرئيسية ، وعمل المشروع الحالي ، وخلاصة الأهداف والإنجازات.
قد يكون من المفيد أيضًا أن يكمل كل موظف التقييم الذاتي المكتوب. هذا لا يساعد الموظفين على الشعور بأن لديهم رأي في هذه العملية فحسب ، بل إنه يتحداهم أيضًا لإلقاء نظرة صادقة على سلوك عملهم ، وهو أمر مفيد عند الحديث عن أدائهم. تتضمن أفضل التقييمات الذاتية من 6 إلى 10 أسئلة مفتوحة ، مثل: ما هي الإنجازات التي تفخر بها أكثر من هذا العام؟ أين تقصرت عن توقعات وأهداف الفريق أو نفسك؟ ما هي مجالاتك للنمو وكيف تتعامل معها؟ هل هناك أشياء يمكن لمديرك القيام بها لدعم تقدمك ونجاحك؟
نوفمبر (ستة أسابيع قبل المراجعة)
إعداد نفسك كمدير
في غضون ذلك ، يجب أن تقضي الأشهر التي تسبق المراجعات في تجميع الملاحظات والنتائج الخاصة بكل موظف. ابدأ في جمع كل من المقاييس الكمية لأداء الموظف ، مثل تقارير المبيعات وسجلات المكالمات وتقارير الموعد النهائي ، بالإضافة إلى التدابير النوعية ، والتي قد تتضمن ملاحظات من العملاء والعملاء أو ملاحظتك الشخصية. اسحب الملاحظات التي قمت بتدوينها خلال العام في اجتماعات قاعدة اللمس أيضًا.
إحدى الأدوات الشائعة هي المراجعة بزاوية 360 درجة ، والتي تستند إلى التقييم الذاتي للموظف ومراجعات الأقران ، بالإضافة إلى التعليقات الثانوية والمرؤوس. يمكنك العثور على إصدار بسيط جدًا على HowsMyWork.com أو إصدار أكثر شمولًا في Inc.com. لا تتردد في تكييف هذه القوالب لتلبية احتياجاتك الخاصة.
أثناء قيامك بمراجعة النتائج ، اسأل نفسك ما يلي: هل يحقق هذا الشخص أهدافه أو توقعاتها ومؤشرات نجاح الشركة؟ إذا لم يكن كذلك ، فلماذا - وهل يمكنك تغيير هذا؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهل هناك مكافآت أو اعترافات أو مشاريع أكبر يمكنك تعيينها لتعزيز أداء نجومك؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه المكافآت!
ديسمبر (شهر واحد قبل المراجعة)
إعداد الوثائق الخاصة بك
بمجرد الانتهاء من البحث ، فقد حان الوقت لتجميع التقييم الذاتي لكل موظف ، وجميع الملاحظات الخارجية ، وأي بيانات ذات صلة - استخدم هذه المعلومات لإعداد نماذج التقييم ، والخطابات المكتوبة التي تشرح تعليقاتك ، ونقاط التحدث لوجهك وجها لوجه المناقشة.
أولاً ، اكتشف التنسيق أو الهيكل الذي تريد استخدامه. لديك بعض المرونة هنا ، ولكن اختر هيكلًا يشتمل على كليهما وسيساعد الموظف على متابعته. يمكنك ، على سبيل المثال ، هيكلة المراجعة حول الأهداف التي حددتها معًا ، والتحدث من خلالها واحدًا تلو الآخر ، أو حول المشاريع الرئيسية للموظف ، والانتقال من مشروع إلى آخر ومناقشة الأهداف ذات الصلة كما تذهب.
بعد ذلك ، بغض النظر عن التنسيق الذي تقرره ، ستحتاج إلى تحديد كلا المجالين للتأكيد والتشجيع وأي مجالات الاهتمام (أو ، المناطق التي يمكن للموظف مواصلة نموها). لكل فئة ، اختر 2-3 مناطق رئيسية للتركيز عليها ، بحيث تصبح محادثتك جوهرية ، لكنها مركزة. قم بتطوير نقاط التحدث التي تدعمها البيانات التي جمعتها ، ثم ، لكل نقطة ، قم بتضمين ملخص لتوقعاتك المستقبلية وبنود الإجراءات المتعلقة بهذا الهدف. (الموظفون - وخاصة الموظفين ذوي الأداء الجيد - يكرهون الخروج من المراجعة ويشعرون بأنهم لم يحصلوا على أي شيء منه ، أو كأنهم غير متأكدين مما يجب عليهم فعله بعد ذلك. لذلك حتى في المناطق التي يكون فيها شخص ما على ما يرام ، يجب أن تفكر حول الخطوات التالية والأهداف المستقبلية أو "التمدد".)
مع كل هذه الموارد في متناول اليد ، ستكون على استعداد لإجراء محادثة هادفة مع كل عضو من أعضاء فريقك.
نهاية ديسمبر
عقد اجتماع المراجعة الشخصية
الآن ، حان الوقت للجلوس مع موظفيك للمراجعة الرسمية. هذا هو الجزء الأكثر تحديا من العملية ، لكنه أيضا الأكثر أهمية. لذا ، ترقبوا الجزء التالي من سلسلتنا ، حيث ستتعلمون كيفية إجراء مراجعة - بما في ذلك نظرة ثاقبة حول التعامل مع أنواع الشخصيات المختلفة والتماس التعليقات بشكل فعال.
