كم مرة تلقيت دعوة لحضور اجتماع وفكرت ، "يا الجيز ، هل يتعين علينا القيام بذلك الآن؟" كما نعلم جميعًا ، هناك أوقات كثيرة عندما يكون الاجتماع معًا شخصًا سخيفًا ، خاصة عندما يكون ينطوي على مجموعة كبيرة من الناس الذين ليست هناك حاجة ببساطة المدخلات. ولكن من السهل افتراض أنه لن يكون لديك سبب وجيه للحضور مرة أخرى ، فهناك أوقات تكون فيها أفضل طريقة لإنجاز المهام المهمة.
لذا ، قبل رفض هذه الدعوة إلى تحديث الفريق ربع السنوي ، إليك بضع مرات عندما يحضر الخيار الأفضل لك للبقاء في المسار الصحيح وتحقيق أهدافك.
1. عندما نلتقي معاً للحصول على مشروع حساس للوقت
بعض أكثر الاجتماعات إحباطًا هي الاجتماعات التي تجمع فيها مجموعة كبيرة من الناس معًا لمناقشتها ، حسنًا ، وليس الكثير من أي شيء على الإطلاق. تتحدث في بعض الأحيان عن أشياء قد تكون لطيفة ، ولكن لا تضع خطط عمل. في أوقات أخرى ، يمكنك ببساطة أن تلتقي معا.
ومع ذلك ، هناك أيضًا مواقف عندما يكون لدى أنت أو زملائك في الفريق شيء عاجل يلزم إكماله في أسرع وقت ممكن - وهناك حاجة إلى الكثير من الأشخاص للتأكد من إنجازه بشكل جيد. وبالتأكيد ، يمكنك إرسال مستند Google والموافقة على العمل عليه "معًا". أو يمكنك الالتقاء شخصيًا لمدة 30 دقيقة ، والتوصل إلى خطة ، وتفويض المهام ، والبدء.
في نهاية اليوم ، من الأفضل إكمال بعض العناصر القابلة للتنفيذ كفريق واحد - لذلك إذا كنت أنت أو أي شخص آخر تعمل معه يطلب منك يدًا ، فلا تجعل الكثير من مشهد إضافة اجتماع آخر إلى التقويم الخاص بك.
2. عندما يرتكب فريقك رؤساء فوق البريد الإلكتروني
في عالم مثالي ، لن تتفق أنت وزملائك أبدًا وستعملون في وئام تام كل يوم. ومع ذلك ، فإن واقع معظم الفرق هو أن معظم المجموعات تتوجه في مرحلة ما أو أخرى. على الرغم من أنه سيكون من الأسهل تجاهله عندما تكون الأمور جليدية بعض الشيء بين زملائك في العمل وتستمر في ذلك ، فأنت تعلم أن ذلك سيؤدي فقط إلى خلق المزيد من المشكلات على الطريق.
إنه دائمًا ما يكون إنتاجيًا دائمًا هو عرض جميع مظالمك علنًا مع المشروع (أو نهج الزميل في المشروع) ومعرفة كيفية حل النزاع حتى تتمكن من تحديد المواعيد النهائية.
وأفضل طريقة للقيام بذلك؟ ابحث عن غرفة مؤتمرات وانظر إلى بعضها البعض مباشرةً عند تقديم ملاحظاتك. قد تميل إلى القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، ولكن كن صادقًا - أنت تعلم أنك لن تحقق سوى تقدم إذا قمت بذلك شخصيًا ، في اجتماع فعلي.
نظرًا لأن تسع مرات من أصل 10 ، فإن النقد البناء يكون أقل قسوة عندما يقال على وجهك ، ثم عندما يتعلق الأمر ببريدك الوارد. بالإضافة إلى ذلك ، يبدو التعليق غير المقيد حول اختيار خط العرض التقديمي أقل شخصية عندما يكون جزءًا من محادثة مستمرة بصوت عالٍ وليس السطر الوحيد في استجابة سلسلة البريد الإلكتروني.
3. عندما تحتاج ملاحظات على شيء ما
مرة أخرى ، قد يغري أن تقول ، "دعونا لا نلتقي. لا تتردد في إرسال أفكارك حول هذا الأمر في رسالة بريد إلكتروني. "ولكن لنكن واقعيين - من المفيد أحيانًا سماع أفكار زملائك حول شيء شخصي.
لا يجب أن تكون هذه اجتماعات طويلة ، وفي كثير من الحالات قد لا تحتاج حتى إلى جدول أعمال رسمي. لكن بعض الأفكار التي تأتي من مجرد التحدث بها وجهاً لوجه يمكن أن تكون غالبًا لا تصدق. وإذا كنت تتجنب إعداد هذه الأمور بنفسك عندما تحتاج حقًا إلى تعليقات أو تشعر بالتعثر في مشروع ما ، فأنت فقط تؤجل نجاحك.
4. عندما يكون هناك قرار مهم لاتخاذ
هذا هو السبب الأكثر وضوحا لدعوة اجتماع ، ولكن أيضا الأكثر أهمية. من السهل جدًا سحب قدميك عندما تحتاج مجموعتك إلى اتخاذ قرار. إذا كنت غير متأكد من شيء ما أو تريد رأيًا صادقًا بشأن الخيار الذي تعتقد أنك بصدد القيام به ، فلا تخف من مطالبة فريقك بالالتقاء بهدف تحديد الهدف قبل أن تغادر المجموعة الغرفة.
وإذا قدم شخص ما في فريقك طلبًا مشابهًا ، فلا تنتفخ وتنفخ طوال الطريق إلى قاعة المؤتمرات. اتخاذ الخيارات أمر صعب ، وما لم تكن تعمل مع فريق من القراء ، فإن أفضل طريقة لمعرفة ما إذا كان الجميع على نفس الصفحة هي الجلوس حول نفس الطاولة والتحدث بها.
فهمتها. الاجتماعات ليست دائما ممتعة ، وخاصة عندما يكون لديك قائمة بالأشياء التي تريد القيام بها. وعندما تكون تافهة أو غير مثمرة أو مزيج من الاثنين معا ، فمن المفهوم بالنسبة لك أن تبحث عن طرق للخروج منها في أسرع وقت ممكن.
على الجانب الآخر ، من الظلم افتراض أنها مضيعة جميعًا لوقتك. قم بتقييم كل منها على أساس كل حالة على حدة قبل التقصير في قول "لا شكرًا". ستجد أنه في الكثير من الحالات ، يكون العمل معًا هو أفضل طريقة لإنجاز شيء ما بشكل أسرع.
