كيف تجد هذا البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه

نظرًا لتزايد حجم البريد الإلكتروني الذي نرسله ونتلقاه ، تأتي معه مشكلة جديدة: العثور على رسالة محددة - أو جزء معين من المعلومات - ضمن أرشيفك الواسع.

لحسن الحظ ، مع وجود عدد قليل من ضغطات المفاتيح المتعمدة وبعض الدراية في مجال البحث المتقدم ، يمكنك استرداد المعلومات التي تحتاجها من بريدك الإلكتروني بسهولة أكثر من أي وقت مضى.

الخدعة 1: اكتب الآن للبحث لاحقًا

أحد الأشياء رقم 1 التي أقوم بها قبل إرسال بريد إلكتروني هو قراءتها للبحث. أفكر فيما كنت أبحث عنه للعثور على هذا البريد الإلكتروني لاحقًا ، ثم تأكد من وجود هذه الكلمات في البريد الإلكتروني.

في معظم الحالات ، لا أغير شيئًا ، لكن أجد من حين لآخر أنني كتبت "الشراكة التي ناقشناها هذا الصباح" بدلاً من "شراكة ماشابل التي ناقشناها هذا الصباح" أو "ملاحظات من اللقاء مع Jack "بدلاً من" Notes from meeting with Jack Smith من Amazon. "عند البحث عن هذا الموضوع في المستقبل ، أعرف أنني سأبحث عن" Mashable "أو" Jack Smith Amazon "، وبدون هذه الإصلاحات السريعة ، لن لقد وجدت شيئا.

الخدعة 2: استخدام التسميات والمجلدات

إذا كنت أحد مستخدمي Gmail ، فيمكنك استخدام التصنيفات - أو يمكنك اختيار وضع كل شيء في الأرشيف في محيط واحد كبير من رسائل البريد الإلكتروني. أجد أن أفضل سبب للتفكير في استخدام الملصقات هو البحث.

على سبيل المثال: أنا والمؤسس المشارك لكاثرين أنا وأرسل رسالة إلكترونية حول مدينة شيكاغو بشكل متكرر نسبيًا. ترتبط بعض رسائل البريد الإلكتروني بتوسيع مبيعاتنا في المدينة ، والبعض الآخر لا علاقة له تمامًا (مثل مؤتمر يحدث هناك ، أو مرشح موجود هناك). تساعدني القدرة على البحث عن "Kathryn Chicago" ضمن علامة "Sales" في العثور على ما أبحث عنه بسرعة أكبر بكثير من البحث في جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي عن نفس الاستعلام.

نفس الشيء ينطبق على المجلدات الموجودة في برامج البريد الإلكتروني الأخرى مثل Outlook. إن القدرة على البحث ضمن مجموعة أكثر تقييدًا من رسائل البريد الإلكتروني يجعل من السهل العثور على ما تبحث عنه.

خدعة 3: معرفة أوامر البحث في البريد الإلكتروني الخاص بك

أخيرًا ، تعرف على خيارات البحث الخاصة بك. يعد الاختلاف بين البحث عن رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن "Kathryn" في أي مكان في الجسم مقابل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من Kathryn أو المرسلة إلى Kathryn أو مع "Kathryn" في سطر الموضوع كبيرًا. بالنسبة إلى Gmail ، هذه هي أهم أوامر البحث التي يجب معرفتها:

• للبحث عن رسائل البريد الإلكتروني من أو إلى شخص معين: إلى: XYZ ومن: XYZ
  نصيحة للمحترفين: لكل من هذين الأمرين ، يمكنك الاختيار بين عنوان البريد الإلكتروني أو الاسم الأول أو الاسم الأخير ، على سبيل المثال ، من: [email protected] ، من: jane ، من: smith. إذا كان لدى شخص ما عناوين بريد إلكتروني متعددة ، فسيؤدي وضع اسمه أو اسمها الأول أو اسم العائلة إلى ظهور نتائج منها جميعًا.

• للبحث عن بريد إلكتروني يحتوي على كلمات محددة في سطر الموضوع: topic: XYZ
  نصيحة للمحترفين: إذا كنت تريد البحث عن عبارة ، تأكد من وضعها في علامات اقتباس. الموضوع: سوف يبحث سفر NYC عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على "NYC" في سطر الموضوع و "السفر" في مكان ما في الجسم - تحتاج إلى الموضوع: "سفر NYC" بدلاً من ذلك.

• للبحث عن بريد إلكتروني مرفق به: has: مرفق.
  نصيحة للمحترفين: يمكنك أيضًا البحث عن أنواع ملفات محددة باستخدام اسم الملف: doc ، filename: ppt ، وما إلى ذلك.

• للبحث عن بريد إلكتروني يحتوي على تسمية محددة: label: XYZ
  نصيحة للمحترفين: إذا نقرت على تصنيف في Gmail ، فستضيفه بالفعل إلى شريط البحث ، حتى تتمكن من استخدامه كنقطة انطلاق للبحث.

• لتضييق نطاق البحث إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تمت قراءتها أو غير المقروءة: is: unread أو is: read

لمعرفة المزيد ، تحقق من الأمثلة الرائعة للإلهام الرقمي من أوامر البحث هذه أثناء العمل.

هل تستخدم أي حيل أخرى للحفاظ على بريدك الإلكتروني قابل للبحث؟