إذا كان عليك أن تسأل المهنيين عما يفكرون به في صندوق الوارد الخاص بهم ، فإن معظمهم سيقولون إنه ثقب أسود ممتع من رسائل المتابعة ، ومراسلات الموظفين المزعجة ، والنشرات الإخبارية أو النشرات الصحفية في أعلى الوازو. وإذا كان عليك أيضًا أن تسأل هؤلاء الأشخاص عما إذا كان بإمكانهم أن يروا أنفسهم في صندوق الوارد بأكمله كل يوم ، فسوف يسخر معظمهم من فكرة هذا العمل الفذ المستحيل.
على الرغم من ذلك ، قررت هذا الأسبوع الماضي مواجهة تحد من شأنه أن يجعل معظم المحترفين يتأرجحون: لقد توصلت إلى اتفاق للوصول إلى البريد الوارد صفرًا كل ليلة واحدة قبل الذهاب إلى الفراش.
هل فعلت ذلك؟ الجواب نعم. كان من السهل؟ هيك لا.
على الرغم من أنني لا أعتقد أنني سأكون قادرًا على الوصول إلى البريد الوارد صفرًا كل يوم من حياتي ، إلا أنني تعلمت بعض الدروس المهمة على طول الطريق الذي سوف يساعدني على إدارة صندوق الوارد الخاص بي بشكل أفضل.
اضخم واحد؟ لم يكن أي من الأشياء التي ساعدتني أكثر من غيره. كانت الاستراتيجيات التي أسمعها مرارًا وتكرارًا من قبل خبراء الإنتاجية وأقطار البريد الإلكتروني - لقد كان الأمر يتعلق فقط بتنفيذها ومتابعتها.
في هذه الملاحظة ، اسمحوا لي أن أشارك بعض الأشياء التي تحتاج فعلاً إلى جعل صندوق البريد الوارد أقل فظاعة.
1. ضع "الرد على البريد الإلكتروني" في جدولك
لقد كتبت عن هذا من قبل ، لكن أحد الأشياء التي وجدتها أكثر فاعلية عند محاولة الوصول إلى البريد الوارد صفرًا كل ليلة لم يتم التحقق من صندوق الوارد الخاص بي باستمرار. بدلاً من ذلك ، كنت أحظر قطعًا من الوقت كل يوم لتكريس البريد الإلكتروني: بالنسبة لي ، 30-60 دقيقة في الصباح ، في الغداء ، وفي وقت متأخر بعد الظهر كان هناك متسع من الوقت لإبعاد الأشياء.
يبدو الأمر غير بديهي (كنت متشككًا بالتأكيد) ، لكن من خلال التركيز على هذه المهمة وليس على أي شيء آخر ، تمكنت من الوصول إلى البريد الوارد الخاص بي بسرعة أكبر بكثير من المعتاد. لقد شجعني الخط الزمني أيضًا على تشغيل رسائل البريد الإلكتروني بوتيرة أسرع ، بدلاً من التركيز على رسالة لم أكن أرغب في الرد عليها أو صرف انتباهي عن رسالة غير مهمة بدلاً من حذفها فقط.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في فترات زمنية محددة جعل الأمر يبدو أقل كلفة من الأعمال التي لا تنتهي أبدًا وأكثر مثل مجرد شيء آخر في قائمة المهام الخاصة بي ، والتي كان من الأسهل الوصول إليها. قبل هذا الأسبوع ، لم أكن أدرك أن صندوق الوارد الخاص بي كان دائمًا في مؤخرة ذهني ، وكنت في حالة خوف دائم من التحقق من حساب البريد الإلكتروني الخاص بي طوال اليوم. لأنه أصبح جزءًا من جدول أعمالي مثل أي شيء آخر ، لم أكن أتساءل متى كان علي إرسال بريدي الإلكتروني التالي ؛ أنا فقط جعلت الوقت لذلك.
كان من الرائع أيضًا "تسجيل الخروج" في نهاية الجلسة وعدم القلق بشأن ما يجري في عالم الفضاء الإلكتروني.
2. الإجابة على معظم رسائل البريد الإلكتروني على الفور
شخصيا ، تتطلب حوالي 65-70 ٪ من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بي استجابات سريعة تستغرق مني أقل من دقيقة أو دقيقتين للكتابة. في كثير من الأحيان ، أحصل على عادة سيئة بمجرد تركهم في صندوق الوارد الخاص بي والقول ، "هذه سهلة. سأحصل عليها لاحقًا. "لكن ، كما أدركت ، كان الأمر يتطلب وقتًا وطاقةً أكبر لقراءتها ، وقم بمعالجتها بما يكفي لتقرر أنها كانت سهلة بدرجة كافية لتأجيلها إلى وقت لاحق ، ثم أعود لاحقًا وأجري العملية لهم مرة أخرى للرد.
من خلال إجبار نفسي فعليًا على الرد على تلك المراسلات في ذلك الوقت وهناك خلال فترة "الرد على البريد الإلكتروني" الثمينة الخاصة بي ، تمكنت من الحصول على المزيد من الأشياء من صندوق الوارد الخاص بي وإغلاق عقلي - والاقتراب من صندوق الوارد الوارد صعب المنال.
3. بونت رسائل البريد الإلكتروني الأخرى إلى الأوقات الاستراتيجية
أخيرًا ، قمت بتثبيت تطبيق Boomerang على Gmail الأسبوع الماضي بعد أن أصرت صديقة مشغول جدًا على أن أحصل عليه ("إنها منقذ!" ويجب أن أعترف: لقد كانت على حق.
ببساطة شديدة ، يتيح لك Boomerang إعادة جدولة وقت ظهور رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. على الرغم من أنه قد يبدو الغش لجدولة كل شيء في وقت لاحق ("وصلت إلى صندوق الوارد صفرًا الليلة من خلال جدولة 45 رسالة بريد إلكتروني لتظهر في صندوق الوارد الخاص بي صباح غد!") ، فإن النقطة الأساسية هي أن تكون استراتيجياً في كيفية استخدامها.
على سبيل المثال ، بصفتي المؤسس المشارك لموقع القبول الجامعي الشهير ، يرسل لي موظفو المدارس الثانوية باستمرار مسودات مقال في الكلية لتعديلها ، وهو شيء أستمتع به. ومع ذلك ، ليس من الممتع أن تجلس المسودات في صندوق الوارد الخاص بي لعدة أيام في كل مرة ، وليس لدي وقت لتعديلها في الثانية التي تظهر فيها. بدلاً من ذلك ، استخدمت Boomerang لجدولة عودتهم عندما أتيحت لي المزيد من الوقت لتعديلها (في حالتي ، وذلك بعد ظهر يوم الجمعة).
أن أكون قادرًا على جدولة ما جاء في صندوق الوارد الخاص بي عندما أحدث فرقًا كبيرًا في إنتاجي وكم كنت قادرًا على إنجازه.
للحصول على طريقة أخرى للقيام بذلك ، كتب Alex Cavoulacos في علبة الوارد هنا عن نظام لإدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل استراتيجي يتطلب مستويات مختلفة من الجهد باستخدام التسميات والمجلدات. بالحديث عن هذا الموضوع:
4. استخدام التسميات أو المجلدات
حدد كلماتي: لا تستخدم صندوق الوارد الخاص بك كنوع من المكب لتفريغ كل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ؛ استخدم التسميات أو علامات التبويب أو المجلدات (أيًا كان ما يدعوها موفر خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك) لتنظيم كل شيء تتلقاه وملفه بشكل صحيح.
لدي أكثر من 30 علامة مختلفة على حساب البريد الإلكتروني الخاص بي ، وعلى الرغم من أن هذا قد يبدو مهووسًا أو محددًا ، إلا أنه يساعدني سريعًا في استرداد الرسائل التي أحتاجها وأرسل الأشياء بمجرد انتهائي من استخدامها ، مما يجعل صندوق الوارد الخاص بي يبدو أقل تخويفًا.
على سبيل المثال ، لدي الآن مراسلتان ذهابًا وإيابًا مع بعض الموظفين التابعين لي من The Prospect . بدلاً من مجرد ترك هذه الرسائل الإلكترونية المستمرة في صندوق الوارد الخاص بي طوال الوقت ، فقد قدمتها تحت مجلدات Prospect الخاصة بكل منها حتى تظهر فقط في حالة ظهور رسالة جديدة. يعمل هذا الأمر على مسح صندوق الوارد الخاص بي من الأشياء التي تعاملت معها بالفعل ، مما يجعل الأشياء الأخرى بدورها تشعر بأنها أكثر قابلية للإدارة.
5. إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني
هذه النصيحة جميلة تمامًا: تخلص من كل الزغب. هل يمكنك الانتقال مباشرة إلى سلة المهملات في صندوق الوارد عند وصول رسائل إخبارية معينة؟ فقط إلغاء الاشتراك. ولا تسحب حتى عذر "لكنني قد أقرأ هذا لاحقًا!" قاعدتي الأساسية هي أنه إذا قمت بحذف رسالة إخبارية ثلاث مرات متتالية ، فأنا ألغيت اشتراكي على الفور.
لقد قرأت شخصيًا الكثير من النشرات الإخبارية للعربات المختلفة ، لذا ، من أجل الوصول إلى القائمة ، استخدمت Boomerang لإيجاد أوقات أكثر ملاءمة للرسائل الإخبارية التي أحببت أن تظهر في صندوق الوارد الخاص بي ، وقد ألغيت اشتراكي في كل شيء آخر.
بأخذ نفسي من قوائم البريد الإلكتروني هذه ، كنت أحفظ نفسي بشكل أساسي من تلقي عشرات الرسائل الإلكترونية كل يوم. من قبل ، شعرت كأنني أمضيت نصف وقتي في البريد الوارد فقط في حذف الرسائل الإخبارية وقوائم البريد الإلكتروني الجماعية الأخرى ، والتي لم يعد لدي ما يدعو للقلق. يبدو أن صندوق الوارد الخاص بي يتعلق بالبريد الإلكتروني الشخصي الموجه إليّ على وجه التحديد ، والنشرات الإخبارية التي احتفظت بها هي أشياء أتطلع إلى قراءتها بالفعل.
إذا نظرنا إلى الوراء على تجربتي ، هل كان يستحق الأمر محاولة الوصول إلى البريد الوارد صفرًا كل يوم؟
أعتقد أن الإجابة المختصرة هي لا ، لا ينبغي عليك تحريك السماء والأرض لترى لافتة "لا بريد جديد!" في Gmail كل ليلة واحدة قبل النوم. ومع ذلك ، أثبتت هذه التجربة أنني لا أحتاج إلى وجود عشرات (إن لم يكن المئات) من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بي في جميع الأوقات ؛ كانت هناك طرق لخفض الرسائل ، وبالتالي خفض مستويات التوتر التي يسببها البريد الإلكتروني. أدرك الآن أن الرد على رسائل البريد الإلكتروني لا يجب أن يكون واجباً دائمًا - إنها مجرد خطوة أخرى في قائمة المهام اليومية ، مما يجعلني أشعر بالقلق تجاه ذلك.
من خلال تغيير عادات البريد الإلكتروني الخاصة بي ، فقد جعلت العملية برمتها من تلقي رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها أسهل بكثير على نفسي - وحفظت الكثير من الوقت في القيام بذلك. الآن من لا يحب ذلك؟
