لست متأكدًا من ماهية الحديث مع أكثر من شخص على الهاتف ، ولكن يمكن إجراء مكالمات جماعية بسرعة. يتعطل الأشخاص وينتظرون الآخرين للتحدث (أو يتحدثون عن بعضهم البعض) ، وغالبا ما يكون من غير الواضح أين يجب أن تستمر المحادثة. هناك الكثير من الصمت المؤلم ، ويبدأ الجميع في المجموعة في التساؤل عما إذا كانوا في تاريخ سيء أولاً.
بصفتي كاتبة في فريق التسويق في شركة للهواتف ، أكون دائمًا على هذه الأنواع من المكالمات ، وتعلمت بعض الحيل حول كيفية جعلها تعمل بشكل أكثر سلاسة. إذا كان التفكير في إجراء مكالمة مع أكثر من شخصين يجعلك تتلوى في مقعدك ، فاقرأ ، وكرر ورائي: لا يجب أن تكون مكالمات المؤتمر محرجًا.
اتبع القائد
من المؤكد أن الهدف من المكالمة الجماعية هو عقد مؤتمر ، لكن الأمور ستعمل مثل ناقلة مدهونة جيدًا إذا اخترت قائدًا قبل بدء الاجتماع. هذا لا يعني أن الآخرين لا يمكنهم التفكير في الأمر ، ولكن يمكن للقائد توجيه المحادثة أو الانتقال إلى المكان المطلوب (على سبيل المثال ، إذا كان هناك صمت محرج بعد أن يقوم رجل المبيعات بإظهار نقاط السعر).
إذا كنت قد عينت القائد ، فقدم قائمة من الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة. هل الهدف من المكالمة هو معرفة المزيد من المعلومات قبل الشراء؟ هل هو لفرز شروط الشراكة؟ يجب عليك أيضًا إنشاء جدول أعمال موجز ، مع الإشارة إلى النقاط التي ينبغي أن يقودها الآخرون في الفريق للمحادثة ، وتوزيعها قبل الاتصال حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه. المزيد من التوقعات تعني صمتًا أقل حرجًا.
الحصول على النظام الصحيح (ومعرفة كيفية استخدامه)
يمكن أن يأتي الكثير من الاحراج على هذه المكالمات من مواطن الخلل التقنية ("آسف الجميع - ما زالوا يحاولون إعداد هذا الشيء!" "آمي لا تعرف كيفية الاتصال - هل يمكن لشخص ما أن يساعد؟" هل غلبه النعاس؟ ")
لذلك ، من المهم أن يكون لديك نظام هاتف يعمل يمكنه دعم المكالمات الجماعية - والأهم من ذلك - أن يختبرها قبل الاجتماع حتى تكون متأكدًا من أنه يعمل. وليس عليك العمل في شركة Fortune 500 للحصول على حل تقني متطور وسهل الاستخدام لفريقك - حتى الشركات الصغيرة والشركات الناشئة يمكنها العثور على أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت الرخيصة وأنظمة PBX الافتراضية التي تدعم المؤتمرات.
النظر في الفيديو
في كل مرة يكون لدي مؤتمر عبر الهاتف ، أتمنى أن أرى وجوه الآخرين. ليس لأنني أريد أن أتحقق منها (حسنًا ، ربما أفعل قليلاً) - ولكن لأنه يشبه أكثر من اجتماع شخصي. بدلاً من التخمين ما إذا كان شخص ما يبتسم أم لا ، يمكنك رؤيته. بدلاً من التساؤل عما إذا كان شخص ما مشتتًا أو إذا كان يفكر فقط ، يمكنك قراءة وجهها. كنت مؤخرًا في مؤتمر عبر الهاتف مع شخص بدا كأنه في المنزل بملابسه الداخلية ، محاطًا بجبل Cheez Doodles. هل كان؟ لا أعرف - أتمنى لو كان لديّ فيديو.
هناك الكثير من حلول الفيديو المتوفرة على نطاق واسع ، بما في ذلك Hangouts من Google و Skype و Join.me. على افتراض أن المشاركين في اجتماعك ليسوا في المنزل في ملابسهم الداخلية ، فقد يؤدي ذلك إلى جعل الأمور أقل حرجًا.
استخدام صوت طفل كبير
لست متأكدًا من السبب ، ولكن غالبًا ما يتلاشى الناس في الخلفية أثناء هذه الأنواع من المكالمات ، يخشون الخروج إلى هناك والتحدث عن عقولهم. لكن لا تخف من التحدث - فأنت مدعو لإجراء مكالمات جماعية لأن رأيك يستحق التقدير! في الواقع ، استخدم صوت طفلك الكبير ، وتحدث بصوت عالٍ وثقة حتى يتمكن الجميع من سماعك.
الأفضل من ذلك ، تأكد من مشاركة كل شخص آخر في المكالمة أيضًا. إذا لم يقل أي شخص شيئًا ما في فترة من الوقت ، فاطلب منه أن يسمع صوته. وسيضمن ذلك أن الجميع يسمع صوتًا (وينتبه فعليًا للاجتماع).
إذا قلت إنه محرج ، إنه محرج
أنا مؤمن إيمانا راسخا بأن المواقف محرجة فقط لأننا ندعها تكون كذلك. بالتأكيد ، في بعض الأحيان يكون الصمت غير مريح ، لكنهم لا يضطرون إلى جعلنا كئيبين. الذهاب إلى كل مكالمة جماعية بعقل متفتح ، والالتزام بتجربة غير محرج! إذا كنت لا ترغب في السماح للمكالمة بالانحراف إلى منطقة محرجة ، فلن يكون ذلك مضمونًا.
هناك سبب يدعو إلى وجود مكالمات جماعية - إنها طريقة مثمرة لجمع مجموعة معًا حتى إذا كان أحد الأعضاء يعيش في ويسكونسن ويعيش آخر في لوس أنجلوس. لا تفكر فقط في المكالمات الجماعية باعتبارها شرًا ضروريًا ، فاعتبرها طريقة ممتعة للحصول على زملاء بعيدين في غرفة افتراضية معًا. إذا كنت تنطلق من الإحراج ، فقد تكون المكالمات الجماعية ممتعة!
