أقل أيامي المفضلة في العمل هي ما أسميه "مكدسات أرجوانية". تستخدم شركتي تقويم Google ، ولون جدولي الشخصي أرجواني ، لذلك في تلك الأيام الرهيبة لا أرى سوى قطع الوقت المحظورة من الساعة 9:30 صباحًا إلى 6:30 مساءً. يجعلني أتساءل دائمًا ، "كيف حدث هذا بحق الجحيم؟"
بالإضافة إلى الشعور بأنني لا أملك مجالًا للتنفس أو القيام بعمل فعلي في تلك الأيام ، أخشى أن أكون "ذلك الشخص" الذي يجب أن أتحرك من اجتماع مبكرًا ، ثم أمضي وقتًا إضافيًا لاحقًا لمعرفة ما فاتني ، أو من يظهر حتى وقت متأخر من لقائي القادم لأن الاجتماع السابق كان طويلاً. (نظرًا لأنني كتبت عن عدم التأخر أو عدم الاستعداد للاجتماعات ، فإن زملائي في العمل يراقبونني!)
"الانشغال" خدعة. يجعلنا نشعر أنه كلما طال وقت عمل قوائمنا ، زاد نجاحنا. يجعلنا نشعر أنه كلما زاد عدد لوحاتنا ، زاد نجاحنا. لكن منذ متى تمنحك وجبة العشاء المزدحمة شيئًا غير تشنجات أو غيبوبة طعام؟ لا يجب أن يكون الأمر بهذه الطريقة ، وأنا بصدد اتخاذ قرار صريح لمحاربته.
تنتهي الاجتماعات في التقويمات لدينا بطريقتين: لأننا نقبلها ولأننا ننشئها. في نقاط القرار هذه ، يمكننا أن نفعل الأشياء بطريقة مختلفة قليلاً لاستعادة التقويمات الخاصة بنا ومنح أنفسنا (وزملائنا في العمل) وقتًا للاستعداد والإنتاجية. فيما يلي ثلاث طرق للقيام بذلك:
1. التحدث حتى
قبل أن ترسل أو تقبل دعوة اجتماع ، تأكد من أنك تفهم ما يجب أن تنجزه وكيف يجب عليك الاستعداد. إذا لم تقم بذلك ، فتحدث مع المنظم واستمع إلى ما إذا كان هناك جدول أعمال محدد. إذا لم يكن هناك واحد ، اطلب منه إنشاء واحد (أو الأفضل من ذلك ، التطوع للمساعدة). أفضل جداول الأعمال محددة مع تخصيصات زمنية لضمان تغطية جميع العناصر ذات الصلة. إذا لم يكن هناك ما يكفي من الوقت لإنشاء جدول أعمال ، فقم بالتطوع لمساعدة المنظم في مراقبة الوقت.
إذا كنت تنظم الاجتماع ، فاستخدم جدول أعمال للتخطيط للوقت الذي يجب أن يكون عليه الاجتماع. دعوات تقويم Google الافتراضية لمدة ساعة واحدة ، ومن السهل النقر فوق "إرسال" دون التفكير في تقصيرها ، ولكن يمكن تغيير هذا الإعداد! ستندهش من المبلغ الذي يمكنك تغطيته خلال 15 أو 30 أو 22 دقيقة. بناءً على علاقتك بالمنظم ، إذا رأيت أنه من المقرر عقد اجتماع لمدة ساعة ولا تعتقد أنه يجب أن يكون (لأنك تفهم الغرض والنتائج المتوقعة) ، فاطلب اختصار الوقت.
أخيرًا ، إذا قبلت دعوة لعقد اجتماع ينتهي في نفس الوقت الذي من المقرر أن يبدأ فيه اجتماع آخر (على محمل الجد ، كيف نقنع أنفسنا بأننا يمكن أن نكون في مكانين في وقت واحد؟) سوف تحتاج إلى مغادرة هذا الاجتماع في وقت مبكر. من الناحية المثالية ، سيشجع ذلك المنظم على إنهاء الاجتماع في الوقت الذي تحتاج فيه إلى المغادرة. على الأقل ، ستشعر بالراحة عند الخروج دون مقاطعة ، ولن يفاجأ المنظم عندما تفعل. للحصول على تأمين إضافي ، تابع وأخبر منظم اجتماعك القادم أنك قد تصل متأخرة.
2. وسادة وقتك
بمجرد تأكيد وقت الاجتماع ، وإذا كان التقويم الخاص بك يحتوي على مساحة من حوله ، فاحميه! أضف 15-30 دقيقة قبل وبعد الاجتماع المسمى "وقت الانتقال". قبل الاجتماع ، استخدم الوقت لمراجعة أي مواد ، وأخذ استراحة حمام ، والوصول إلى الموقع قبل أن يبدأ. بعد الاجتماع ، تعتبر فترة جيدة بالنسبة لك للتفكير في المواد بينما لا تزال جديدة. من المعقول توقع احترام زملاء العمل لكل ما هو موجود في التقويم الخاص بك ؛ انهم مجرد جدولة أينما كان هناك وقت فراغ مشترك. لذا ، إذا اختتم الاجتماع في الساعة 3 بعد الظهر وحصرت الوقت للتلخيص بعد ذلك ، فمن المحتمل (لنأمل؟) ألا يخفق في بدء اجتماع جديد في الساعة 3:15 أو 3:30.
3. كتلة وقتك
هذا هو الكأس المقدسة للإنتاجية: امتلاك الكثير من الوقت - حتى أيام! - بدون اجتماعات. أعلنت BuzzFeed عن اجتماع يومي الثلاثاء والخميس. هل تستطيع؟ على الرغم من أن الأمر قد يستغرق مجهودًا متعمدًا بين الإدارة العليا لشركتك لتخليص يومًا كاملاً ، إلا أنه يجدر إلقاء نظرة على عادات العمل الخاصة بك لمعرفة متى تنجز عملك الأفضل. هل أنت شخص في الصباح ، أو هل تضخ حقًا بعد الساعة الثانية بعد الظهر؟ فحص جدولك الزمني ومعرفة أين يمكنك حظر ساعتين إلى أربع ساعات فقط مرة واحدة في الأسبوع للتركيز على القيام أو القيام. يمكنك فقط وضع اتجاه في شركتك من الألف إلى الياء!
لذلك ، هذا هو التزامي لاستعادة التقويم! من معي؟
