إذا كنت تعمل في مكتب ، فأنت تعلم أن الاجتماعات هي الخراف السوداء لمهام العمل. نحن نحب أن نكرههم ونبذل قصارى جهدنا للقضاء عليهم إلى الأبد ، ومع ذلك فإننا لا نزال نمتلكهم مرارًا وتكرارًا حتى نجد أنفسنا نتساءل عن السبب في أننا نقضي الكثير من الوقت في نفوسهم
كل شخص لديه أسرار للتنقل في المشهد الصعب للاجتماعات (وبعضها أفضل من غيرها.)
لذلك ، قمت بتجميع الاستراتيجيات الخاصة بتقليل عبء اجتماعك (وزيادة إنتاجيتك) من أربعة قادة ناجحين للشركة. من يدري ، قد تتمكن من تجربة أحد هذه التكتيكات في مكتبك!
1. إنشاء الجداول الزمنية "لا اجتماع"
هذه أقدم خدعة وأسهلها في الكتاب ، لأي شخص يكافح من أجل جدولة عمل متهور.
وهو يعمل لصالح أندرو فينجرمان ، المدير التنفيذي في PhotoShelter:
"منذ ما يزيد قليلاً عن العام ، رفضت عقد اجتماعات قبل الظهر. لقد كان التأثير على الإنتاجية مذهلاً. كشخص مصاب باضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه ، وجدت أن الصباح ضروري للعمل الذي يتطلب أعلى مستوى من التفكير النقدي. لذا ، إذا كان شخص ما بحاجة ماسة للقاء معي في الصباح ، فأنا دائمًا ما أرفض وأطلب بدلاً من ذلك ما إذا كان بإمكاننا اختيار وقت ما بعد الظهر. الشرط الوحيد الذي سأغيب فيه هو أن الاجتماع يتماشى تمامًا مع أولوياتي العليا. "
في The Muse ، تبنينا استراتيجية مماثلة من خلال تطبيق "الفوز أيام الأربعاء" ، حيث ، من الساعة 9 صباحًا إلى الساعة 1 ظهرًا يوم الأربعاء ، لا يُسمح لأحد في الشركة بجدولة الاجتماعات.
يقول نائب رئيس برنامج People and Talent ، طوني طومسون: "كانت الشكاوى الأكثر شيوعًا هي أن الناس لم يكن لديهم وقت كافٍ للتفكير لأن الاجتماعات ستتوقف كثيرًا". "هناك اجتماعان أخبرني الناس أنهما لا يمكنهما التوقف ، ولكن إذا قلصت الجهود حتى 70٪ من الاجتماعات غير المنتجة واستبدلت تلك الاجتماعات بالكثير من الإنتاجية والإبداع وصحة الموظف ، فإن الأمر يستحق ذلك".
2. وجود اجتماعات يوم واحد فقط في الأسبوع
ماتان جريفيل هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشهر واحد. لحل مشكلات الاجتماع الخاصة به ، قرر أنه بدلاً من حظر أوقات معينة ، فإنه يتم حظره كل يوم باستثناء يوم واحد.
خلافًا لنظام The Muse الخاص ، يعقد Griffel اجتماعات فقط يوم الأربعاء: "لا أقوم بعمل كبير. إذا طلب شخص ما تناول القهوة يوم الثلاثاء ، فسأطلب إذا كان يوم الأربعاء يعمل بدلاً من ذلك. إذا كان هذا الأربعاء محجوزًا بالكامل ، فسأطرح سؤالًا عن يوم الأربعاء التالي (في بعض الأحيان يتعين علي حجز يومين أو ثلاثة من أيام الأربعاء). المثير للدهشة بسيطة ، أليس كذلك؟
وقد وجد أن النتيجة ليست مجرد كتل ضخمة من الوقت للتركيز على المهام الأخرى ، ولكن أن "إجبار الناس على الانتظار حتى يوم الأربعاء غالباً ما يؤدي إلى تصفية الاجتماعات غير المهمة. سيؤدي ذلك إلى القضاء على الأشخاص الذين يريدون بعض وقتك ولكنهم غير مستعدين للانتظار حتى يعملوا في جدولك الزمني. هذا شيء عظيم بالنسبة لي ، لأنني لا أريد مقابلة هؤلاء الأشخاص على أي حال. "
3. إعادة النظر في التقويم بانتظام
تقول دينة العبيد ، مديرة الاتصالات في جرينهاوس: "إننا نعيد بانتظام تقييم الاجتماعات على أساس ربع سنوي لإعادة جدولة مواعيد الاجتماعات عند الضرورة". وهذا يعني في كل ربع عام ، أن كل شخص في الشركة ينظر إلى تقويمهم ويقرر ما إذا كان يمكن نقل مناقشات معينة إلى قناة أخرى.
يمكنك القيام بذلك بسهولة مع الجدول الزمني الخاص بك. للمساعدة في تضييق الاجتماعات التي تحدث ولا تحدث ، يقترح العبيد تقليص الإطار الزمني: "ابدأ باجتماعات مدتها 30 دقيقة وخفضها إلى 20 دقيقة عند الإمكان ؛ الأمر نفسه ينطبق على 60 دقيقة ، لماذا لا تجرب 45؟ "قد تكتشف أنه يمكنك إنجاز الكثير في وقت أقصر ، إن لم يكن عبر بريد إلكتروني أو مستند Google بدلاً من ذلك.
كما تقول ، "قضاء بعض الوقت يوم الاثنين في تحديد ما تريد إنجازه هذا الأسبوع وأي الاجتماعات يجب أن يحدث لإنجاز العمل ودفع بعض المشاريع إلى الأمام". إذا لم يشعروا بما يتماشى مع أولوياتك ، فقم بإزالة معهم.
4. عقد اجتماع تطهير
ألكس فيلا ، الرئيس التنفيذي للعمليات في Healthify ، يأخذ أعلاه أكثر من ذلك عن طريق تنظيم "اجتماع تطهير" في شركته:
"هذه نقطة زمنية محددة كل ستة إلى تسعة أشهر حيث نقوم بحذف 100٪ من الاجتماعات المتكررة ووضع قواعد يمكن من خلالها إضافتها مرة أخرى."
لذا ، ما الذي يشكل بالضبط إعادة اجتماع إلى التقويم لفيلا وفريقه؟ "بالنسبة للاجتماعات غير المتكررة والتي تواجه العميل ، يمكنك الاحتفاظ بالاجتماع أو حذفه وفقًا لتقديرك. لا يمكن إضافة الاجتماعات المحذوفة مرة أخرى لمدة أسبوعين على الأقل. بعد هذين الأسبوعين ، يمكنك فقط إضافة الاجتماع مرة أخرى إذا طلب غالبية الحاضرين استباقيًا إعادته (تم حظر الضغط على الاجتماعات الخاصة بك!) "
كانت استجابة شركته إيجابية بشكل لا يصدق ، على الرغم من كونها طلبًا تخويفًا: "الجميع يحبونه ولا يمكنهم الانتظار لحذف كل شيء. دون الاعتراف بالمشكلة ، تبدأ في الحصول على الموقف المحير المتمثل في عدم رغبة أي شخص في أن يقول ذلك ، "هذا الاجتماع غير مفيد ، فهل يمكننا إلغاؤه؟" في النهاية ، نمر بدورات من الأداء الأمثل حيث يحقق الأشخاص توازنًا جيدًا في القدرة على التعاون مع الاستمرار في توفير الوقت لأداء عملهم الفردي. "
في حين أن إشراك الجميع في فريقك بهذه الخطة قد يكون أمرًا صعبًا ، فإن الأمر يستحق الاختبار لعقد اجتماعات أصغر. تحدث مع زملائك في العمل عن إزالة أي تسجيلات غير عاجلة لبضعة أسابيع ، ومعرفة ما إذا كان ذلك يؤثر سلبًا على عملك على الإطلاق.
إن حل عبء التحميل الزائد للاجتماعات يأتي فعلاً في تحديد أولويات عبء العمل الخاص بك ، وهذا هو السبب في أن الاستراتيجيات المذكورة أعلاه فعالة جدًا.
