عندما يتعلق الأمر بتقديم عروض تقديمية مقنعة لكبار المسؤولين التنفيذيين ، لا تقلل من شأن ما يمكنك إنجازه في الاجتماع قبل الاجتماع.
تخيل السيناريو التالي: لقد تعثرت أخيرًا على جدول أعمال اجتماع قيادي مهم لتقديم "فكرتك الكبيرة" إلى الإدارة التنفيذية. لقد أمضيت أيامًا في مراجعة بياناتك وإعادة تكوين برنامج PowerPoint وتحسين توصياتك.
العرض التقديمي سارت الامور بشكل جيد حقا. يمكنك الاتصال بالعين مع execs ، تلبي أسلوب كل واحد في اتخاذ القرارات ، وحتى تستخدم كلمات مقنعة بقوة مثل "من الواضح". في عقلك ، لقد أخرجت هذا خارج الحديقة.
لكن لا شيء من هذا الأمر: قرارهم لا يسير في طريقك.
في وقت لاحق من اليوم ، انعكاسًا لما حدث ، يحدث لك: لقد قرروا عقولهم قبل وقت طويل من سماعك. في وقت ما بعد إرسال جدول أعمال الاجتماع (ولكن قبل أن تلتقط الفرس الشريحة) ، تم تحديد نتيجة الاجتماع مسبقًا من قبل صانعي القرار - ولم يتم تضمينك.
إذا تم اتخاذ القرارات الحقيقية قبل الاجتماع ، فقد لا يكفي تقديم قضيتك ومحاولة كسب القلوب والعقول في قاعة الاجتماع.
كتب معلم القيادة جون ماكسويل أن "سر اللقاء الجيد هو الاجتماع قبل الاجتماع".
في كتابه ، القيادة الذهبية ، يروي ماكسويل نصيحة معلمه الذي طلب منه معرفة مقدمات المؤثرين الرئيسيين الذين كانوا في أي اجتماع معين والالتقاء بهم مسبقاً ، سواء بشكل فردي أو في مجموعات. يستخدم ماكسويل وآخرون عبارة "الاجتماع قبل الاجتماع" للإشارة إلى عملية التحقق مع هؤلاء اللاعبين الأساسيين قبل الاجتماع الأكبر لكسب اشتراكهم وتطوير الثقة وتجنب التعرض للعمى لاحقًا.
في ندوة عبر الإنترنت منذ سنوات ، قابلت رئيس الاتصالات المؤسسية لشركة أجهزة طبية. كان موضوع خبرتها المختار مهارة لم يطورها كثير من المؤثرين الطموحين: كيفية العمل بفعالية مع المديرين التنفيذيين لـ C-suite.
قالت: "لا يمكنني أن أخبرك بعدد المرات التي رأيت فيها أشخاصًا يقدمون لفريق القيادة العليا لدينا ، وهذه هي المرة الأولى التي يسمع فيها أي شخص في هذه الغرفة حول ما تحاول أن تجربه. لإقناعهم بالقيام ".
وفقًا لقائد الاتصالات ، فإن أحد القواعد غير المعلنة في كثير من الأحيان للعمل بفعالية مع كبار القادة هو تجنب المفاجآت - ومن الطرق الرائعة لتحقيق ذلك تحمل مسؤولية الاجتماع قبل الاجتماع. "اسأل المسؤولين التنفيذيين لمدة 15 دقيقة من الوقت قبل الاجتماع الكبير ،" أوصت. "يمكنك معاينة أفكارك وأفكارك وسماع مخاوفك. اجعلهم جزءًا من العملية حتى يحين موعد الاجتماع الكبير ، ويشعرون بأن لديهم مصلحة في ذلك. "
على الرغم من أنه قد يبدو وكأنه تفاعل غير رسمي ، لا تتبع منهجًا غير رسمي ؛ أوصي بالتحضير بجد لهذا الاجتماع قبل 15 دقيقة كما تفعل في الحدث الرئيسي.
هدفك في كل من هذه "الاجتماعات المصغرة" هو اختبار فرضيتك مع كل مسؤول تنفيذي وإظهار أي مخاوف أو اعتراضات قد تظهر لديه من أجل تقليل احتمالية خروج عرضك التقديمي عن مساره. في نهاية المطاف ، فإن هدفك هو أن يصطف كل قائد على أنه داعية لك - قبل انعقاد الاجتماع الرئيسي.
وفقًا لما أوصى به معلم الاتصالات المؤسسية ، إليك بعض الأسئلة التي تطرحها على المدافعين المحتملين عن فكرتك:
- هل هذه الفكرة منطقية بالنسبة لك؟
- هل توافق على ذلك؟
- هل هذه طريقة ذكية لنا لكي نستثمر وقتنا وأموالنا؟
- هل يتوافق هذا مع المبادرات في منطقتك؟ إذا لم يكن كذلك ، لماذا؟
- وإذا حدث ذلك ، فهل ستدعمني عندما أقوم بتقديم العرض التقديمي؟
إذا كانت الإجابة "لا" ، فمن الأفضل أن تعرف الآن بينما لا يزال لديك فرصة لتغيير الاتجاه وتصحيح المسار قبل الاجتماع الكبير.
بعد إجراء هذه المحادثات ، ربما لم تقم بتجنيد 100٪ من صانعي القرار الرئيسيين كمدافعين ، ولكن عن طريق بيع أفكارك مسبقًا قبل الاجتماع الكبير ، ستعرف على الأقل من هم مؤيديك. ستعرف أيضًا من هو المحايد ، ومن هو المتشكك ، ومن المحتمل أن يكون المنتقدون المحتملون ، وموقفهم من هذه القضية. من خلال إتقان الاجتماع قبل الاجتماع وبيع الأفكار الخاصة بك مسبقًا ، يمكنك تلبية جميع وجهات النظر في العرض التقديمي النهائي ، ثم تثبيته.
