لقد أحدث البريد الإلكتروني ثورة في وقت واحد في حياتنا المهنية وجعلها صداعًا كاملاً.
على الجانب الثوري ، فإن القدرة على إرسال رسائل في الوقت المناسب - ووضعها أمام وجوههم في جميع الأوقات - أمر رائع للغاية. يمكننا التواصل مع الآخرين دون مقاطعة وجبات العشاء الخاصة بهم ، أو إيقاظهم في الليل ، أو إيقافهم في منتصف الاجتماع أو المحادثة أو أي حدث آخر للاعتراف بنا. ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، ندرك أن رسائلنا ستظهر على الأرجح في غضون دقائق أو ساعات من إرسالها لنا.
على الجانب الكامل من الصداع ، تآكل البريد الإلكتروني نوعية حياتنا ، والقدرة على إنجاز العمل - وبالنسبة للكثيرين - أي شعور بالرفاهية. تشير الدراسات التي أجريت في السنوات الأخيرة إلى أن الشخص المحترف العادي يقضي ما يصل إلى ثلث أسبوع عمله في صندوق الوارد. بالنسبة للمهنيين المشغولين الذين لا يستطيعون التخلي عن ثلث ساعات نهارهم ، يترجم هذا أيضًا كثيرًا إلى ساعات متأخرة من الليل تقضيها الرسائل ، فقط للاستيقاظ والعثور على العشرات من الساعات الجديدة المنتظرة هناك.
وبعد شهور أو سنوات من هذه الدورة ، يمكنك أن تتخيل كيف أن الشخص الذي على الطرف المتلقي من بريدك الإلكتروني المهم للغاية قد يشعر بالاستياء الشديد قبل فتحه.
لذا ، كيف يمكنك استخدام هذه الأداة لصالحك - سواء كان ذلك من خلال البحث عن وظيفة أو في حياتك المهنية اليومية - دون خلق حطام في البريد الوارد للطرف الآخر أو جعله يشعر أو أنها مدفونة على قيد الحياة؟
الخطوة 1: اسأل نفسك ، "هل هذه الرسالة مهمة بما يكفي لاستحقاق بريد إلكتروني؟"
لنكن صادقين. ربما لم تكن هناك حاجة لإرسال نسبة مئوية معقولة من الملاحظات التي ترسلها (لا سيما المرهق "أعتقد أنني سأمضي قدما و CC الجميع"). كان من الممكن أن تطفو على مكتب زميلك في العمل ، أو أرسلت نصًا سريعًا ، أو فكرت في كل ما يتعلق بك وحدك.
لذا قبل رش الفلفل بالأرض بالتواصل ، اسأل نفسك "هل يجب إرسال هذا؟" وبعد ذلك مباشرة (على افتراض أن إجابتك الأولى هي "نعم") ، اسأل نفسك ، "هل هذه أفضل وسيلة للرسالة التي أحتاجها؟" أن أنقل؟ "
إذا كانت الإجابة بنعم ، تابع.
الخطوة 2: الاستفادة الجيدة من سطر الموضوع
إذا كنت تريد أن يتم تلقي رسالتك بشكل إيجابي ، فاقرأها سريعًا ، وإذا استدعي الأمر ، فقم بذلك: قم بالإستراتيجية مباشرة من سطر الموضوع.
بدلاً من الإلقاء في سطر موضوع خفي أو مفرط أو ممل (على سبيل المثال ، "متابعة" أو "سؤال" أو "بحاجة إلى مساعدة") ، أمسك بشخص ما في الترحيب. فكر في شيء مثل "يحيله دور بيل سميث- مدير التسويق" أو "طلب الطلب في الوقت المناسب - التوقيع بحلول ظهر يوم الخميس" ، هيك ، إذا كانت رسالتك قصيرة بما فيه الكفاية ، اجعل البريد الإلكتروني بأكمله سطر الموضوع ("هل يمكنني اقتراض مكتبك @ 2 مساء اليوم؟ ")
النقطة هنا هي: افترض أن بريدك الإلكتروني سيجلس في مجموعة مع مجموعة من الآخرين في صندوق الوارد الخاص بالمستلم. سيساعد سطر الموضوع المقنع في ضمان قراءته (والاستجابة له) في الوقت المناسب.
أوه ، وملاحظة جانبية ، احتفظ بخيار "وضع علامة على هذا الأمر الملح" في المواقف العاجلة حقًا. إن أسرع طريقة لإزعاج شخص ما هي "وضع علامة حمراء" على أمر عاجل لا أحد غيرك.
الخطوة 3: اجعل الأمور سهلة على الطرف الآخر
بصفتي شخصًا يتلقى 100+ رسالة إلكترونية كل يوم ، فإنني أعمل بجد لجعل حياة الأشخاص الذين أرسل إليهم رسائل البريد الإلكتروني سهلة. وأنا أحب ذلك مثل الجنون عندما يفعلون نفس الشيء بالنسبة لي. كيف ، على وجه التحديد ، يمكنك القيام بذلك؟
أولاً ، إذا كانت ملاحظتك نقطة معلومات أكثر من شيء تتوقع الرد عليه ، ففكر في البدء بشيء مثل "لا توجد حاجة إلى الرد - أردت فقط إخبارك بذلك …"
سيؤدي ذلك أيضًا إلى تخفيف العبء على البريد الوارد الخاص بك لأن الطرف الآخر لن يشعر بأنه مضطر لإرسال رسالة مرة أخرى يقول "شكرًا على هذا" أو "تم استلام الرسالة".
المقبل ، والحفاظ على الشيء وجيزة قدر الإمكان. اذهب من خلال وتصحيح قبل ضرب الإرسال. هل هي موجزة؟ هل يمكنك اكتشاف أي شيء غير حيوي؟ هل حصلت على مجرى مائي من التفكير وانتهى الأمر بمقال من 14 فقرة؟ لا ترسل شيئًا مرهقًا إذا كان بإمكانك توصيل نفس الرسالة بنصف النسخة.
أيضًا ، إذا كنت قد حصلت على نقطة أو نقطتين "لا يمكن تفويتهما" تحاول القيام بها ، ففكر في وضعها في قائمة حتى يراها المراجع على الفور. (فقط استخدم العناية - فأنت لا تريد أن يبدو أنك تصرخ على الشخص.)
أخيرًا ، اعمل كالمجنون لوضع كل ما تحتاجه للتواصل في بريد إلكتروني واحد ، وليس خمسة. عرضية ، "عفوًا! لقد نسيت المرفق! "أو" أوه تبادل لإطلاق النار ، شيء آخر … "يسمى الفواق بأنه إنسان. إن إرسال ثلاث أو أربع رسائل سريعة النيران إلى شخص واحد - لأنك فشلت في جمع أفكارك قبل الجلوس على جهاز الكمبيوتر الخاص بك - لن يُنظر إليه على أنه محبب.
بالتأكيد ، يجب ألا تتجنب إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما تمامًا خشية أن يشعروا بالاستياء لأنك تجرأت على ملء صندوق الوارد الخاص بهم. إنها واحدة من أفضل أدوات التواصل التجاري التي لدينا ، خاصة بالنسبة لأولئك منا الذين يعملون مع أشخاص عبر مناطق زمنية متعددة.
لكن تطبيق الإستراتيجية في مقاربتك - ومراعاة المستلم - سيساعدك بالتأكيد على زيادة قوة الرسالة ، والاحتمالات التي ستحصل على استجابة مواتية لها.
