حصل على عمل؟ واحد يتضمن جهاز كمبيوتر ، اتصال بالإنترنت ، ومكتب؟
بعد ذلك ، من المحتمل أن تكتب رواية بريد إلكتروني بقيمة هذا العام - أثناء التعامل مع حوالي 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا.
أعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعًا: الوصول إلى البريد الإلكتروني الزائد وصل إلى درجة الحمى. (وليس حمى جيدة ، مثل الديسكو أو الرعاة البقر. حمى سيئة. مثل التيفود.)
مثل معظم الناس ، قضيت وقتًا طويلاً في التفكير في كيفية تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني والرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع. ولكن في الآونة الأخيرة ، كنت أفكر في سؤال أكثر إثارة للاهتمام: كيف يمكنني "تدريب" الناس (بلطف ومحبة ، بالطبع) لإرسال لي عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني في المقام الأول؟
فيما يلي ثلاثة من الأساليب المفضلة لدي.
هل هي مفاهيم ثورية؟ ليس صحيحا. هل هم تذكير عاقل ومعقول؟ أنا اعتقد ذلك. وإذا وافقت ، آمل أن ترسل لي رسالة بالبريد الإلكتروني وأن تخبرني بكل شيء عنها. (مجرد مزاح. تمامًا.)
1. لا ترد على كل بريد إلكتروني بعيدًا (أو على الإطلاق)
قد يبدو هذا غير بديهي ، ولكن عندما تبحث فيه حقًا ، فإن الكثير من "رسائل البريد الإلكتروني العاجلة" تميل إلى حل نفسها دون مساعدتك.
مثال على ذلك: حوالي مرة واحدة يوميًا ، سوف أتلقى رسالة إلكترونية محمومة من عميل أو زميل أو عميل جميل يقول شيئًا مثل:
"أليكس! مساعدة! أحاول القيام به _________ ولكني لا أتذكر ما أخبرتني أن أفعله _________. هل يمكن أن تذكرني ، مرة أخرى؟ "
حوالي 90٪ من الوقت ، إذا انتظرت ساعة أو ساعتين ولم أفعل شيئًا على الإطلاق ، فإن هذا الشخص نفسه يكتب ويقول:
"أليكس! الصيحة! اكتشفتها. خطأي. لا يهم!"
من خلال اختيار عدم الاستجابة بشكل فوري ، فأنت "تدرب" الأشخاص على أن يكونوا أكثر اعتمادًا على الذات - بينما تخلقون توقعات واقعية عاقلة بشأن مدى سرعة الرد.
بالطبع ، استخدم الحس السليم هنا. إذا كنت تعمل في منصب خدمة العملاء - وكان العنصر الأساسي في وظيفتك هو الاستجابة الفورية للأشخاص الذين يحتاجون إلى مساعدتك - فمن الواضح أن تعريفك لـ "من يحتاج إلى مساعدتي" سيكون مختلفًا عن تعريف شخص آخر.
ولكن بغض النظر عن نوع الوظيفة التي لديك ، يمكنك تجربة هذه الخطوة التالية.
2. إنشاء الرد التلقائي مع إجابات مفيدة للأسئلة المتداولة
قم بإعداد قائمة الأسئلة الشائعة التي يرسلها الأشخاص إليك ، يومًا بعد يوم. ثم ، ضع إجاباتك في جهاز الرد التلقائي الذي يعطي الناس ما يحتاجون إليه بالضبط.
إنه فعال للغاية ، ومرة أخرى ، يرسل رسالة خفية مفادها أنك تقدر الأشخاص الذين يرغبون في مساعدة أنفسهم.
إليك مثال بسيط:
مرحبا!
شكرا جزيلا للكتابة.
إذا كنت تقرأ هذه الكلمات ، فهذا يعني أنني متعمق في مشروع كبير ومثير - ولن أتحقق من بريدي الإلكتروني لعدة ساعات.
ولكن بفضل سحر البريد الإلكتروني ، لا يزال يمكنني مساعدتك ، الآن!
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لإعداد اجتماع:
الرجاء استخدام أداة الجدولة عبر الإنترنت ، هنا. إنها أفضل طريقة لإغلاق الوقت.
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا للحصول على تحديث للحالة على Project XYZ:
يرجى الاطلاع على الجدول الزمني المحدث ، هنا.
إذا كان لديك سؤال شديد الحساسية للوقت:
يرجى رنين خليتي على ### - ### - ####. أو قم بالتجول إلى مكتبي بالطابق الثالث. سوف اكون بالجوار.
3. الرد مع الإعلانات ، وليس المزيد من الأسئلة
إذا اختتمت رسائلك الإلكترونية بأسئلة مفتوحة مثل هذه:
"في أي وقت تعتقد أننا يجب أن نتناول الغداء؟"
"هل تتذكر كيفية تحديث الموقع ، أو هل تحتاج إلى مساعدة؟"
"كيف تعتقد أننا يجب أن ننطلق من هنا؟"
سوف تولد أسئلتك مزيدًا من رسائل البريد الإلكتروني ، مع المزيد من الأسئلة التي تتطلب تفكيرك واهتمامك المستمر.
لذا ، بدلاً من سؤال مفتوح ، حاول إنهاء رسائل البريد الإلكتروني بإعلان واضح ، مثل:
"دعنا نتناول الغداء الساعة 12:30 مساءً. نراكم في مقهى لونا. "
"عندما تكون مستعدًا لتحديث موقع الويب ، إليك برنامج WordPress تعليمي ورابط لإرشادات العلامات التجارية لشركتنا. أنا هنا إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة. "
"دعونا نعيد الاتصال في أسبوع واحد. سأتصل بك في الساعة 10 صباح الاثنين المقبل. "
إذا لم ينفع ما تقترحه للمستلمين ، فسنعلمك! ولكن في معظم الوقت ، سيكونون ممتنين لدقتك. إنك تتخلص من الإرث العقلي بالنسبة إليهم - ناهيك عن سلسلة طويلة من الراحة والضرورية غير الضرورية.
لتلخيص كل شيء؟
إذا كنت ترغب في تدريب الناس على إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني (وأفضل) إليك: قم بتصميم السلوك الذي تريد رؤيته في العالم.
إذا اعتدت على إرسال الأصدقاء والزملاء عبر البريد الإلكتروني لطلب المشورة بشأن الأشياء التي قد تكون مجرد Google ، فمن المحتمل أن يفعل الآخرون نفس الشيء بالنسبة لك.
إذا كنت تكتب رسائل بريد إلكتروني طويلة وممتعة وألغاز ، فستتلقى ردودًا غامضة على حد سواء.
لكن ، إذا كنت مدروسًا وموجزًا ، فسوف ترفع من عاتق الجميع في دائرتك - وتعليم الآخرين بدقة كيف تريد أن تعامل.
لذلك ، يكون المعلم واضحة ومتسقة. صندوق الوارد الخاص بك (والنفسه) سوف شكرا لك.
