لقد شعرت بالرضا (وترهبت قليلاً) عندما طُلب مني كتابة خطاب توصية لأول مرة. كانت المهمة تبدو "عالية المخاطر" ، فرسالتي ستؤثر في قبول الطالب المحتمل لبرنامج الماجستير. وفي ذلك الوقت ، كنت طالبة دكتوراه في السنة الثانية فقط تبلغ من العمر 22 عامًا.
ولحسن حظك ، فقد قامت الأستاذة المحترمة في وزارتي مؤخراً بإخبار قصة عن تجربتها الأولى في كتابة خطاب توصية هدأ أعصابي قليلاً. "استغرق الأمر إلى الأبد!" تتذكر. ولكن بمجرد حصولها على تعليق ، أصبحت العملية أسهل وأكثر كفاءة في كل مرة.
بمجرد أن تحصل على بضع سنوات من الخبرة تحت حزامك ، فهناك فرصة جيدة لأن يُطلب منك كتابة خطابات توصية للقبول في الدراسات العليا أو الجوائز أو المنح الدراسية أيضًا. على الرغم من أنه من السهل أن تشعر بالقلق حيال معالجة هذا الأمر للمرة الأولى ، فلا تقلق - فقط اتبع هذه الإرشادات الأساسية لبناء حالة قوية وداعمة لزميلك أو معلمه.
كن انتقائي
أول الأشياء أولاً: قبل أن توافق على التوصية بشخص ما ، من المهم تقييم ما إذا كنت تعرف المرشح جيدًا بما يكفي للتحدث عنها في سياق البرنامج الذي تتقدم إليه. ما لم يُطلب منك تحديدًا أن تكون مرجعًا شخصيًا أو حرفيًا ، تفترض التطبيقات التي تتطلب خطابات توصية عادةً أنك قد عملت مع مقدم الطلب أو أشرفت عليه في بيئة أكاديمية أو مهنية.
لذلك ، حتى إذا كنت تستطيع التحدث إلى المهارات القيادية لأحد الأصدقاء من خلال تجربة شخصية (على سبيل المثال ، لقد تطوعت معًا أو شاركت في رئاسة حدث اجتماعي لمؤسستك) ، إذا لم تكن مشرفها المباشر أو زميلك في العمل ، فلا يجوز لك ذلك. يكون أفضل رهان لها. على نفس المنوال ، إذا كنت لا تشعر بالثقة من أنك تستطيع أن تقول شيئًا فريدًا عنها ، أو لا تشعر بالراحة عند كتابة خطاب قوي بالنيابة عنها ، فمن الأفضل أن تقترح عليك العثور على مُوصي آخر.
ولكن إذا كان لديك علاقة مهنية قوية مع المتقدم ، ومعرفة مهاراتها وقدراتها ، فلا تخف من الغطس!
يؤلف رسالة متوهجة (ولكن ذات صلة)
حسنًا ، أنت مستعد للكتابة ، لكن ماذا تتضمن؟ للتأكد من إنتاج الرسالة الأكثر فاعلية الممكنة ، اتبع النصائح أدناه.
1. جند مساعدة مقدم الطلب
حتى إذا كنت تعرف مقدم الطلب جيدًا ، فستحتاج إلى بعض المعلومات ذات الصلة لمساعدتك في كتابة أفضل خطاب ممكن. لذلك ، لا تخف من أن تطلب منها التوجيه.
على سبيل المثال ، لماذا تتقدم بطلب لهذا البرنامج المحدد؟ ما هي المهارات والخبرات التي تعتقد أنها سوف تبرز أكثر في لجنة القبول؟ ما هي بعض الإنجازات التي تفخر بها؟ اطلب نسخة من سيرتها الذاتية أو المواد الداعمة لها - ثم استخدمها لتصميم خطاب التوصية الخاص بك (على سبيل المثال ، إذا كانت تتقدم بطلب لبرنامج تمويل ، فربما لن تحتاج إلى الكتابة بشكل مكثف عن مهارات الإبداع وتحرير الفيديو!).
2. تحديد أفضل سماتها
تتلقى لجان القبول المئات (أو الآلاف) من الطلبات لعدد أقل بكثير من الفتحات المتاحة. لذلك ، إلى جانب الحد الأدنى من المتطلبات مثل التعليم والخبرة ، يبحثون عن سمات مميزة - "عوامل X" التي تميز شخص ما في بحر من التطبيقات.
لتحديد هذه الخصائص ، تذكر تفاعلاتك مع مقدم الطلب: هل هناك إنجاز خاص يبرز بالنسبة لك؟ هل لاحظتها تتغلب على عقبة في العمل وكيف تمكنت من التغلب عليها؟ كيف يمكن لهذه التجارب أن تساعدها على النجاح في مدرسة الدراسات العليا؟ سواء أكانت قائدًا رائعًا أو تتوصل إلى حلول مبتكرة للمشكلات ، فكر في أهم الواصفات التي يمكنك استخدامها.
الأهم من ذلك ، تأكد من تقديم أمثلة وسلوكيات محددة لدعم هذه الصفات. إن وظيفتك كموصي هي أن تصف مقدم الطلب لشخص لا يعرفها ، ويمكن أن تكون الحكايات مفيدة للغاية في إعادة شخصيتها إلى الحياة وجعلها تبرز من بين الحشود.
3. مشاهدة لغتك
ربما سمعت أن هناك بعض الكلمات التي يجب تجنبها عند كتابة سيرة ذاتية - حسنًا ، هذا صحيح أيضًا بالنسبة لرسائل التوصية. لا تعني مصطلحات Catchall مثل "المجتهد" أو "المتحمس" أو "المبدع" الكثير عندما يتم وصف جميع المتقدمين الآخرين بنفس المصطلحات الغامضة.
لذلك ، تجنب اللغة المزهرة أو الغامضة بشكل مفرط في رسالتكم. كن مفصلاً قدر الإمكان عند وصف مرشحك ، وقدم دائمًا أمثلة ملموسة للتأكيد على السمات التي تذكرها.
4. اكتب عن مقدم الطلب ككل
من المهم أن تتذكر أن اللجان تبحث عن أشخاص لاستكمال فصلهم القادم - وليس مجرد قائمة مرجعية للمؤهلات.
لذا أثناء الكتابة ، فكر في الطريقة التي يمكن بها لمقدّم الطلب المساهمة في فصلها الجديد بطرق غير واضحة من مواد الطلب. هل لديها شعور كبير من الفكاهة؟ هل هي مستمع عظيم ، دائما على استعداد لتقديم الأذن أو يد العون؟ أو ربما توفر لها اهتماماتها خارج العمل لجنة الاختيار بمعنى أفضل لشخصيتها. على سبيل المثال ، إذا أكملت للتو ماراثونها الأول ، فربما تكون قد شهدت تصميمها.
التفاصيل مثل هذه لن تكون في سيرتك الذاتية للمتقدم ، لكنها يمكن أن تساعد فريق القبول في تصور كيف ستساهم في مجتمعهم الأكاديمي.
مسمار اللوجستية
الآن بعد أن كتبت محتوى الرسالة ، فإن الباقي هو مجرد تفاصيل!
لا يتوفر لدى المراجعين سوى وقت محدود لاستكشاف التطبيقات ، لذلك من المهم أن تكون مقتصرًا - حافظ على توصيتك في صفحة واحدة. استخدم ترويسة شركتك أو مدرستك إن وجدت ، وقم بتوقيع الجزء السفلي باسمك واسم الوظيفة الحالي ومعلومات الاتصال في حالة احتياج موظف القبول إلى المتابعة.
سيكون عليك أيضًا اتخاذ قرار بشأن السماح لمقدم الطلب برؤية الرسالة أم لا. تتيح العديد من نماذج الطلبات للمرشحين خيار التنازل عن حقهم في رؤية المنتج النهائي ، ولكن بصفتك مقدم توصية ، الأمر متروك لك حقًا (لن يوافق بعض الموصىين على كتابة خطاب ما لم يتنازل الطالب عن هذا الحق). الأكثر شيوعًا ، يُفترض أن التنازل عن الحق يشير إلى وجود مستوى من الثقة بين مقدم الطلب ومقدم الطلب ، لذلك يشعر الكثير من كتاب الحروف بالراحة في الحفاظ على سرية محتويات التوصية.
أخيرًا ، وربما الأكثر وضوحًا ، تحقق من المواعيد النهائية وإرشادات التقديم للتأكد من أن رسالتك في حالة جيدة وتخدم الغرض منها.
بمجرد تقديم التوصية ، أخبر مقدم الطلب الخاص بك ، وأتمنى لها حظًا سعيدًا ، وقد انتهيت! بمساعدتكم ، فإن مقدم الطلب في طريقه إلى مستقبل ناجح ومرضي.
