بالنسبة لمعظمنا ، تعد صناديق البريد الوارد الخاصة بنا هي العدو - فجوة سوداء قاتمة من الألم واليأس وكوبونات المبيعات التي لا يمكننا الزحف إليها مطلقًا.
وعلى الرغم من أنه يمكنك محاولة الملف التلقائي وإلغاء اشتراكك ، إلا أن هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكنك تجنبها. لن تتمكن من منع شركتك من إرسال جميع تقارير الفريق الخاصة بك أو منع هذا الدعاية المزعجة من إصدار تشوكينج الصحفي بعد بيان صحفي لك.
ولكن هناك نوع واحد من رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك إيقافها: متابعة رسائل البريد الإلكتروني.
فكر في الأمر: كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتراكم لديك ، كلما استغرقت وقتًا أطول للرد عليها. كلما طال الوقت الذي تستغرقه في الرد ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التي يقرر الأشخاص إرسالها للتأكد من تلقيك لرسائلهم. قبل مضي وقت طويل ، أنت عالق في حلقة مفرغة دائمة. إذا كان هناك عدد كبير من الناس يرسلون لك "مهلا ، هل تلقيت الرسالة التي أرسلتها أمس؟" ، هل يمكن أن تتخيل مقدار الوقت الإضافي والوقت الضائع؟
لحسن الحظ ، هناك طريقة سهلة للغاية لتقليص عدد رسائل المتابعة (وربما فقط الرسائل بشكل عام) التي تتلقاها: ضع مستجيبًا تلقائيًا للبريد الإلكتروني - ليس فقط عندما تكون في إجازة ، ولكن كل زمن.
لا يجب أن يكون ردك التلقائي طويلاً أو مفصلاً ، ولكن رسالة سريعة "مرحبًا ، لقد تلقيت بريدك الإلكتروني وسأرجع إليك عندما أستطيع!".
هل تحتاج إلى القليل من الإرشادات حول كيفية تنسيق الرد التلقائي الخاص بك؟ جرب هذا القالب للبدء:
ضع في اعتبارك أيضًا أن كونك أكثر تحديدًا مع المستجيب التلقائي هو الأفضل. امنح الأشخاص جدولًا زمنيًا عامًا للوقت الذي ستعود فيه إليهم ("سأحاول الرد على استفسارات العمل في غضون ثلاثة أيام") ، حتى يعرفوا الفرق بينك وأنت مشغول وأنت تستخدم المستجيب التلقائي كطريقة لتجنب البريد الوارد الخاص بك تمامًا (لا نوصي بذلك ، من الواضح).
بالإضافة إلى ذلك ، يمثل المستجيبون التلقائيون طريقة رائعة لتوجيه العمل إلى أشخاص آخرين قد يكونون أكثر ملاءمة ("إذا كنت تتصل بي بشأن فرصة تسويقية ، فلا تتردد في مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني أو معاون التسويق لدينا ، على").
يمكن أن يكون المستجيب التلقائي فرصة غير تقليدية لإشراك الناس. شعور قليلا الترويج الذاتي؟ أضف رابطًا إلى إحدى صفحات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. هل تريد الإجابة بشكل مسبق على بعض الأسئلة؟ قم بتضمين الأسئلة الشائعة الممتعة حول التعامل مع بعض الأشياء التي يأتي إليك الأشخاص غالبًا من أجلها. هل أنت مهتم بالإبداع؟ رابط لمقال حديث وجدته مثيرًا للاهتمام.
قبل كل شيء ، تأكد من استخدامك للمستجيب التلقائي كوسيلة لكسب الوقت وليس بديلاً عن الرد على رسائل البريد الإلكتروني (بسبب ، مفاجأة: لا يرد المستجيبون التلقائيون على الرسائل لك بغض النظر عن المدة التي تنتظرها).
ولكن باستخدام هذا النهج ، ستحتفظ برسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. عليك أن تبقي اتصالاتك سعيدة. والأهم من ذلك كله ، أن تبقي رعب البريد الوارد من زحف إلى يومك.
