عندما يتعلق الأمر بمتابعة رسائل البريد الإلكتروني ، أعتقد أنها تقع في واحدة من مجموعتين متميزتين: تسجيل الدخول لأنك تأمل بشدة في الحصول على رد أو إعادة الدوران لأنك في حاجة ماسة إلى استجابة.
إذا كنت قد بحثت عن وظيفة من قبل ، فمن المحتمل أن تكون على دراية بهذا السيناريو الأول. من المحتمل أنك ظهرت ببراءة في صندوق الوارد الخاص بمدير التوظيف عدة مرات بأمل ضعيف في أن تسمع شيئًا آخر حول الخطوات التالية في عملية التوظيف. نعم ، يمكن لهذا الصمت الراديو أن يكون محبطا.
ولكن ، بصراحة ، فإن المجموعة الثانية من المتابعات - تلك التي تحتاج إلى رد فعل بشكل مطلق ، محموم ، دون شك - يمكن أن تكون مثيرة للغضب.
سواء كنت تنتظر جزءًا من المشروع مستحقًا من أحد زملائك في العمل أو كنت لا تزال تبقي عينيك مقزومين بالرد على هذه الإجابة الضرورية من رئيسك في العمل ، فلا تحصل على ما تحتاجه عندما تكون في حاجة إلى ذلك محبطًا في أحسن الأحوال . وفي معظم الأوقات ، يتطلب ذلك نوعًا مختلفًا من النهج الذي تتبعه تلك الرسائل "مجرد تسجيل الدخول!" التي اعتدت على إرسالها إلى أصحاب العمل المحتملين أو العملاء المحتملين.
لذلك ، إليك أربع نصائح أساسية لمساعدتك على المتابعة بفعالية عندما لا ترغب في الحصول على استجابة فحسب ، بل تحتاج إلى إجابة واحدة.
1. مقاومة الرغبة في الاعتذار
تبدو مألوفة؟ من المحتمل أن تكون جميع الأسطر التي استخدمتها لبدء رسالة متابعة. وعندما ترسل رسالة بريد إلكتروني مهذبة إلى شخص ما مثل مدير التوظيف ، فقد تكون وسيلة فعالة إلى حد ما للتمييز في طلبك.
لكن ، عندما تنتظر بشغف رداً يدين لك به شخص ما؟ حسنًا ، لا توجد حاجة حقًا للاعتذار عن ذلك. أنت تستحق الرد من أجل الاستمرار في المضي قدمًا في عملك - وهذا ليس شيئًا تحتاج إلى أن تعتذر عنه. لقد فعلت شيئا خاطئا.
لذلك ، قاوم الرغبة الشديدة في بدء بريدك الإلكتروني بمجموعة من الاعتذارات والأفكار القلبية. انها حقا ليست ضرورية.
2. اجعلها سهلة
إذا كنت تتابع ذلك ، فربما تكون قد أرسلت هذا الشخص بالفعل على الأقل (على الأقل ، عدد قليل ) من رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة قبل هذا. ومن المحتمل أن تحتوي رسائلك الأولية على الكثير من المعلومات الأساسية: ما تحتاجه ، ولماذا تحتاج إليه ، ومن تحتاج إليه ، وما إلى ذلك.
بالطبع ، من المهم توفير القليل من السياق - يجب أن يكون المستلم قادراً على جمع الأساسيات من بريد إلكتروني واحد فقط (دون الحاجة إلى التمرير خلال سلسلة الرسائل التي لا نهاية لها على ما يبدو). ومع ذلك ، تذكر أن الكلمة الأساسية هناك هي الأساسيات .
عندما تحتاج إلى استجابة ، فإن أفضل رهان لك هو أن تجعل من السهل على ذلك الشخص أن يعود إليك فعليًا - مما يعني أنك في حاجة إلى تخطي الزغب والوصول مباشرة إلى التفاصيل الرائعة.
لا تعتمد على هذا الموضوع القياسي "المتابعة" وبدلاً من ذلك ، قم بتحرير سطر الموضوع لوصف ما هو مطلوب بوضوح. استخدم جملًا وفقرات قصيرة ، بل واستخدم النقاط النقطية إذا كان ذلك يجعل رسالتك أسهل.
تريد نقاط المكافأة؟ قم بتضمين موعد نهائي عندما تحتاج إلى استجابة - بالخط العريض ، إذا كنت تشعر بشجاعة خاصة. كلما كانت رسالتك أسهل في القراءة والرد عليها ، زاد احتمال حصولك على ما تحتاجه بالفعل.
فيما يلي مثال على الشكل الذي يمكن أن يبدو عليه هذا النوع من البريد الإلكتروني:
- مخطط نمو العميل
- مخطط الصناعات العميل
3. جرب طرق أخرى
لقد توصلنا جميعًا إلى الاعتماد بشكل كبير على البريد الإلكتروني - ولسبب وجيه. إنها وسيلة مريحة وسهلة للتواصل.
ومع ذلك ، بالنظر إلى أننا جميعًا غارقون دائمًا في صناديق البريد الوارد لدينا ، فمن السهل أن تضيع تلك الرسائل تمامًا في خلط ورق اللعب. يقرأ الناس بريدك الإلكتروني ويتعهدون بالرد عليه لاحقًا ، فقط حتى يتم دفنه أكثر فأكثر - بمعنى أن كلمة "لاحقًا" لا تأتي أبدًا.
في المواقف التي تتمنى فيها فقط تلقي رد ، لا أوصي عادةً بهذا النهج (بصراحة ، لا يحبذ مديرو التوظيف التعقب). ولكن ، إذا كنت في حالة توقف تام تنتظر المعلومات التي تحتاجها ، فقد حان الوقت للخروج من وراء شاشة الكمبيوتر الخاص بك في مصلحة الحصول على هذا الرد.
التقط الهاتف أو توقف بجوار مكتب ذلك الشخص أو اذكره لها وأنت تتجمع حول قدح القهوة في الصباح. نعم ، قد يدفعك هذا عبر الخط من الثبات إلى الآفات. لكن في بعض الأحيان تستدعي الأوقات اليائسة اتخاذ تدابير يائسة.
4. صف الخطوات التالية
عندما يفشل كل شيء آخر ، حان الوقت لوصف كيف ستتحرك للأمام إذا لم تحصل على الاستجابة التي تحتاجها أبدًا . بغض النظر عن عدد النصائح والتكتيكات المختلفة التي تحاول تجربتها ، فهناك بعض الأشخاص الذين لن يعودوا إليك. ولسوء الحظ ، هذا لا يعني أنه يمكنك فقط مسح يديك بكل شيء. تحتاج إلى ضبط والمضي قدما.
عادةً ما تعرف متى ترسل رسالة المتابعة النهائية - آخر جهد لتخليصه من ذلك الشخص حتى يضغط على زر "الرد" أخيرًا. لذلك ، عند إرسال هذا التحذير النهائي ، قم بإنهاء رسالتك بتفصيل ما سيحدث بعد ذلك إذا لم تحصل على ما تحتاجه.
أنا أعلم أن هذا ربما يبدو قليلاً من التهديد. لكن من المهم أن توضح ذلك للمستلم. باستخدام مثالنا من قبل ، يمكنك إضافة سطر مثل هذا إلى أسفل هذا البريد الإلكتروني:
أقسى قليلا مما كنت تستخدم ل؟ نعم فعلا. فعال؟ قطعا.
الاستماع إلى صراصير الصراصير رداً على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أمر محبط دائمًا - لكنه يصبح مزعجًا بشكل خاص عندما تحتاج إلى إجابة فعلية. وغالبًا ما يتطلب هذا السيناريو نهجًا مختلفًا عن النهج المهذب الذي اعتدت عليه.
نفذ هذه النصائح وستحسّن فرصك في الحصول على هذا الرد الذي كنت تنتظره. ان لم؟ حسنًا ، على الأقل ستعرف أنك جربت كل شيء - أقل من إرسال حمامة حامل (والتي ، بالنسبة للسجل ، لا أوصي بها).
