"اكتب هذا - سيكون في الامتحان النهائي" ، قال أي رئيس على الإطلاق.
تدوين الملاحظات هو تحدٍ غير معروف يتمثل في الانتقال من المدرسة إلى مكان العمل - فنحن في بيئة جديدة تمامًا ، ولديها أسباب مختلفة تمامًا لتدوين الملاحظات والاحتياجات المختلفة لكيفية استخدام ملاحظاتنا في وقت لاحق ، ومع ذلك معظمنا نعتمد على الأساليب التي استخدمناها في صف تاريخ المدرسة الثانوية.
وعلى الرغم من أنه من النادر أن يفقد أي شخص وظيفة بسبب عدم تدوين الملاحظات على شيء ما ، فإن التأثير الصغير والمستمر للملاحظات السيئة (أو تخطي الملاحظات تمامًا) يمكن أن يضر بحياتك المهنية حقًا. كم عدد المرات التي اضطررت فيها إلى إرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك أو زميلك أو عميلك لطرح سؤال حول شيء تحدثت عنه في اجتماع في اليوم الآخر لأنك نسيته؟ هذا يضر بهذه العلاقة - ناهيك عن إنتاجية الجميع. (ملاحظة جانبية: فيما يلي بعض الأشياء التي لا يحبها الرؤساء.)
على الجانب الآخر ، تدوين الملاحظات طريقة رائعة لإظهار الاحترام للناس. إنه يظهر أنك تستمع وأنك تعتقد أن ما يقولونه مهم. تعمل ملاحظاتك كدليل لك للقيام بعملك بشكل أفضل ، أيضًا ؛ يمكنك الرجوع بسهولة إلى المعلومات المهمة التي تحتاجها للنجاح كلما احتجت إليها ، دون تأخير.
ومكافأة سرية ، وتدوين الملاحظات في الواقع يجعلك أكثر ذكاء. عندما يكون لديك مجموعة من الملاحظات الشاملة والمدروسة في مكان واحد (التي تعيد زيارتها بالفعل من وقت لآخر) ، تبدأ في رؤية الروابط بين الأشياء التي لم تكن لتراها ولديك معلومات لا يحتفظ بها الآخرون. هذه هي الطريقة التي ستحصل بها على أفكار رائعة ، وتكوين روابط جديدة ، وتصبح نوعًا من المبتكر والقائد الذي يجعل الأمور تحدث بالفعل في فريقك.
الكل في الكل ، تدوين الملاحظات هو طريقة دقيقة حقًا لكنها قوية لجعل نفسك أكثر نجاحًا - لكن قلة قليلة منا تحصل على أي إرشادات حول كيفية تحويل أسلوب تدوين الملاحظات لدينا إلى العمل في العمل. لهذا السبب أود اليوم أن أشارككم دليلًا سريعًا لتدوين ملاحظات رائعة في حياتك المهنية.
1. معرفة متى تدوين الملاحظات في العمل
لا يتطلب كل موقف في العمل تدوين الملاحظات ، ولكن هناك بالتأكيد أوقات أوصي فيها بشدة بسحب القلم والورقة. بشكل عام ، نصيحتي هي دائمًا أن تخطئ إلى جانب تدوين الملاحظات وتقرر فيما بعد ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بها أم لا ، ولكن في ما يلي بعض الأوقات الأساسية التي تريد فيها تدوين بعض الأشياء:
اجتماعات فردية
سواء كنت رئيسك أو الموظف ، فإن تدوين الملاحظات يوضح أنك تأخذ الوقت على محمل الجد. كما أنه وقت مناسب لتدوين التفاصيل الشخصية مثل اسم زوجتك في مديرك ، وهو أمر جيد يجب تذكره لمساعدتك في تكوين علاقة أكثر جدوى مع الأشخاص في العمل.
محادثات كبيرة
من السهل الالتفاف حول ما يحدث أثناء جلسة عصف ذهني كبيرة أو حل للمشاكل بحيث لا تحتفظ بأي شيء عند الخروج من الغرفة. حدد نقطة لتدوين الملاحظات ، حتى لو كنت تشارك كثيرًا ، لضمان التمسك بالمعلومات الهامة.
اجتماعات العملاء
يعد إحضار الكمبيوتر المحمول فكرة جيدة دائمًا حتى تتمكن من تسجيل كل التفاصيل التي يحتاجها العميل أو العميل. من الأفضل أن يكون لديك الكثير من المعلومات وتحللها لاحقًا بدلاً من تفويت شيء مهم حقًا.
اجتماعات مع الموجهين أو جهات الاتصال الخاصة بك
يجب تسجيل حتى اجتماع بسيط في القهوة. أظهر الشخص الذي تقدر وقته أو خبرته عن طريق كتابته ؛ بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هذا اجتماعًا نادرًا ، فستحتاج إلى التأكد من أنك تتذكر كل شيء نظرًا لأنك قد لا تحصل على وقت مع هذا الشخص قريبًا. يمكنك أيضًا استخدام ملاحظاتك للمتابعة بطريقة أكثر جدوى - مثل إرسال رابط أو مقالة قيمة تتعلق بشيء ناقشته في اجتماعك.
2. العثور على تدوين أسلوب تحب
لا توجد قواعد عندما يتعلق الأمر بكيفية تدوين ملاحظاتك. لا يوجد أي دليل على أن أي نمط يعمل بشكل أفضل من أي نمط آخر - أفضل نوع من الملاحظات هي تلك التي سوف تجعلك منطقيًا في وقت لاحق ، أيا كان شكلها.
إليك بعض من أكثر أساليب تدوين الملاحظات شيوعًا والتي يمكنك تجربتها للعثور على ما يناسبك.
قوائم
هذا هو النوع الأكثر تقليدية من تدوين الملاحظات. تبدأ في الجزء العلوي من الصفحة بموضوع الاجتماع الرئيسي ، ثم تواصل القائمة مع الرؤوس الفرعية مع ظهور مواضيع أخرى.
اترك مساحة بين الرؤوس الفرعية أثناء تنقلك ، لأن الاجتماع قد يتحول مرة أخرى إلى موضوع (أو قد يكون لديك أسئلة أو أفكار جديدة تريد تسجيلها) ، وسوف تحتاج إلى مساحة لإضافة معلومات دون جعل القائمة الخاصة بك بطيئة أو مربك.
يمكنك أيضًا إنشاء عناوين لأشياء مثل عناصر الإجراءات ، والمهام ، والقرارات المتخذة ، وأي موارد أو أدوات مهمة تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، بحيث يمكنك الحصول على قائمة قابلة للتنفيذ حقًا للإشارة إليها لاحقًا.
خرائط العقل
إذا كنت مفكرًا بصريًا ، فجرب خريطة ذهنية. ابدأ بكتابة موضوع الاجتماع في وسط الصفحة. من هناك ، ارسم فروعًا لكل موضوع رئيسي تمت مناقشته.
على سبيل المثال ، قد تكتب "Kickstarter launch" في منتصف صفحتك ، ثم تستخرج فروعًا لمواضيع مثل "التوعية الصحفية" و "الجدول الزمني ليوم الإطلاق". استمر في استخلاص فروع للفروع الفرعية (الحصول على المزيد من التفاصيل) ، وعلى في النهاية ، سيكون لديك تمثيل مرئي لأهم نقاط الاجتماع.
درب من فتات الخبز
هذا هو الشكل الأكثر كثافة لتدوين الملاحظات ، لكنه فعال بشكل لا يصدق. عندما تستخدم هذه الاستراتيجية ، قم بتدوين الملاحظات كما لو كنت ستقدمها لشخص لم يكن موجودًا في الاجتماع.
اكتب كل موضوع فور ظهوره ، ثم سجل كل نقطة أثيرت تتعلق بهذا الموضوع. ليس عليك أن تكتب كل كلمة تقال. استخدام عبارات قصيرة ، وإيلاء اهتمام خاص لأشياء مثل أدوات أو موارد محددة.
هذه استراتيجية رائعة للأشخاص الذين يشعرون بالقلق أثناء الاجتماعات ، لأنها تبقي يديك مشغولة. طالما قمت بالاتصال بالعين من وقت لآخر ، فلن يمانع أحد في تدوين مثل هذه الملاحظات الشاملة.
3. قم بتنظيم ملاحظاتك حتى تتمكن من إعادة النظر فيها لاحقًا (وأصبح رائعًا)
واحدة من أكبر النضالات التي يواجهها الناس في تدوين الملاحظات هي الاحتفاظ بملاحظاتهم منظمة بطريقة يمكنهم في الواقع إعادة النظر فيها بطريقة ثمينة في وقت لاحق. تدوين الملاحظات من تلقاء نفسه لا يكفي لتحسين الاستبقاء أو الفهم - يجب عليك فعلاً إعادة النظر في ملاحظاتك وتدعيم المعلومات الموجودة في ذهنك لجعلها ذات قيمة.
هذا يعني أنه إذا كانت ملاحظاتك موجودة في كل مكان أو غير منظمة تمامًا ، فقد لا تأخذها على الإطلاق. فيما يلي بعض من أفضل الطرق للحفاظ على ملاحظاتك منظمة ولجعل الوقت الذي تقضيه معهم مفيدًا حقًا للمضي قدمًا في حياتك المهنية.
احتفظ دائمًا بملاحظاتك في نفس المكان
أسهل طريقة للاحتفاظ بتنظيم ملاحظاتك هي الاحتفاظ بها في مكان واحد. لا مزيد من كتابة بعض الأشياء في مستند Google والاحتفاظ بكومة عشوائية من الملاحظات اللاصقة على مكتبك. على الرغم من وجود العديد من الخيارات ، إلا أن الورق مثالي بحيث لا تحتفظ بشاشة بينك وبين الشخص الذي تقابله. بالإضافة إلى ذلك ، في الواقع كتابة الأشياء بيدك يساعد في الاحتفاظ بها.
لذا ، استثمر في جهاز كمبيوتر محمول - جهاز تحبه ، ستأخذه معك في كل مكان ، ولديه تعدد الاستخدامات التي تحتاجها في العديد من المواقف التي ستحتاج إلى تدوين الملاحظات فيها.
الحفاظ على نفس الشكل
أعلاه ، لقد تجاوزنا ثلاثة من أفضل أساليب تدوين الملاحظات التي تعمل بشكل جيد في الإعدادات المهنية. ابحث عن الأسلوب الذي يناسبك والتزم به ؛ وهذا سيجعل القشط على الملاحظات الخاصة بك في وقت لاحق أسهل بكثير.
أياً كان النمط الذي تختاره ، اكتب المعلومات الهامة في أعلى كل صفحة - التاريخ ، وحضور الاجتماع ، وموضوع الاجتماع في كل صفحة من الملاحظات المتعلقة بهذا الاجتماع - بحيث يكون من السهل تتبعها.
حدد موعدًا أسبوعيًا لتجاوز ملاحظاتك
من الصعب العثور على الوقت لإعادة النظر في الملاحظات الخاصة بك ، حتى لو كنت ترغب في ذلك ، مع التدفق المستمر للأشياء التي تتطلب اهتمامك وتمثل أولوية أعلى كل أسبوع. لذلك قم بتعيين اجتماع متكرر في التقويم الخاص بك لتجاوز ملاحظاتك مرة واحدة في الأسبوع. حتى 15 دقيقة ما يكفي من الوقت للنظر إلى ما قمت بتسجيله.
عندما تقوم بتدوين ملاحظاتك ، اكتب أي أسئلة لديك أو أي مشكلات مفتوحة لا تزال بحاجة إلى حل. هذا هو الوقت المناسب أيضًا للتحضير لأي اجتماعات قادمة لديك. اكتب الأسئلة التي تريد التأكد من الحصول على إجابة لها أو أي معلومات مهمة تعتقد أنك ستحتاج إليها.
كم يمكن أن تفعل أكثر من ذلك إذا كان لديك دائما الإجابة الصحيحة في متناول يدك؟ التناسق هو مفتاح النجاح؛ كلما كانت العادات الصغيرة والصغيرة (مثل تدوين الملاحظات رائعة) التي يمكنك تطويرها ، زادت قدرتك على النمو كل يوم. حاول هذا الأسبوع تدوين الملاحظات في كل اجتماع ومعرفة ما إذا كان من الأسهل الحصول على أفكار جيدة بسرعة أو إنجاز المزيد.
