معظمنا كان هناك: لديك ثمانية ملايين الأشياء حتى النهاية ، ولكن لا يوجد شيء يبدو أنه تم إنجازه. يمكنك إعداد قائمة مهام بعد قائمة المهام ، وتشعر أنك تضيف عناصر إلى القائمة أكثر مما تقوم بإيقافه. هل هذا يعني أنك فظيع في إدارة الوقت ، أم أنه شيء آخر؟
إليكم حقيقة مرعبة (ولكنها مريحة بشكل غريب): إن 89٪ من الأشخاص لا ينهون بانتظام قوائم مهامهم اليومية. لذلك ، لا تقلق ، لست وحدك!
سبب آخر لعدم القلق: هناك استراتيجيات بسيطة يمكنك استخدامها لإنجاز المزيد وجعل طريقة قائمة المهام لديك أكثر قابلية للإدارة. إليك مجموعة من أفضل نصائح قوائم المهام لدينا - لأن الوقت قد حان لتصبح واحدة من هؤلاء الـ 11٪ الذين ينهون فعلًا ما قرروا القيام به.
1. خذ القاعدة 1-3-5 على محمل الجد
على مدار اليوم ، من السهل الوقوع في كل الأشياء الصغيرة التي تظهر. بالتأكيد ، لقد أردت حقًا الانتهاء من تقرير اللجنة العملاقة الذي كان يثقل عليك لعدة أسابيع ، لكن كان عليك فقط ملء قائمة مهامك بـ 17 أمرًا إضافيًا تحتاج إلى اهتمامك الفوري.
أم يفعلون؟
هذا هو المكان الذي تأتي فيه القاعدة 1-3-5 في متناول يدي: من خلال تحديد شيء واحد كبير ، ثلاثة أشياء متوسطة ، وخمسة أشياء أصغر تريد القيام بها في ذلك اليوم (، نعم ، هذا هو عدد المهام التي يمكنك تنفيذها بشكل معقول إنجازه في يوم واحد) ، ستعرف على الفور أين تكمن أولوياتك (وما الذي يمكن أن ينتظر). وإذا كان تحديد الأولويات هو في الواقع أكبر مشكلة لديك فيما يتعلق بالإنتاجية ، فسيساعدك ذلك على تحسينها.
إذا كنت تعمل في وظيفة تظهر فيها الأشياء بالفعل وتحتاج إلى التعامل معها في أسرع وقت ممكن ، فاترك واحدة من وسيطك وواحدة أو اثنتين من فتحاتك الصغيرة مفتوحة يوميًا لملء أهم الاحتياجات العاجلة.
لتسهيل هذا الأمر ، أنشأنا جدول بيانات بسيطًا جدًا (وجمالًا) لتخطيط عناصرك من 1 إلى 5 ، والتي يمكنك تنزيلها هنا.
2. استخدام طريقة أيزنهاور
يقوم Alex Honeysett بعمل انهيار كبير لأسلوب Eisenhower ، ولكن جوهر الأمر هو أنك بحاجة إلى البدء في فهم شيئين عن كل واحد من مهامك: ما مدى أهمية ذلك ، وما مدى إلحاحه؟ الدرس الكبير هنا هو أن المهم ليس ملحًا دائمًا ، والعكس صحيح.
قد تكون فكرة تحديد أولويات المهام مهمة شاقة (خاصة إذا كنت لا تعرف أين يجب أن تكمن أولوياتك) ، لذلك يقوم هذا النظام بإنشاء شبكة بسيطة جدًا لتأسيس قائمة المهام الخاصة بك. ابحث عن الأشياء الملحة والمهمة ، وقم بها أولاً. لا تقضي وقتك في البحث عن الأشياء التي تبدو ملحة ، وحظر قطعًا معينًا من الوقت في جدولك لأشياء مهمة ولكن لا يلزم القيام بها في تلك اللحظة بالذات. وأي شيء تحدده ليس عاجلاً أو مهماً؟ افعل كل ما في وسعك للحصول على هذا من قائمة المهام الكاملة.
3. الالتزام بتطبيق قائمة مهام واحدة فقط
كانت صديقتي الحميدة تشكو لي ذات يوم من عدم قدرتها على الاقتراب من إنجاز قائمة مهامها ، وبمجرد أن فتحت جهاز الكمبيوتر الخاص بها ، رأيت السبب: لديها تسعة قائمة إنتاجية أو قائمة مهام مختلفة. تطبيقات تسير في نفس الوقت على سطح مكتبها!
يخطئ الكثير من الناس في التفكير في أن مصطلح "كلما زاد مرحا" ينطبق على التطبيقات (خاصة الإنتاجية منها) ، ولكن بالنسبة للغالبية العظمى من الناس ، فإنه لا ينطبق. ستقضي نصف يومك في العبث بكل شيء ، ولا توجد طريقة لتعلم خصوصيات وعموميات كل تطبيق.
بدلاً من ذلك ، خذ القليل من الوقت للنظر في خيارات تطبيق الإنتاجية لديك (إليك قائمة جيدة لتبدأ بها) واختر واحدة فقط لتلتزم بها. قم بتنزيله ، وقراءة الميزات ، والتزم بشهر كامل لاستخدام هذا التطبيق فقط لتلبية احتياجات قائمة مهامك. ستشعر بالصدمة إزاء مقدار ما ستتمكن من إنجازه عندما لا تتلاعب بالعديد من الأشياء المختلفة طوال الوقت.
4. كن محددًا فيما يتعلق بكل عنصر من عناصر قائمة المهام
يجب ألا تعطي نفس القدر من الوزن لاستكمال التقرير الذي سيستغرق منك خمس ساعات لكتابة وإرسال بريد إلكتروني يحتاج فقط إلى دقيقتين من وقتك. بدلاً من ذلك ، قم بتفصيل الخطوات التي يستلزمها كل عنصر قائمة مهام حتى يأخذها جميعهم في نفس الوقت والجهد نفسه (يقترح أحد الخبراء أن كل مهمة يجب ألا تستغرق أكثر من 10 دقائق) ، وأن تفكر في تلك المهام على أنها مهام خاصة بها قائمة المواد.
من خلال تصور حجم العمل الذي سيستغرقه كل شيء بالفعل ، أصبح من السهل التخطيط لبقية قائمة المهام وجدولك اليومي وفقًا لذلك. في حين أن مجرد قول "تقرير لجنة الكتابة" قد يجعل الأمر يبدو سهلاً ، إلا أن تحديد الخطوات الست التي تأتي مع ذلك ستمكنك من حجب الوقت المناسب ونقل عناصر قائمة مهام أخرى إلى تاريخ لاحق إذا لزم الأمر .
5. إنشاء قائمة "تم"
لديّ صديقة تتمسك بقائمة مهام الورق والقلم الكلاسيكية ، وأحد الأسباب التي تجعلها تحبها كثيرًا هي أنها تحب مظهر شطب العناصر على ورقة من الورق بعد يوم طويل. هناك شعور بالإنجاز غير موجود مع الكثير من تطبيقات قائمة المهام.
لا يمنحك إنشاء قائمة "تم" (المزيد حول ذلك هنا) نفس الشعور بالإنجاز عندما تكون قادرًا على إلقاء نظرة على كل ما قمت به في ذلك اليوم ، ولكن إذا ألقيت نظرة على القائمة وأدركت أنك حقًا لم تنجز أي شيء ، إنها أيضًا دعوة رائعة للاستيقاظ تحتاج إلى إعادة التركيز وإعادة التفكير فيما تنفقه في يومك.
ضع في اعتبارك عند تجربة أي خدعة إنتاجية جديدة أن الأمر يستغرق وقتًا للتكيف ، لذلك إذا كان يبدو أن الأمور لا تعمل بعد يوم واحد ، فلا تستسلم. امنح أي خدعة قائمة مهام جديدة لمدة شهر على الأقل. ستكون آلة إنتاجية في أي وقت من الأوقات!
