أصدرت LinkedIn استطلاعًا العام الماضي كشفت أن قوائم مهامنا الاحترافية في حاجة ماسة إلى إجراء ترتيبات. اتضح أننا لسنا جيدين في "فعل" الأشياء التي نقول لأنفسنا أننا بحاجة إلى القيام بها. في الواقع ، اعترف ما يقرب من 90 ٪ من المهنيين أنهم غير قادرين على إنجاز جميع المهام على قائمة مهامهم بحلول نهاية يوم عمل متوسط.
لذلك إذا كنت سئماً من معالجة نفس المهام التي لا معنى لها يوميًا ، فقد حان الوقت لتغيير ذلك. إليك خمس حيل لزيادة إنتاجيتك وتساعد نفسك فعليًا على تحقيق ذلك من خلال قائمتك.
1. احتفظ بقائمة مهام واحدة للعمل
لنكن صادقين: إذا كنت ترغب في الحصول على عرض كامل لكل ما عليك القيام به من أجل العمل في الوقت الحالي ، فمن المحتمل أنك لا تجد كل شيء في قائمة واحدة. بدلاً من ذلك ، لديك بعض الوظائف المنشورة هنا ، ومسودة محفوظة في بريدك الإلكتروني هناك ، أو ملفات تعريف ارتباط أو ملفات نصية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وربما تطبيق أو تطبيقين على هاتفك.
على الرغم من أنه من الممارسات الجيدة عمومًا فصل العمل واللعب ، إلا أن وجود مكان واحد للمهام المتعلقة بالعمل يجب أن يكون. لذلك اختر طريقة الاختيار الخاصة بك ، والبدء في التوحيد. يمكن أن يكون في أي مكان: قائمة مكتوبة بخط اليد داخل مخططك الموثوق ، أو مستند تحتفظ به على سطح المكتب ، أو تطبيق على هاتفك .
تأكد من أنه يمكنك إضافة إلى قائمتك من أي مكان - مما يعني أنه إذا كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب ، فأنت تريد إعداد نظام لالتقاط المهام المنبعثة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مثل المهام التي تحصل عليها بينما في الاجتماع. أنا شخصياً أحب أن أكتب هذه الملاحظات على الملاحظات اللاصقة ، ثم أحذفها أو أرميها بعد أن أنقلها إلى القائمة الرئيسية.
2. اتبع القاعدة 1-3-5
الآن بما أن لديك قائمة شاملة بكل ما عليك القيام به من أجل العمل على الإطلاق ، يجب عليك تحديد قائمة مهام يومية. في أي يوم من الأيام ، افترض أنه يمكنك فقط إنجاز شيء واحد كبير وثلاثة أشياء متوسطة وخمس أشياء صغيرة. (ملاحظة: إذا كنت تقضي معظم يومك في الاجتماعات ، فقد تحتاج إلى مراجعة هذا الأمر قليلاً.) قبل مغادرة العمل ، خذ بضع دقائق لتحديد يومك 1-3-5 لليوم التالي ، لذلك أنت مستعد لضرب الأرض على التوالي في الصباح. إذا كان وضعك هو واحد حيث يجلب كل يوم الكثير من المهام غير المتوقعة ، فحاول ترك مهمة واحدة متوسطة ومهمتين صغيرتين فارغتين ، استعدادًا لطلبات رئيسك في اللحظة الأخيرة.
نعم ، أعلم أنه قد يكون من الصعب تضييق قائمة المهام الخاصة بك إلى 1-3-5 ، لكن من المهم تحديد الأولويات. شئنا أم أبينا ، لديك فقط ساعات طويلة في اليوم ، وسوف تنجز عددًا محدودًا فقط من الأشياء. إجبار نفسك على اختيار قائمة 1-3-5 يعني أن الأشياء التي تنجزها ستكون الأشياء التي اخترت القيام بها - بدلاً من ما حدث للتو.
التخطيط للمستقبل مثل هذا يعني أيضًا أنك ستكون قادرًا على إجراء محادثات أكثر استنارة مع مديرك عندما يسقط عليك شيئًا جديدًا عليك القيام به على الفور - بالإضافة إلى الأدوات اللازمة لإعادة تحديد أولويات عملك الآخر. على سبيل المثال ، عندما يقع عرض تقديمي مفاجئ في حضنك ، جرّب: "بالتأكيد ، يمكنني الحصول على ذلك إليك بحلول الساعة 3 مساءً ، لكن تقارير الربع الأول لن تكون جاهزة حتى يوم غد ، حيث أن من المقرر أن أعمل على ذلك اليوم ".
تحقق من 1-3 إلى قائمة المهام!
3. أكمل مهمة واحدة مهمة قبل الغداء (الأقل المفضل لديك ، إن أمكن)
سأعترف أن هذا صعب بالنسبة لي ، لكنه يعمل بنجاح. قم بأحد مهامك الكبيرة أو المتوسطة وقم بمعالجتها أول شيء في الصباح ، قبل إرسال بريد إلكتروني حتى لو كنت تستطيع ذلك. ليس هناك شعور أفضل من شطب مهمة صعبة قبل الغداء. يسمي المؤلف برايان تريسي هذا "أكل الضفدع" ، مقتبسًا من مقولة مارك توين الشهيرة: "أكل الضفدع الحي أول شيء في الصباح ولن يحدث لك أي شيء أسوأ بقية اليوم".
غالبًا ما تحدد مؤسستي المشاركة ، كاثرين ، "ضفادعها" في المساء للتحضير لليوم التالي ؛ مع ذلك ، فهي على استعداد لمعالجتها في الصباح ، وتمنعها من القيام بمهام أقل متعة لعدة أيام.
4. استخدم التقويم الخاص بك كقائمة مهام
إذا وجدت أنك تبالغ دائمًا في تقدير مقدار ما يمكنك القيام به في يوم واحد ، فإن الطريقة الفعالة هي وضع مهامك في التقويم ، تمامًا مثل الاجتماع. بدلاً من تحديد مهامك اليومية في قائمة ، قم بجدولةها ، مع ترك وقت كافٍ لكل منها. قد يستغرق إرسال معلومات تأكيد W2 إلى الموارد البشرية 15 دقيقة ، بينما قد يتطلب إعداد استراتيجية Q1 لفريقك بضع ساعات. الشيء المهم هو أن نكون واقعيين.
عند تجربة هذا النهج ، تأكد أيضًا من حظر الوقت في التقويم الخاص بك للحاق بالبريد الإلكتروني أو العصف الذهني أو غير ذلك من المهام المهمة ولكن غير القابلة للتسليم. على سبيل المثال ، حاول حظر ساعة في الصباح وساعة في فترة ما بعد الظهر للعمل من خلال صندوق الوارد الخاص بك - ثم لا تقضي وقتًا بين محاولة التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في اللحظة التي تأتي فيها ، عندما كنت تخطط حقًا للعمل على شيء آخر.
5. تقليل الاجتماعات لزيادة الوقت الإنتاجي
أخيرًا ، إذا وجدت أنك حقًا لا يمكنك القيام بما تعتقد أنه يجب أن تكون قادرًا عليه خلال يوم واحد ، على الرغم من كل النصائح المذكورة أعلاه - فكر فيما إذا كنت تعاني من مشكلة في الاجتماع.
كما قال الاقتصادي جون كينيث غالبريث ذات مرة ، "لا غنى عن الاجتماعات عندما لا تريد أن تفعل أي شيء." في الواقع ، توصلت استطلاعات متعددة أجريت حول هذا الموضوع إلى استنتاجات مماثلة مفادها أن ما بين ربع ونصف الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات هو مضيعة ، ناهيك عن ذلك ، لا يمكنك فعلاً إنجاز مهامك الأخرى أثناء جلوسك أسفل التحدث إلى شخص آخر.
الحل: الحد من الاجتماعات الخاصة بك. قبل جدولة اجتماع ، فكر فيما إذا كان يمكن حل ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية أولاً ، أو عن طريق الدخول إلى مكتب شخص ما لبضع دقائق. إذا كان الاجتماع مطلوبًا ، فقم بإدراج عناصر جدول الأعمال الرئيسية لتحديد المشاركين الضروريين وأقصر فترة زمنية يمكنك جدولتها. ونعم ، من الجيد تمامًا تحديد موعد لعقد اجتماع مدته 20 دقيقة ، ولا داعي للتقريب إلى 30! إذا كان يجب أن تعقد اجتماعات ، فحاول تجميعها معًا لتترك فترات زمنية كبيرة دون انقطاع خلال يومك حتى ينجز عملك الحقيقي.
نعم ، كل من إعادة التنظيم والتخطيط مستقبلاً هما استثماران مقدمًا - لكن فقط فكر في مدى سعادتك عندما تحصل بالفعل على قائمة مهام يوم كامل. لذا ، قم بتنظيم نفسك ، واحصل على كل ما تحتاج إليه في مكان واحد ، وتقليل انحرافاتك ، وابدأ في قهر تلك القائمة ذات الحجم الواحد ليوم واحد!
