من الأقلام إلى الوجبات الخفيفة إلى ثرثرة المكتب - عندما تكون جالسًا على بعد خمسة أقدام من زميلك في العمل ، فإن مشاركة كل شيء أمر محير. ومع ذلك ، لمناقشة التفاصيل النهائية للعرض التقديمي الذي ستقدمه في غضون 30 دقيقة ، هل ترسل لها بريدًا إلكترونيًا؟ هناك شيء خاطئ في هذه الصورة.
البريد الإلكتروني والمكالمات الجماعية والتقويمات عبر الإنترنت وتطبيقات الدردشة تساعدنا على البقاء على اتصال وعلى المسار الصحيح عندما نكون متباعدين. ومع ذلك ، فإن الأداة فعالة فقط مثل اليد التي تمسك بها. إن معرفة وقت استخدام كل من التطبيقات المتاحة لك وكيفية الحصول على أقصى استفادة منها غالبًا ما يجعل الفرق بين الساعات المهدرة والمنتجات التي يتم شحنها.
في Blinkist ، نعمل على جعل القراءة والتعلم أكثر فاعلية ، لذا فإن الترشيد موجود في الحمض النووي الخاص بنا. عندما لاحظنا أن التواصل كان غير فعال حتى في فريقنا الصغير ، بدأنا في اكتشاف ما كان يحول دون عمل قصارى جهدنا. لقد وجدنا أنه من خلال تحسين كيفية استخدام أدواتنا اليومية ، يمكننا أن ننجز الكثير.
أدناه ، نحدد الأدوات الأربعة الشائعة التي ربما تستخدمها بشكل سيئ أيضًا ، وكيف يمكنك إصلاح النموذج الخاص بك.
1. البريد الإلكتروني
التحسس
بنفس السهولة التي يتمتع بها البريد الإلكتروني ، هناك العديد من الطرق لإثبات الخطأ: استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة للنقاش طويل ولإجابات من كلمة واحدة يمكن تضييقها أو نقلها شخصيًا ، للمبتدئين. وعلى الرغم من أنه من المغري استخدام سلسلة البريد الإلكتروني الخاصة بك كمكان للمناقشة الشاملة مع الوثائق ، فإن البريد الإلكتروني ليس مكانًا للمناقشات الهامة حول تفاصيل المشروع. ما تفعله في كل من هذه الحالات هو إضافة تعقيد ووقت تأخر إلى أنشطتك وأنشطة المستلمين.
المأزق
بالنسبة للمهام المهمة أو العاجلة ، التقى وجهاً لوجه حتى تتمكن من معالجة المشكلات بشكل مباشر والحصول على إجابات بشكل أسرع. من خلال القيام بذلك مباشرة ، أنت لا تحمي وقتك الخاص فحسب ، بل تساعد زملائك في العمل أيضًا. إذا كان الجميع يعلم أن الأخبار العاجلة لا تصل أبدًا عبر البريد الإلكتروني ، فلا يوجد سبب لتحديث البريد الوارد باستمرار ، ويمكن للناس التركيز على إنجاز الأمور بدلاً من ذلك.
فكر في البريد الإلكتروني كطريقتك لبدء مناقشة أو تحديد جدول أعمال ، لذلك عندما تجلس مع فريقك لجعل السحر يحدث ، يمكن أن يحدث ذلك.
2. المكالمات الجماعية
التحسس
المكالمات الجماعية جميلة - يمكنك إجراؤها في أي وقت وفي أي مكان - ولكن نظرًا لأنها قد تكون غير رسمية أكثر من الاجتماعات الشخصية ، فإنها يمكن أن تسبب أيضًا مشكلات في الكفاءة.
أولاً ، لأنهم يشعرون بأنهم غير رسميين ، فإنه من السهل على الكثير من الأشخاص الدخول في شباك. والنتيجة هي أنه بدلاً من أن يتمكنوا من حضور العمل الحاسم الذي يمكنهم القيام به فقط ، فإن فريقك محاصر في اجتماع ذي فائدة مشكوك فيها.
ثانياً ، من السهل التغاضي عن أنه على الرغم من أنها قد تبدو غير رسمية ، إلا أنها قد تفرض ضرائب عقلية شديدة. تتطلب المكالمات الجماعية إعدادًا واستماعًا مكثفًا ، الأمر الذي يستدعي قدرًا كبيرًا من التركيز اليومي. حدد جدولًا مبكرًا جدًا في الصباح ، ويمكن أن يؤثر على تركيزك لهذا اليوم. قم بلصقه بالقلم بعد ساعات ، وستتعامل مع يوم محدد بالتوقع لجلسة العمل المتأخرة.
المأزق
أولاً ، ضع في اعتبارك أنه لا يجب دعوة الجميع. بدلاً من ذلك ، قم بإشراك الأشخاص المطلعين على المشروع والمساهمين الأساسيين. اطلب من شخص واحد في الاجتماع تدوين الملاحظات ومشاركتها مع باقي أعضاء الفريق حتى يتمكن الآخرون من التركيز على العمل.
وتذكر أن تختار وقت المكالمة بحكمة. كلما كان ذلك ممكنًا ، لا تقم بجدولة المكالمات الجماعية أولاً في الصباح أو في وقت متأخر من الليل. من خلال إيجاد وقت بينهما ، ستحمي تركيزك.
3. الدردشة
التحسس
تعد الدردشة الداخلية ، خاصة للشركات التي تقع في أكثر من طابق واحد أو في مواقع مختلفة ، بديلاً مفيدًا جدًا للوجه وجهاً لوجه: تحدث في الوقت الفعلي ، وتتيح النقل الفوري للملفات ، وتسهل العفوية. ولكن كما هو الحال مع المكالمات الجماعية ، فإن فضائل الدردشة هي أيضًا عيوبها.
تكمن المشكلة الرئيسية في محادثة المكتب في أن الناس يشعرون بحرية أكبر في كتابة أسئلة غير مجدية لأنها لا تقاطعها تقنيًا - لا يزال بإمكان المستلم اختيار الرد من عدمه. الشيء ، نحن مخلوقات تفاعلية ، ونشعر أننا بحاجة إلى إيقاف ما نقوم به وتقديم الاهتمام للأشخاص الذين يجرؤون علينا. على الرغم من أن نيتك في التواصل عن طريق الدردشة هي أن تكون غير مزعج ، إلا أنك لا تملك إلا سيطرة قليلة على ما إذا كان عمل زميلك قد توقف. إذا شاهدت إشعارًا بالرسالة ، فستكون فرصتها في الظهور. حتى لو لم تستجب بشكل مباشر ، سيتم الآن تحويل جزء من تركيزها بسبب ملاحظتك أو سؤالك.
المأزق
بشكل عام ، يجب استخدام الدردشة فقط للأسئلة السريعة التي تمنعك من المضي قدمًا في عملك ، أو لإعداد وقت مع زميل في العمل للتحدث من خلال مشكلة أكبر. أي شيء آخر ، ضع بريدًا إلكترونيًا حتى لا تزعج زملائك.
وإذا كنت في الطرف المتلقي للعديد من الدردشات؟ قم بإيقاف تشغيل الإشعارات تمامًا كما تفعل مع البريد الإلكتروني. تسمح العديد من خدمات الدردشة أيضًا للمستخدم بالظهور "غير مرئي" ، وهي طريقة لطيفة للبقاء مشاركًا (خاصةً إذا كنت جزءًا من دردشة جماعية محدّثة باستمرار) دون الشعور بأنك مضطر للرد.
4. التقويمات
التحسس
# 1 إساءة استخدام الناس مع التقويمات الخاصة بهم يعاملهم مثل قوائم المهام. إذا ألقيت نظرة على تقويمك ورأيت أي شيء يشبه "التقاط الحليب" أو "جدولة حلاقة" ، فقد حان الوقت لإعادة التفكير في كيفية استخدامك لها.
هناك سوء استخدام آخر للتقويم يفشل في استخدامه لحماية وقتك ، بدلاً من مجرد تنظيمه. عندما تتعامل مع اقتراح لمشروع جديد ويخبرك التقويم الخاص بك أنه بإمكانك إدراجه ، تذكر أنه لا يعني بالضرورة أنه يجب عليك ذلك. من المهم أن نلقي نظرة على أهدافك وقيمك أولاً.
المأزق
تهدف إلى الحفاظ على التقويم الخاص بك مساحة مقدسة للاجتماعات والأحداث التي تكون إما مرتبطة بتاريخ ووقت معين أو إشراك أشخاص آخرين غيرك فقط. يمكنك البدء في تغيير ممارسات التقويم الخاصة بك من خلال قائمة مهام للقيام بمهام مثل استدعاء طبيبك أو التقاط الزهور. إن شطب المهام الصغيرة أمر مُرضٍ للغاية ، وبوضعها في قائمة قابلة للإدارة ، سوف تتخذ شخصية مختلفة - شخصية تسمح لك برؤيتها على أنها مناسبة بين الأحداث المهمة بدلاً من أن تصبح أحداثًا بحد ذاتها.
ولا تنس دائمًا مواءمة الفرص الجديدة مع دورك وأهدافك. لا ينتمي أي شيء لا يتطابق هنا أو الآن أو لمستقبلك المأمول في جدول الأعمال (أو في التقويم الخاص بك).
باستخدام بضعة تعديلات بسيطة ، يمكنك استخدام الأدوات الموجودة تحت تصرفك لإنجاز المزيد. شارك هذه النصائح حول المكتب ، وسيكون مكان عملك بالكامل أكثر فعالية قبل أن تعرفه!
