المواجهة (خاصة مواجهة العمل) ليست ممتعة أبدًا لأي شخص. ولكن حتى أكثر راحة من محاولة قول شيء غير سار بالنسبة لشخص ما هو محاولة للتعبير عن هذه المشاعر عبر البريد الإلكتروني.
بصفتي المؤسس المشارك لمنظمة افتراضية تمامًا تضم أكثر من 120 مساهمًا من جميع أنحاء العالم ، كان لدي نصيب عادل من رسائل البريد الإلكتروني المواجهة غير المألوفة. لذا ، ماذا يجب أن تفعل إذا وجدت نفسك في مأزق إرسال بريد إلكتروني؟ هنا بعض النصائح.
1. لا تلجأ إلى البريد الإلكتروني إلا إذا كان عليك ذلك
يجب أن يكون هذا دون أن يقول ، ولكن من المهم: البريد الإلكتروني يجب ألا يسبق اختيارك الأول للاتصال بالمواجهة. في الواقع ، يجب استخدامه فقط كملاذ أخير.
لا ترسل بريدًا إلكترونيًا للمواجهة إلى شخص ما إلا إذا حاولت الاتصال به أو معها بكل طريقة ممكنة دون نجاح ، أو إذا كانت المشكلة ملحة لدرجة أنه يجب إعلامه على الفور والوحيد المتاح الخيار هو البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، يجب استخدام رسائل المواجهة الإلكترونية فقط للمشكلات الأصغر ، وليس الأحداث الكبيرة التي تغير الحياة (مثل إطلاق النار على شخص ما ؛ من الأفضل أن يتم ذلك على الأقل على Skype أو على نظام أساسي حيث يمكنك رؤية وجه شخص ما).
هناك سببان رئيسيان لهذا الأساس المنطقي. أولاً ، يتيح التفاعل وجهاً لوجه (حتى لو كان ذلك عبر Skype أو Google Hangout) للشخص الآخر الحصول على إشارات الوجه ولغة الجسد إلى حد ما ، مما يساعدك في الحصول على وجهة نظرك بشكل أفضل. ثانياً ، يمكن إخراج الكلمات الموجودة في رسالة بريد إلكتروني من سياقها بسهولة شديدة (كما يمكن في سياق رسالة البريد الإلكتروني نفسها) ، ولا تريد أن يتفجر موقف في وجهك (اشارة إلى شخص آخر يذهب إلى رئيسك في العمل لشكوى من بريدك الالكتروني).
ومع ذلك ، سيكون هناك بالتأكيد أوقات يجب فيها استخدام البريد الإلكتروني ، وتثق بي ، في هذه الحالات ، من الأفضل التواصل عبر البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك على الإطلاق.
2. أن تكون واضحة ومحددة قدر الإمكان
الجزء الأكثر أهمية في كتابة رسالة بريد إلكتروني هو قول ما تريد قوله. خذ تعليقك أو أفكارك الجانبية الأخرى منه (هذا ليس من المفترض أن تكون رواية) ، فقط قم بالوصول مباشرة إلى هذه النقطة. يجب أن يكون البريد الإلكتروني المواجه بأكمله عبارة عن جملتين فقط ، ويجب أن يكون الهدف هو نقل الاتصال في وضع عدم الاتصال إلى الحياة الحقيقية بأسرع وقت ممكن.
ماذا يعني ذالك؟ لا تتغلب على الأدغال ، ولا تقلق كل شيء يتبادر إلى الذهن ، وبالتأكيد لا تعتذر عما تقوله. لا يزال بإمكانك القيام بذلك دون أن تعني - على سبيل المثال ، راجع البريد الإلكتروني أدناه الذي أرسلته إلى أحد كتبي المساهمين.
أيضًا ، إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع شرح قضيتك في ست جمل أو أقل ، فربما يكون الموضوع كبيرًا جدًا وشعرًا بالنسبة للبريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، لا تريد التقليل من الموقف الحساس. يعد إرسال بريد إلكتروني قصير يتناول المواعيد النهائية المفقودة ، وجودة المهمة ، أو الغياب ، أو التقدم جيدًا - ولكن يمكنك فقط تخيل مدى فظاعة إرسال بريد إلكتروني قائلًا ، "مرحبًا ، أريد فقط أن أخبركم" يجري كتابتها. رائع."
3. عرض لتكون متاحة للدردشة
هناك مشكلة أخرى تنشأ عندما تواجه شخصًا ما عبر البريد الإلكتروني وهي أن الاتصال عبر الإنترنت أحادي الجانب للغاية. شخص آخر لا يمكن أن يختلف معك على الفور ؛ بدلاً من ذلك ، يتلقون بريدك الإلكتروني ، ويقرأونه ، ويستجيبون ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لكلا الطرفين للوصول إلى نقاطهما ، وعادة لا يتم إنجاز الكثير.
على الرغم من أنك قد أرسلت المواجهة عبر البريد الإلكتروني ، يجب عليك إعطاء الشخص الآخر خيار الرد من خلال وسيط مختلف. إنهاء رسالة تتضمن شيئًا مثل ، "أخبرني بالتأكيد إذا كان لديك أي أسئلة ، وإذا كنت ترغب في مناقشة هذا الأمر أكثر ، فيمكننا تناول الغداء أو القفز على Skype تمامًا".
4. فكر قبل أن ترسل
قبل أن ترسل رسالة بريدك الإلكتروني تنطلق عبر الإنترنت ، فكر في نفسك ، إذا رأى رؤسائي ذلك ، فماذا سيفكرون فيما قلت؟ إن القيام بذلك يمكن أن يمنعك من إرسال بريد إلكتروني شديد القسوة أو أن ذلك ينعكس في أجواء مختلفة عما كنت تتوقعه. إذا كنت تعتقد أن رئيسك سيحصل على رسالة خاطئة تبحث في بريدك الإلكتروني بدون أي سياق ، فقد حان الوقت للعودة إلى لوحة الرسم.
إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول أن تكتب بريدك الإلكتروني يوميًا (أو بضع ساعات على الأقل) قبل إرساله. إذا كنت تكتب مراسلاتك في خضم الغضب ، فستحتاج إلى بعض الوقت لتهدئة قبل أن يرى هذا الشخص الآخر رسالتك. لا يتم اتخاذ العديد من القرارات العظيمة في جو من الغضب ، وبالتأكيد لا تريد أن تتعرض سمعتك للخطر لأنك قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا واحدًا غير مصوغ بعناية.
5. كن مستعدا للرد (أو لا)
بالطبع ، رسائل البريد الإلكتروني هي شارع ذو اتجاهين. تأكد من أنك مستعد لأي ردود فعل عند إرسال أي نوع من المواجهة. بالإضافة إلى ذلك ، خذ بعض الوقت للتفكير فيما ستقوم به في سيناريوهات مختلفة ، مثل إذا كان الشخص من الطرف الآخر لا يستجيب أو إذا انفجر عليك بعد 10 دقائق.
على سبيل المثال ، إذا لم يرد الكاتب الذي أرسلته عبر البريد الإلكتروني أعلاه على الرد في غضون ثلاثة أو أربعة أيام ، فسأرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة مع موعد نهائي أو مهلة نهائية (مثل ، "إذا لم أسمع منك ردًا من قبل ، سأفترض أنك لم تعد مهتمًا بالكتابة في The Prospect "). هذا يضع المزيد من الضغط على الشخص الآخر للرد.
وفي حالة تلقي استجابة فظة أو غاضبة ، خذ بعض الوقت (على الأقل بضع ساعات) قبل الرد. قد يكون من المغري رد الفعل كما أنه من السهل جدًا أن تتحول رسالة واحدة إلى منطقة حرب بريد إلكتروني. ومرة أخرى ، ينبغي أن يكون هدفك الأساسي هو الخروج من وراء درع البريد الإلكتروني وتحدث الأشياء وجهاً لوجه.
