باعتباري شخصًا قلقًا بشأن الإساءة إلى الأشخاص عن طريق الخطأ ، فإنني أميل إلى الدخول في البريد الإلكتروني - خاصة عند تقديم الملاحظات.
أستخدم علامات التعجب المفرطة ، وأوجه انتقاداتي البناءة في شكل سؤال ("أعتقد أن هذا التقرير يمكن أن يستخدم بعض الصور المرئية؟") ، وأسأل دائمًا ما إذا كانوا يفضلون الالتقاء شخصيًا لإجراء مزيد من المناقشة.
في بعض الأحيان ، سأعيد قراءة الرسائل التي أرسلتها وأتخبط - علامات التعجب التي شعرت بالود عندما كتبت إجابتي الآن تجعل الأمر يبدو كأنني مهووس بالصور في العروض التقديمية.
على الرغم من أنني أعلم أنني بحاجة إلى الاتصال بهذه العادات في بعض الأحيان ، فقد قرأت مؤخرًا شيئًا جعلني أبتسم. تبين أن كل ما لدي من شعور بالدفء والغموض يمنحني الفرصة.
وفقًا لمقال نُشر مؤخرًا حول "الثورة الهادئة" بعنوان "7 طرق لاستخدام الاتصالات العاجزة" ، فإن هذه ليست سوى بعض من تقنيات الأشخاص الأكثر نفوذاً ونجاحًا عبر البريد الإلكتروني. وتقول إن الأشخاص الذين يصادفون على أنه أكثر تواضعًا ، والمعروف باسم "الاتصالات العاجزة" ، يميلون إلى إلهام الثقة وبناء علاقات أقوى.
والعكس صحيح ، أيضًا - عندما تكتب الأسئلة كأوامر ، وتستخدم فترات فقط ، وتتحدث مع الكثير من الصلاحيات في رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت أقل عرضة للحصول على استجابة جيدة (أو إجابة على الإطلاق). يقول مؤسس QR ومؤلف المقال ، سوزان كاين:
يتلخص الأمر في هذه الرؤية: عندما يظن الناس أنك تحاول التأثير عليهم ، فإنهم يتحفظون. لكن عندما يشعرون أنك تحاول مساعدتهم ، أو لإفساد طريقك إلى الإجابة الصحيحة ، أو أن تكون صادقًا في عيوبك الخاصة ، فإنها تفتح أبوابك أمامك. يسمعون ما لديك لتقوله.
ماذا يعني هذا؟ إن كونك أقل رسمية وأقل ثقة وأكثر عاطفية في رسائلك الإلكترونية ليس بالأمر السيئ - في الواقع ، كما يقول كاين نقلاً عن بحث المؤلف "آدم غرانت" ، "يجلب التواصلون الذين لا حول لهم ولا قوة إيرادات إضافية بنسبة 68٪".
من الواضح ، أن الحصول على كل رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها باستخدام الرموز التعبيرية ، وجميع الأحرف الاستهلالية ، وعلامات الاستفهام للتعبير عن مشاعرك بشكل صحيح ، سيجعلك تصادف أنك غير محترف ، وغير متأكد ، وحتى غير مناسب في مواقف معينة. لكن في أوقات أخرى ، يمكن أن يحدث الفرق.
ربما هذا يعني طلب موافقة شخص ما قبل أن يرمي مهمة أخرى في طريقه: هل هذا يناسبك؟ سعيد لمناقشة كيفية تقسيم العمل بيننا! بدلا من أحتاج ملاحظاتك بحلول يوم الجمعة.
أو نتوقف لحظة لجعل طلباتك تبدو إنسانية - على سبيل المثال ، قائلا هل يمكنك العودة إلي بأفكار؟ بدلا من يرجى تقديم المشورة.
أو حتى مجرد توقيع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع "شكرًا!" أو "استمتع بعطلة نهاية أسبوع رائعة!" بدلاً من "الأفضل" الأكثر رسمية.
تمامًا كما لا تتحدث مع زملائك شخصيًا بطريقة رسمية للغاية ، فأنت لا تريد أن تصادف البرودة عبر البريد الإلكتروني. لأنه إذا كنت تريد أن يستجيب الأشخاص ، فأنت بحاجة إلى تقديم سبب وجيه لهم - والشخص الذي يكون ودودًا وأحيانًا ضعيفًا يكون في النهاية أكثر احتمالًا لكسب الاحترام من أي شخص لا ينفتح على الإطلاق.
هل تريد أن تعرف ما الذي يحفز زملائك في العمل؟ لقد قمنا بتجميع جميع النصائح الخاصة بآداب البريد الإلكتروني التي تحتاجها للتأكد من أن كل شخص يقرأ بالفعل رسائلك (ويستجيب لها).
