خرجت من أي وقت مضى من اجتماع التفكير ، "واو ، لم نصل إلى أي مكان ؟"
غالبًا ما يكون تجميع المجموعة هو الطريقة الأكثر فاعلية للمضي قدمًا في اتخاذ قرار كبير أو خطة. لكنه يعمل فقط إذا تم إعداد الاجتماع بشكل صحيح.
لذا ، عندما يحين دورك في القيادة ، استخدم هذه الخطوات الخمس لإعداد اجتماعك للنجاح - حتى قبل أن تمشي في الباب.
1. دعوة الأشخاص المناسبين
لا شيء يمكن أن يؤدي إلى تعطيل اجتماع مثل وجود أشخاص غير صالحين في الغرفة. إذا كان هدفك هو جعل المجموعة تتخذ قرارًا بنهاية الاجتماع ، فتأكد من أن كل شخص لديه مصلحة أو حق نقض (الفيتو) على هذا القرار هو على الطاولة. مناقشة استراتيجية مبيعات جديدة للمنتج؟ ربما تحتاج إلى وجود قادة مبيعات ومدير المنتج ، أو لن يتم تحديد أي شيء.
من ناحية أخرى ، فإن وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص "الزائدين" - أو الأشخاص الذين هم أكبر سناً أو أكثر صغارًا من أي شخص آخر في الغرفة - يمكنهم التخلص من هذه الديناميكية. إذا كنت لا تحتاج إلى رئيس العلاقات العامة في تغيير التصنيع ، فلا تدعوه. إذا تخويف الجميع من قبل المدير المالي ، اتركها خارج اجتماع العصف الذهني الأولي.
2. التفكير في إعطاء الواجبات المنزلية
هل تريد أن يبدأ الأشخاص من قائمة نظيفة ، أم أنه سيكون من المفيد للجميع أن يسيروا في الاجتماع ببعض المعلومات الأساسية؟ إذا كنت تقدم خطة ترغب في إدخالها ، فقم بإرسالها في الليلة السابقة (وليس الساعة السابقة) ، وبالتالي فإن بعض الحاضرين على الأقل سيحصلون على الوقت الكافي للنظر فيها وهضمها.
وإذا كنت تريد أن يقدم الأشخاص أفكارًا للاجتماع ، فأخبرهم بذلك.
3. وضع جدول أعمال
إذا كنت تنظم الاجتماع ، فأنت بحاجة إلى تحديد جدول الأعمال. إذا بدأت الاجتماع بالقول ، "نحن هنا لمناقشة إستراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي لدينا. من لديه أفكار؟ "- حسنًا ، أنت تسأل عن الفوضى.
بدلاً من ذلك ، وزع الموضوعات التي تخطط للمناقشتها بالمجموعة ، أو اكتبها على السبورة البيضاء أو الرسم البياني ، بالترتيب الذي تريد تغطيته. على سبيل المثال ، قد يكون جدول أعمالك:
عندما يعرف الجميع الخطة ، فمن الأرجح أن يظلوا موضوعهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك جدول الأعمال هيكلاً لتعود إليه: إذا خرجت المناقشة عن الموضوع أو أكشاك البيع ، فيمكنك تذكير الجميع في الغرفة بما يفترض أن تناقشه.
4. أخبر الناس الأهداف
الأهداف ليست هي نفسها في جدول الأعمال. جدول الأعمال هو ما سوف تتحدث عنه. الأهداف هي ما تريد تحقيقه ، أو أهداف الاجتماع: القرارات التي يتعين اتخاذها على الطاولة ، والخطوات التالية التي يجب الاتفاق عليها.
على سبيل المثال ، قد تكون أهداف الاجتماع الافتراضي أعلاه:
5. لا مفاجآت: "ما قبل البيع" أفكارك الكبيرة
إذا كنت تقدم خطة أو توصية كبيرة ، فمن مصلحتك دائمًا معرفة كيف سيكون رد فعل الأشخاص الموجودين في الغرفة. من المحتمل أن يدعمك؟ من المحتمل أن يتحدىك ، وما هي الاعتراضات التي من المحتمل أن تثيرها؟
قبل الاجتماع ، حدد الأشخاص الرئيسيين الذين يهمهم الرأي ، وشاركهم خطتك أو توصيتك معهم على أساس فردي. طلب المدخلات. "بيع" فكرتك قبل الاجتماع الكبير. دوّن أي مخاوف تثيرها ، وقم بتكييف الطريقة التي تقدم بها خطتك لمعالجة تلك المخاوف.
يعتقد نائب رئيس المالية أن خطة الإطلاق ستكلف الكثير؟ تأكد من إعداد تقدير للميزانية ، ومعرفة تكلفة عمليات الإطلاق الأخرى حتى تتمكن من وضع ميزانيتك المقترحة في منظورها الصحيح. بهذه الطريقة ، لن تنقطع المحادثة عندما تقول إن خطتك "باهظة الثمن".
من ناحية أخرى ، إذا كان الجميع يحب مكون وسائل التواصل الاجتماعي في خطتك ، فهو رائع. لا تهدر 20 دقيقة لتبرير أهمية وسائل التواصل الاجتماعي ، فما عليك سوى الانتقال إلى تفاصيل خطتك الفعلية ، أو تركيز انتباه المجموعة على المجالات الأخرى التي لديك قرارات بشأنها.
إذا كنت تنظم نفسك في وقت مبكر ، وحشد المجموعة المناسبة معًا ، وتجنب المفاجآت ، فستكون مستعدًا للاستفادة القصوى من وقت المجموعة معًا. بالإضافة إلى ذلك ، من المؤكد أنك ستثير إعجاب الجميع في الغرفة باستعدادك وستحصل على فرصة للتألق كقائد.
