كم مرة تجد نفسك عاجزًا عن الوصول إلى قائمة مهامك؟
لا ، بما في ذلك "الكتابة إلى قائمة" لمجرد إعطاء نفسك شيئا للتقاطع على الفور لا يعتبر فوزًا.
بالطبع ، ليس خطأك دائمًا - فكل تدريبات على إطلاق النار تنبثق فقط تجعل القائمة أطول وأطول.
يقول ماورا توماس ، مؤسس موقع RegainYourTime.com ومؤلف كتاب Personal: "نحن مشغولون للغاية في المرور بحياتنا ، ونحاول إبقاء الكرات في الهواء ورؤوسنا فوق الماء: هل هناك طريقة أفضل للقيام بذلك؟" أسرار الإنتاجية .
يتحول ، هناك - إذا كنت تأخذ نصيحة من دوايت آيزنهاور.
بفضل شعبية ستيفن كوفي ، ولكن استنادًا إلى مبادئ إنتاجية الرئيس السابق ، تساعدك Eisenhower Matrix في تصنيف مهامك حسب مستوى أهميتها وإلحاحها حتى تتمكن من تحديد مكان تركيز طاقتك.
بتصنيف المهام الخاصة بك إلى واحدة من أربع فئات محددة بوضوح ، يفرض عليك مصفوفة آيزنهاور تقييم ما يستحق وقتك حقًا - وما يمكن تفويضه أو حتى تحديده تمامًا.
أدناه ، نقدم أمثلة على أنواع الأنشطة التي تندرج في كل فئة. تعرف على كيفية تقسيم قائمة مهامك ؛ ثم اتبع نصيحة توماس حول كيفية التعامل مع كل نوع حتى تتمكن من إنجاز المزيد في وقت أقل.
الفئة رقم 1: مهم وعاجل
يقوم مساعدك بإشعارها - ويومها الأخير هو غدًا. طلب العميل الاندفاع يلقي وجع في المشروع الذي كان يسير بسلاسة. تعتبر هذه المهام أزمة أو لها مواعيد نهائية حاسمة يتعين عليك الوفاء بها.
كيفية التعامل معها
نظرًا لأنه لا يمكنك التنبؤ بموعد ظهور الأزمات ، افترض أنها ستحدث وترك مساحة لها في جدولك.
يقول توماس: "معظم الناس يفرطون في تقدير حجم أنفسهم ، لكن إذا حدث خطأ ما ، فإن جميع خططك ستقع مثل الدومينو". الحل؟ لا تملأ أكثر من 60 ٪ من وقتك الإنتاجية.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل من الساعة 8 صباحًا إلى 6 مساءً ، فاترك حوالي أربع ساعات في التقويم الخاص بك فارغًا للسماح للطوارئ. إذا لم تكن هناك حالات طوارئ في ذلك اليوم ، فأنت محظوظ ويمكنك المضي قدمًا في مهام اليوم التالي.
الفئة رقم 2: مهمة ولكنها ليست عاجلة
جدولة غداء الشبكات مع مدير التوظيف. الحصول على الساق على التخطيط لعطلة عائلتك. العصف الذهني للأهداف طويلة المدى لفريقك. تؤثر هذه المهام على أهدافك ذات الصورة الكبيرة ، ولكن ليس بالضرورة أن يكون لها موعد نهائي ملائم.
كيفية التعامل معها
سيكون معظم هذه العناصر عبارة عن مشاريع كبيرة بدلاً من المهام اليومية ، لذا عليك تقسيم كل منها إلى مواعيد نهائية بحجم لدغة لمساعدتك على البدء ، كما يقول توماس.
بالنسبة إلى أي عناصر لا يمكنك تفصيلها ، حدد مقدارًا معينًا من الوقت يمكنك العمل عليها والتي تبدو قصيرة بالنسبة إليك ، وبالتالي فإن المهمة نفسها تبدو أقل غلظة.
يقترح توماس أيضًا تضمين ثلاث مهام مهمة ، ولكنها ليست عاجلة ، في قائمة مهامك اليومية ، بحيث تترك وقتًا لرسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والأزمات - وكلما كان ذلك ممكنًا ، عليك العمل عليها خلال أوقات اليوم الذي تشعر فيه بالحيوية.
الفئة رقم 3: ليست مهمة ولكن عاجلة
رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والأسئلة من زملاء العمل - هذه هي الأشياء التي يجب عليك معالجتها على الفور ، حتى لو لم تساعدك في تحقيق أهدافك الأكبر.
كيفية التعامل معها
يقول توماس: "إن أسهل طريقة للتحكم في الانحرافات هي التحكم في تقنيتك".
أولاً ، تحقق من بريدك الإلكتروني على دفعات فقط عدة مرات في اليوم - على سبيل المثال ، كل ثلاث ساعات ، أو بعد إكمال مهمة أكثر أهمية. للتأكد من التزامك به ، قم بإنهاء بريدك الإلكتروني تمامًا حتى لا تميل إلى التحقق من التنبيهات.
الأمر نفسه ينطبق على هاتفك: صمت تمامًا ، ثم ضعه بعيدًا في درج أو وجهه لأسفل على مكتبك حتى لا ترى التنبيهات.
وإذا كنت تتلقى الكثير من المكالمات أو الاستعلامات من زملاء العمل خارج الفترة الزمنية التي حددتها لهم ، فما عليك سوى إغلاق باب مكتبك أو وضع سماعات الرأس أو وضع علامة "لا تزعج" على جهازك كرسي أو جدار حجيرة.
الفئة رقم 4: ليست مهمة وليست عاجلة
سواء كان ذلك في تسجيل تقارير المصاريف أو إنشاء العقود أو تقديم الأوراق ، "هذه هي المهام التي لن يكون لها تأثير كبير على عملنا بمجرد قيامنا بها ، لكنها لا تختفي" ، يقول توماس.
كيفية التعامل معها
يقترح توماس الاستعانة بمصادر خارجية لأكبر عدد ممكن من هذه المهام عن طريق تفويضها إلى موظف مبتدئ أو ، للقيام بالأعمال الشخصية ، مساعد افتراضي.
حتى إذا كان عليك دفع مقابل المساعدة الخارجية ، فإن الساعات التي تستعيدها لتحقيق هدف أكثر أهمية - مثل التقدم في النهاية في هذه الخطوة المهنية الكبيرة القادمة - يمكن أن تساعدك على التقدم مالياً على المدى الطويل.
ذات صلة: 6 أشخاص ، 6 أعمال موازنة: هاك بين العمل والحياة الرائعة التي تنقذ عقلي
