هناك العديد من النصائح حول كيفية زيادة الإنتاجية - من القواعد إلى المتابعة لزيادة الكفاءة إلى التفاصيل التي يجب أن نضعها في الاعتبار لتوفير وقت العمل لدينا وأكثر من ذلك.
ولكن أي من هذه النصائح يتم تجربتها بالفعل وصحيح - وأيها مجرد ضوضاء؟
في غضون شهر واحد ، جربت أربع نصائح إنتاجية شائعة (بالإضافة إلى خدعة إضافية ممتعة) ، باستخدام برنامج تتبع الوقت DeskTime لقياس مدى تأثيرها الفعلي على الإنتاجية. وفقًا لهذه التجربة الصغيرة ، قد يكون هناك بعض المبالغة في بعض النصائح الأكثر شيوعًا - في حين أن البعض الآخر على ما يبدو لديه بعض القوة السحرية لمساعدتك في إنجاز الأمور.
إليك ما تعلمته - وكيف يمكنك تطبيقه على حياتك العملية.
نصيحة رقم 1: وقف تعدد المهام
الفكرة الرئيسية لهذه الطريقة هي التركيز على مهمة واحدة في ذلك الوقت ، وتجنب القيام بأشياء متعددة في وقت واحد. أظهرت الدراسات والتجارب أن عقولنا تعمل بشكل أفضل عند التركيز على مهمة واحدة ، كما لاحظ دانييل باتريك فورستر في بلومبرج بزنس ويك . ومع ذلك ، يلاحظ أيضًا أن نهج المهمة الواحدة هذا ليس أمرًا طبيعيًا ، وعلينا في كثير من الأحيان تدريب أنفسنا على التوقف عن تعدد المهام.
كيف سار الأمر؟
في اليوم الأول ، اكتشفت العيب الرئيسي لهذه الطريقة: إنه يؤدي إلى الميل إلى الكمال. نتيجة لذلك ، يمكنك إضاعة الكثير من الوقت في التفاصيل ، مما قد يعيق إنتاجيتك على المدى الطويل.
سلبيات اثنين من هذه الطريقة تصفيتها في وقت لاحق من هذا الأسبوع.
أولاً ، قد يبدو التركيز على مهمة واحدة أمرًا بسيطًا ، لكنه ليس كذلك. يمكنك إغلاق جميع علامات التبويب على جهاز الكمبيوتر المحمول وترك المهمة ذات الصلة مفتوحة فقط ، لكن لا يمكنك فعل نفس الشيء بعقلك - كل الأشياء الأخرى التي يجب القيام بها ستظل في ظهرها.
ثانيًا ، تعني هذه الطريقة بمعناها الأقصى استبعادًا تامًا لجميع المهام الأخرى ليوم كامل ، يمكن أن يصبح مملًا. بالنسبة لي ، تعدد المهام المعقول هو ما يضيف بعض الديناميكية إلى يوم العمل ويساعدني على أن أبقى مهتمًا.
الكفاءة: 77 ٪
الرضا الشخصي: 2/5
الخلاصة: إذا كنت لا تستطيع الهروب من تعدد المهام ، فاستمر في أداء المهام المختلفة في وقت واحد. لا تحاول القيام بالكثير في وقت واحد - تظهر الدراسات أنه يمكن أن يجعل عقلك يتقلص ، وربما لا تريد أن يحدث ذلك.
نصيحة رقم 2: خذ فترات راحة متكررة
الفكرة الرئيسية هنا هي أن أخذ استراحات طوال اليوم يساعدك على العودة إلى العمل مسترخياً ونشطًا ، وبالتالي إنجاز المزيد من الأشياء. تشير الدراسات إلى أن هناك مجموعة متنوعة من أفضل نسب الراحة في العمل ، ولكن في النهاية لا يهم حقًا ما إذا كنت تتبع قاعدة 52:17 أو تأخذ استراحة كل 90 دقيقة ، طالما تترك مكتبك عدة مرات يوم.
كيف سار الأمر؟
كل شيء سار كما هو مخطط له يوم الاثنين ؛ في كثير من الأحيان ، انتهيت من قدر لا بأس به من المهام التي كانت على قائمة المهام الخاصة بي.
ولكن بعد ذلك جاء اليوم الثاني ، وشعرت أنني اضطررت إلى إجبار نفسي على مغادرة المكتب. علاوة على ذلك ، أصبح من الصعب أكثر فأكثر العودة إلى المسار الصحيح بعد هذه الاستراحات الإجبارية. بعد أن واجهت نفس المشكلة خلال الأيام التالية أيضًا ، انتهى بي الأمر إلى تغيير النهج بأكمله: بدلاً من إجبار نفسي على التوقف كل ساعة ، توقفت مؤقتًا في كل مرة أنهيت فيها مهمة أو ببساطة شعرت بالعجز. ونتيجة لذلك ، كانت هناك أوقات أخذت فيها ثلاثة استراحات في ساعة ، وأوقات قمت فيها "ماراثون عمل" مدته خمس ساعات دون راحة. لكنها عملت ؛ لقد أنجزت أشياء واحدة تلو الأخرى دون الشعور بالإرهاق ، وهذا هو ما يهم حقًا.
الكفاءة: 75 ٪
الرضا الشخصي: 4/5
الخلاصة: خذ قسطًا من الراحة كلما احتجت إليها ، وليس عندما يُفترض أن تقوم بذلك.
نصيحة رقم 3: إنشاء قائمة مهام مع مهام قابلة للإدارة
هناك طرق مختلفة لإنشاء قائمة مهامك. فكرة هذه القائمة المعينة هي تقسيم كل مهمة إلى خطوات عملية تحتاج إلى اتخاذها لإنجاز مشاريعك. يقترح David Allen ، معلم الإنتاجية ، بدء كل عنصر في قائمتك بفعل لجعل نواياك أكثر واقعية. على سبيل المثال ، بدلاً من مجرد إدراج "تقرير العميل" في قائمتك ، قم بتفصيل عناصر الإجراء التي ستشملها: جمع البيانات ، وتحليل البيانات ، وكتابة التقرير ، وما إلى ذلك.
بعد ذلك ، يجب عليك تخصيص هذه المهام بطريقة ممكنة بالفعل. "يجب أن تتكون قائمة المهام اليومية من مهام صغيرة لا تستغرق أكثر من ساعتين على الأكثر لإكمالها" ، هذا ما كتبته Cody Wheeler for Lifehack .
كيف سار الأمر؟
الشيء الجيد في هذه الطريقة هو أنه يجعلك تشعر بالإنتاجية. كان طول قائمة المهام الخاصة بي آخذًا في التقلص ، وشعرت بالتحفيز. إضافة إلى ذلك ، تتيح لي هذه الطريقة أيضًا ملاحظة الأشياء الأصغر التي قمت بها كجزء من المشروع بالكامل ، مثل البحث في الأدبيات عن منشور المدونة ، والذي عادة ما يستغرق الكثير من الوقت ، لكنه لا يعطي نتائج فورية يمكن للجميع رؤيتها.
ومع ذلك ، على الرغم من أن تقسيم المهام إلى خطوات قابلة للتنفيذ ربما يكون الطريقة الأكثر فاعلية التي جربتها ، فلا يزال يتعين عليك إنشاء قائمتك بحكمة ؛ لا يمكنك تضمين كل القليل الذي تنوي القيام به ، حتى لو كان ذلك ضروريًا لاستكمال المشروع. إنها ستجعل قائمتك طويلة بلا داع.
الكفاءة: 80 ٪
الرضا الشخصي: 5/5
خاتمة: قلل قائمتك إلى ستة أو سبعة مهام محددة وقابلة للتنفيذ في اليوم. المهام الفردية التي تستغرق أقل من 10 دقائق لإكمالها غير مؤهلة للحصول على القائمة.
نصيحة رقم 4: ابدأ بالمهمة الأكثر أهمية
فكرة هذه الطريقة هي أن تبدأ بأهم مهمة في اليوم عندما تكون لديك طاقة ذهنية كاملة ، ثم تنجز الكثير من المهام بسهولة مع مرور اليوم وتصبح أكثر إزعاجًا. في مقال لشركة Fast Company ، تقترح راشيل جيليت:
"حدد المهام المهمة التي تتطلب قدراتك العقلية الكاملة التي تأجيلها حتى نهاية اليوم الذي تكون فيه احتياطياتك العقلية منخفضة. بمجرد تحديد هذه المهام ، قم بإعادة تنظيم روتينك بحيث يمكنك العمل عليها دون انقطاع للساعة الأولى من اليوم. "
كيف سار الأمر؟
بالنسبة لي ، هذا لم يحدث كما وصفته جيليت. في الصباح ، أنا فقط بحاجة إلى بعض الوقت للدخول في تدفق العمل. يمكنني القيام ببعض المهام اليومية ، ولكن بالتأكيد لا شيء "يتطلب قدراتي العقلية الكاملة". لذلك ناضلت مع هذا الأسلوب لمدة يوم ونصف حتى استسلمت من أجل إنجاز الأمور في النهاية.
الكفاءة: 66 ٪
الرضا الشخصي: 1/5
خاتمة: يمكنك العثور على ذروة الإنتاجية (يحتوي DeskTime على "مقياس الإنتاجية" لهذا الغرض) ، ثم قم بجدولة المهام ذات الأولوية الخاصة بك خلال هذا الوقت. ليس من الضروري أن يكون أول شيء في الصباح - فقط عندما يكون وقت فراغك.
نصيحة مكافأة: 2 بيرز للإبداع
في دراسة أجرتها جامعة شيكاغو ، وجد الباحثون أن التعرض للخمور قليلاً يمكن أن يعزز إنتاجيتك للمهام الإبداعية. على الرغم من أن القهوة أثبتت أنها تساعدك على إنجاز المهام البسيطة ، إلا أن محتوى الكحول في الدم يبلغ 0.07 (أي ما يعادل اثنين من البيرة) قد أظهر أنه يساعد في تنفيذ المهام الإبداعية.
كيف سار الأمر؟
لمدة أسابيع ، كنت أؤجل كتابة مقال - أنا فقط لم أتمكن من الدخول. حتى بعد ظهر أحد الأيام ، لجأت إلى تجربة القياس الأخيرة هذه. شربت أول بيرة كاملة ، ثم عدت إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بي للعمل وأرتشف الثانية بشكل عرضي.
عملت أول البيرة عجائب. على الفور كانت الكلمات تتدفق ، والأفكار يجري طرحها ، والصفحات تملأ بسرعة. يبدو أن البيرة قد أوقفت انتقاداتي الذاتية وفتحت الباب لكتاباتي الإبداعية.
ومع ذلك ، فإن البيرة الثانية كان خطأ. كما رشفت ذلك ، لقدرتي على التركيز تفككت بسرعة.
الكفاءة: حسنًا ، لقد أنجزت المهمة ، أليس كذلك؟
الرضا الشخصي: 5/5
الخلاصة: إن احتساء الجعة قد فعل أشياء عظيمة للحصول على الأفكار على الورق ، ولكن لا تتوقع أن تكون قادرًا على فعل أي شيء مثمر حقًا بعد ذلك. قد بيرة واحدة كانت كافية تماما للتسامح بلدي.
