هل تتذمر فقط؟ أنت لست وحدك. على الرغم من أننا متصلون بهواتفنا على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع ، إلا أن الكثير منا يكرهون الوظيفة الوحيدة التي صمموا من أجلها: إجراء المكالمات وأخذها.
فهمتها. إن مقاطعة يوم العمل الخاص بك من أجل المشاركة في مكالمة هاتفية يمكن أن تحدث عبر البريد الإلكتروني - ربما أكثر فاعلية - يمكن أن تكون مصدر إزعاج.
ولكن ، ما الذي يمكنك فعله حيال ذلك بالضبط؟ يجب أن تكون هناك طريقة مهذبة ومهنية لتجنب إجراء محادثة هاتفية بدلاً من القول ، "لا شكرًا ، أفضل الاستماع إلى تسجيل صوتي للأظافر على السبورة لمدة ثماني ساعات" ، أليس كذلك؟
نعم بالفعل هناك. إذا كنت أحد الأشخاص الذين ينفرون من الهاتف ، فهناك دليل يعتمد على ما تميل إلى قوله عندما يطلب منك شخص ما "قفز على الهاتف" - وكذلك ما وراء هذه المشاعر (وأنت تعرف ، ما يجب أن أقول حقا بدلا من ذلك).
تميل إلى قول … "أنا ذاهب إلى أن أنسى كل ما تقوله لي ، لذلك قد ترسل لي رسالة إلكترونية جيدة"
يمكن أن تكون المكالمات الهاتفية فعالة - لكن فقط إذا كنت منخرطًا بنشاط في ما تتم مناقشته. إذا لم تكن كذلك ، فمن المحتمل أن تسقط كل تلك الحكايات المهمة من عقلك والثانية التي تغلق بها.
هل يمكنك تدوين الملاحظات؟ إطلاقا. ولكن ، إذا كنت مثلي ، فسوف تعود إلى تلك الشخبطة في ختام محادثتك ولا تعرف أي معنى. أو ، قد تفقد التركيز خلال تلك الدردشة الهاتفية حسنة النية وتختار التمرير عبر Twitter أو تدوين قائمة البقالة الخاصة بك بدلاً من الاستماع بفعالية إلى الموضوع الذي في متناول اليد (مهم ، مذنب حسب التهمة).
وفي كلتا الحالتين ، تنتهي هذه المكالمة الهاتفية إلى أن تضيع وقتك ، لأنك لم تحتفظ فعليًا بأي معلومات مهمة.
هذا واحد من الامتيازات العديدة للبريد الإلكتروني. لديك وثائق للعودة إليها متى احتجت إليها - ويمكنك أن تطمئن إلى أنها دقيقة (على عكس رسومات الشعار المبتكرة الخاصة بك من عباد الشمس مع ملاحظة خفية تقول "اسأل جيم!" بجانبه).
من حسن حظك ، هذا سبب مبرر تمامًا للاعتماد عليه عند الحاجة إليه.
أوه ، وإذا لم تنجح محاولاتك للهروب من تلك المكالمة الهاتفية كما كنت تتمنى؟ خذ وقتك للشكوى ، ثم تأكد من استعدادك للاستماع (فقط فكر في أنك لا تريد أن تقفز على الهاتف مرتين لأنك غاب عن الأشياء في المرة الأولى!). أيضًا ، تابع هذه المحادثة مع ملخص البريد الإلكتروني الذي يسلط الضوء على عناصر الإجراء - لذلك لا يزال لديك هذا السجل المكتوب الذي كنت تأمل فيه.
قل هذا بدلاً من ذلك
"إن أمكن ، أرغب في بدء هذه المحادثة عبر البريد الإلكتروني. وبهذه الطريقة ، لدي ملاحظات تشير إليها ويمكنني تكرارها بسهولة مع أي شخص آخر يحتاج إلى المعرفة. إذا كنا لا نزال نعتقد أنه من الضروري إجراء مكالمة بعد وضع هذا الأساس ، فيمكننا اختيار وقت للدردشة ".
تميل إلى قول … "لدي كوابيس حول حقيقة أنك ستسألني شيئًا لا أستطيع الإجابة عليه"
ضع الأنا الخاصة بك جانبا للحظة واعترف بذلك لنفسك: جزء مما يجعل المكالمات الهاتفية تخويف للغاية هو أنها تحدث في الوقت الحقيقي.
عليك أن تفكر في قدميك أكثر مما لو كنت تستجيب ببساطة لبريد إلكتروني يمنحك متسعًا من الوقت لسؤال زميلك أو استشارة Google.
لذا ، إذا كانت أعصابك هي التي تحثك على البقاء بعيدًا عن محادثة هاتفية ، فمن المأمول أن يساعدك الرد مثل الرد أدناه في تجنب الدردشة الحية المروعة - دون الاعتراف بشكل صارخ بعدم الأمان.
مهلا ، في بعض الأحيان يستحق إخراج نفسك من منطقة الراحة الخاصة بك أيضًا. تذكر أنه إذا طُرحت عليك سؤالًا لا تعرف الإجابة عليه ، فيمكنك دائمًا مشاركة أنك ستحتاج إلى العودة إليه مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني.
قل هذا بدلاً من ذلك
"أريد أن أتأكد من أنني على استعداد لتزويدك بجميع المعلومات التي تحتاجها. هل تمانع في إرسال الأسئلة التي تريد الإجابة عليها عبر البريد الإلكتروني؟ سأرد على ما يمكنني عبر البريد الإلكتروني ، وإذا لزم الأمر ، يمكننا جدولة مكالمة لمناقشة البقية. "
تميل إلى قول … "آه ، أنا حقًا لا أحب التحدث إلى الناس"
دعنا فقط نتحدث بأسمائها بأسمائها الحقيقية هنا - يمكن أن تكون المكالمات الهاتفية حقًا بمثابة ألم كبير في ما تعرفه.
لديك ما يكفي من الاجتماعات والالتزامات التي تكتنف جدولك الزمني ، وآخر شيء تريد القيام به هو جذب انتباهك بعيدًا عن عملك الفعلي مرة أخرى فقط للمشاركة في محادثة يمكن أن تتعامل معها عبر البريد الإلكتروني في وقتك.
بطبيعة الحال ، فإن رد الفعل الذي يخفي حقيقة أنك لا تتحدث مع أي شخص ربما لن يذهب أكثر من اللازم.
تأطير ردك بشكل إيجابي أكثر بقليل عن طريق شرح أن لديك شيء تحتاج إلى التركيز عليه في الوقت الحالي وتفضل البريد الإلكتروني إذا كان ذلك ممكنًا. لا يزال يبرز وجهة نظرك - بطريقة لا تجعلك تبدو كأنك كبير في الانكماش.
قل هذا بدلاً من ذلك
"أنا في منتصف مشروع كبير وأنا أركز بشكل أساسي على ذلك الآن. إذا كنت ترغب في ذلك ، فلا تتردد في إرسال نقاط التحدث إليك هنا وسأتناول ما يمكنني فعله في رسالة بريد إلكتروني. إذا كنت لا تزال تعتقد أن هناك حاجة إلى إجراء مكالمة بعد ذلك ، فيمكننا تحديد موعد واحد بعد انتهاء هذا المشروع. "
ستلاحظ شيئًا عن جميع هذه الاستجابات: لا يزالون يوفرون خيار إجراء محادثة هاتفية إذا لزم الأمر.
أنا لا أحاول أن أخونك هنا ، أعدك. ومع ذلك ، من المهم أن ندرك أنه يلزم أحيانًا إجراء مكالمات هاتفية.
يمكن أن تكون أكثر كفاءة وفعالية من عشرات الرسائل الإلكترونية المرسلة ذهابًا وإيابًا. وتحتاج بعض المحادثات إلى العنصر البشري المتمثل في التحدث بصوت عالٍ - مثل تقديم ملاحظات صعبة أو التحدث عن تعارض في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك ، تعد القدرة على التنقل على الهاتف مهارة مهمة في العديد من الوظائف - المبيعات ، على سبيل المثال - وهي في النهاية مهمة لنجاحك.
ولكن هذا لا يغير حقيقة أن هناك بعض المحادثات الهاتفية التي تستحق التحول إلى تبادل البريد الإلكتروني. في هذه السيناريوهات ، استخدم الردود التي حددتها هنا وستتجنب (على أمل!) هاتفًا مخيفًا بطريقة لا تزال مهذبة ومهنية ومثمرة.
