كم مرة ذهبت هذه المحادثة؟
من الواضح أنها حالة محبطة للغاية. كيف كان من المفترض أن تقوم بتمشيط عشرات الرسائل الإلكترونية التي تلقيتها في الساعات القليلة الماضية وحدها للعثور على الرسالة الحاسمة الوحيدة التي كان لها مهمة كان من المقرر أن pronto؟ وإذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني بالطريقة الذكية - فقط فحص صندوق الوارد الخاص بك عدة مرات في اليوم - فقد لا ترى الرسالة حتى الآن!
إنها معضلة مشتركة ، من المحتمل أن يصادفها أي شخص في القوة العاملة في وقت ما أو آخر (إن لم يكن بشكل منتظم). كما أنه يطرح سؤالًا مهمًا: ما هو شكل التواصل المناسب لطلبات الوقت الفعلي مقابل المهام التي تحتاج فقط إلى إكمالها في الأيام القادمة؟
لحل هذه المسألة المتعلقة بآداب اتصال المكتب ، لدى Cyrus Stoller ، وهو مبرمج ، نظام يجب عليك التفكير في تنفيذه بين زملائك في العمل. الانهيار بسيط جدا:
- إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما خلال 30 دقيقة ، فاتصل بالشخص.
- إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما خلال ساعتين ، فأرسل رسالة نصية إلى الشخص.
- إذا كنت بحاجة إلى شيء ما تم القيام به خلال يوم العمل ، فقم بالتراسل الفوري للشخص.
- إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما خلال اليومين المقبلين ، فأرسل رسالة بالبريد الإلكتروني إلى الشخص.
على الرغم من أن العطل الفعلي قد يختلف باختلاف طريقة عمل مكتبك (على سبيل المثال ، في مكتب صغير ، قد يكون من المنطقي مجرد التوقف عن طريق مكتب شخص ما بدلاً من الاتصال) ، ما يحصل عليه ستولر هو المفتاح: يجب ألا يكون البريد الإلكتروني هو الافتراضي وسائل الاتصال للحصول على أي شيء يحتاج إلى أن يكون معروفا أو التعامل معها في الوقت الحقيقي.
بالطبع ، هذا النظام سهل التنفيذ بالنسبة لك عند العمل مع زملائك المقربين والعملاء ، لكن كيف تجعل الآخرين في المكتب يلعبون معهم؟ إليك بعض الأشياء التي يجب تجربتها:
- قم بإعداد استجابة تلقائية للبريد الإلكتروني تخبر الأشخاص عن كيفية الاتصال بك إذا كانت هناك حاجة للتعامل مع هذه المسألة خلال الساعة أو الساعتين التاليتين.
- إذا صادفت رسائل بريد إلكتروني تطلب فيها إجراءً في الوقت الفعلي ، فعليك تذكير زملائك في العمل بأدب أنك تفضل نقل هذه الرسالة عبر مكالمة هاتفية أو نصية ، حيث قد لا تصل إلى بريدهم الإلكتروني في الوقت المناسب في حالة حدوث اضطرابات طارئة أخرى.
- إذا كنت تلعب دورًا إداريًا ، فحدد المعايير في جميع أنحاء المكتب. اطلب من موظفيك التحدث بصراحة عن كيفية رغبتهم في التواصل معهم إذا كان هناك شيء يجب القيام به بدلاً من أن يفترض الجميع أن البريد الإلكتروني على ما يرام.
أخيرًا ، ذكّر الجميع أن نظامًا كهذا هو حقًا فوز. لا أحد مقيد بسلاسل البريد الوارد الخاصة بهم ، ولن يتم التراجع عن المهمة العاجلة مرة أخرى.
