في عالم العمل اليوم ، يبدو أن كل شيء يتعلق بالإنتاجية. كيف يمكننا القيام بالأشياء بشكل أسرع ، وقضاء وقت أقل في الأشياء التي لا نحتاج إليها ، والتخلص من حالات التكرار وعدم الكفاءة التي تبطئنا؟
التواصل ليس استثناء لهذا الاتجاه. مع وجود المزيد من الطرق للبقاء رقميًا على اتصال ، أصبح من الشائع تقليص الاجتماعات وإرسال رسائل بريد إلكتروني أقل وأقصر ، والبقاء على اتصال بشكل عام أقل - كل ذلك باسم توفير الوقت.
لكن ويليام ألين ، مدير أول بيهانس ، يعتقد أن هذا يعوق بالفعل فعالية الفرق.
في مقالته الأخيرة عن كتاب 99U ، اصنع العلامة: دليل التصميمات لبناء مشروع تجاري ذو تأثير ، يشير إلى أنه من الجدير فعلاً إنشاء عمليات زائدة عن الحاجة لضمان أن يكون كل فرد في فريقك على نفس الصفحة. هو يوضح:
لا تفترض أبدًا أن فريقك يعرف نتائج القرارات التي تتخذها يوميًا. على افتراض - بدلاً من الإحاطة بنشاط - يضمن أنهم سوف يقضون المزيد من الوقت في تخمين ما ينبغي عليهم فعله مقابل القيام به بنشاط.
بينما يقدم هذه التوصيات لمساعدة قادة الشركات على ضمان نشر أفكار الصور الكبيرة والقرارات اليومية حول الفريق بفعالية ، أعتقد أن فكرة إنشاء تكرارات في التواصل هذه تستحق أي تفكير مهني أو قائد أو لا. فكر ، على سبيل المثال ، في أن تكون أكثر تكرارا في تواصلك مع رئيسك في العمل للتأكد من أنه يعرف كل العمل العظيم الذي تقوم به وما تحتاجه للنجاح. أو ربما حاول تكرار الأشياء مع زملائك لإبقاء الجميع يشعرون في حلقة حول أهداف المشروع والجداول الزمنية.
بطبيعة الحال ، لا يعني أن تكون أكثر زائدة عن الحاجة وضوحا أن تكون تنازليا أو مزعجا. إليك بعض الأفكار التي ستساعدك على تحقيق التوازن الصحيح.
1. تذكر: ما هو التكرار بالنسبة لك يمكن أن يكون جديدًا لشخص ما
يذكرنا آلن في مقالته بأنه على الرغم من أنك قد تكرر رسالة عدة مرات ، فإن الكثير من الأشخاص الذين تعمل معهم قد يسمعونها مرة واحدة فقط ، على الأكثر. لذلك ، حتى لو تحدثت من خلال فكرة بالتفصيل في اجتماع واحد ، فإن أي زملاء في الفريق لم يكونوا هناك في ذلك اليوم لا يزالون في الظلام. اسمح لنفسك بتكرار الأشياء عدة مرات للتأكد من حصول الجميع على فرصة لسماعها.
2. استخدام أشكال مختلفة من الاتصالات
يمكنك الاستفادة من حقيقة أن مختلف الأشخاص يتعلمون (ويستوعبون الرسائل) بطرق مختلفة عن طريق توصيل الرسالة نفسها عبر عدة منتديات مختلفة. على سبيل المثال ، ذكر إستراتيجية المبيعات الجديدة في اجتماع ما ، ثم أرسل رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في اليوم التالي لتكرار رسالتك. أو ، قم بتصوير بريد إلكتروني حول الأفكار الخاصة بتراجع الفريق ، ثم قم بإحضار رسالتك مرة أخرى مع أحد الزملاء عندما تذهب لتناول القهوة معًا.
3. توظيف رسول
يقترح ألن أن يحضر القادة زميلًا في جميع اجتماعاتهم ، مما يمكّنه من نشر النقاط المهمة. قد يكون هذا مفرطًا بعض الشيء بالنسبة للبعض ، ولكن يمكن لأي شخص استخدام استراتيجية "شجرة الهاتف" للمساعدة في التأكد من تكرار الرسالة دون الحاجة إلى تكرارها مرارًا وتكرارًا. عندما تنقل فكرة في اجتماع مع أحد الزملاء ، اطلب مشاركته مع فريقه.
الكل في الكل ، هذه الأفكار تتعلق بمحاولة التأكد من أن الأفكار المهمة لا تضيع في خلط ورق اللعب في محاولة لإنجاز الأمور بشكل أسرع. وأفضل جزء هو؟ كلما كان التواصل أكثر وضوحًا ، كلما كانت فرقك أكثر إنتاجية.
