اتصل بي بالجنون ، لكنني فضلت دائمًا النوم على الكافيين. لكن في ظل وجود جداول زمنية غير منتظمة ومواعيد نهائية ضيقة ، فإن الحصول على ست ساعات أو أكثر من النوم في الليلة ليست مهمة سهلة بالنسبة للمستشار - فقط أسأل أيًا من صودا نظامي الغذائي وزملائي المدمنين على القهوة. بين العمل الشاق والحياة المنزلية الأكثر تطلبًا ، قضيت الكثير من الوقت في محاولة العديد من المتسللين للإنتاجية للضغط قدر المستطاع من كل يوم.
أداتي المفضلة لإنجاز الأمور؟ الموقت 10 دقائق على هاتفي.
"قاعدة 10 دقائق" بسيطة جدًا: لا ينبغي أن تستغرق كل مهمة في قائمة مهامك أكثر من 10 دقائق لإكمالها. إذا استغرق الأمر وقتًا أطول من 10 دقائق ، فعليك تقسيمه إلى مهام أصغر أو تفويضه لشخص آخر. يكمن مفتاح هذه القاعدة في إنفاذها ، مما يعني ضبط المؤقت على هاتفك للانطلاق عند علامة 10 دقائق. مستوى السرعة والتركيز الذي يجلبه هذا ليومك ليس أقل من المذهل.
عندما أتحدى فريقي للمرة الأولى لوضع حكم العشر دقائق موضع التنفيذ ، التقيت عادة بالشك. أسئلة مثل "هذا جنون - هل يمكنني حقًا إنشاء طراز Excel الكبير هذا بزيادات مدتها 10 دقائق؟" و "هل تخبرني أنك تفعل هذا في حياتك المنزلية أيضًا ، مع الاستحمام لمدة 10 دقائق والقيام بتمارين مدتها 10 دقائق؟ "كثيرة. (الإجابة على كل من هذه الأسئلة ، بالمناسبة ، هي "نعم!")
تريد أن تجرب ذلك؟ فيما يلي ثلاث نصائح لجعل القاعدة التي تستغرق 10 دقائق مفيدة لك.
1. مندوب
إن أكثر الوسائل فعالية لإيجاد وقت إضافي في يومك هي إلى حد بعيد الاستعانة بمصادر خارجية للأشياء المدرجة في قائمة مهامك والتي يمكن لشخص آخر القيام بها بسهولة خلال 10 دقائق أو أقل. على سبيل المثال ، لدي زميل ناجح وموقر يدعي أن أحد ركائز نجاحه هو أنه يقول "نعم" لكل شيء ، ولكن في الواقع فقط يؤدي المهام التي يستطيع فقط القيام بها. "كل شيء آخر ، هو المندوبون.
التفويض ليس سهلاً كما يبدو. قد يكون من الصعب التخلي عن المهمة عندما تخشى ألا يكون عمل شخص آخر بنفس جودة عملك. من المفيد أن تتذكر أن "التنفيذ أفضل من الكمال" ، والطريقة الوحيدة للمضي قدمًا في حياتك المهنية هي إذا تركت الأمور التي أتقنتها وتواجهت تحديات جديدة. كان هناك تحول عقلي آخر ساعدني في إدراك أن التفويض يخلق فرصًا للآخرين. أفكر الآن بفاعلية في المهام والمشاريع التي يمكنني إنشاؤها لفريقي والتي ستساعدهم على التعلم والنمو والتقدم في حياتهم المهنية (مما يساعد بشكل ملائم على توضيح اللوحة الخاصة بي أيضًا). (فيما يلي بعض النصائح التفويض.)
أحد التحديات التي أراها أكثر مع الأشخاص الذين يواجهون صعوبة في التفويض - خاصة أولئك الذين يشغلون مناصب دخول - هو أنهم ينسون أنهم يستطيعون ويجب عليهم التفويض. إذا كنت تشعر بعدم الارتياح عند سؤال المشرف أو الرئيس عن القيام بشيء ما ، فحاول القيام بذلك: ابدأ بالإشارة إلى ما تفعله ، ثم ضع "اسأل" كطلب للمساعدة. على سبيل المثال ، بدلاً من "أحتاج منك أن تتصل بفريق عمل الفريق" ، يمكنك أن تقول "أنا أعمل على سحب البيانات لهذا التحليل - هل سيكون من الممكن بالنسبة لك مساعدتي من خلال الاتصال بفريق عمل الفريق الآخر؟"
كمدير ، يمكنني أن أخبرك أنني كثيرا ما أجد نفسي أطلب من أفرقة بلدي أن أفوض شيئًا لي ، وأنا أحبه عندما يخلقون فرصًا للمساعدة.
2. العثور على مهمة سهلة لمدة 10 دقائق
قد تكون متشككًا في البداية ، ولكن ببساطة عن طريق تغيير طريقة تأطير مهامك ، سترى أنه يمكن تقسيم كل شيء تقريبًا إلى مهام مدتها 10 دقائق. هل تحتاج إلى بحث موضوع جديد؟ ابدأ بـ 10 دقائق على Google لتفحص المقالات الإخبارية ، تليها 10 دقائق من تدوين كل ما تعرفه والأسئلة القليلة الأولى التي لا تزال بحاجة إلى إجابة ، ثم 10 دقائق كل شخص يتصل بالأشخاص للحصول على المشورة بشأن الإجابة على أسئلتك المفتوحة (نقاط المكافأة إذا لقد كنت ذكيًا بما يكفي لتلاحظ أن المكالمة الهاتفية هي شكل من أشكال التفويض!).
فويلا! لقد ضغطت للتو على مهمة ربما بقيت في ساعات إلى 30 دقيقة.
هذا النهج يعمل بعد ساعات أيضا. لديّ زميل كان مفتونًا بقاعدة العشر دقائق وكيف ساعدها ذلك أثناء ساعات العمل لدرجة أنها قررت تجربتها في المنزل. لقد أخرجت توقيتها لبضعة ساعات حتى وقت روتينها قبل العمل ، ومع الاستحمام لمدة 10 دقائق ، ووجبة الإفطار لمدة 10 دقائق ، وما إلى ذلك ، وجدت أنها كانت قادرة على تقليص وقتها المعتاد "الاستعداد" ، والتداول في للنوم مطمعا بدلا من ذلك. لم تفكر مطلقًا في أنه من الممكن الاستحمام في 10 دقائق - حتى جربته وأدركت أنه من السهل جدًا!
3. استخدام هذا الموقت
يعد استخدام المؤقت الخاص بك جزءًا مهمًا من القاعدة ، لذلك لا تنسَ ذلك. كما يعلم الجميع في عالم الأعمال ، "نحن نفعل ما نقيسه".
ينطبق هذا أيضًا على قاعدة العشر دقائق - يجب عليك استخدام جهاز ضبط الوقت أو الساعة لتتبع مدة إنفاقك على الأشياء. تعمل الهواتف الذكية على تسهيل ذلك من خلال تطبيقات الموقت المدمجة الخاصة بها ، لكن أي ساعة بدقيقة واحدة ستفعل ذلك. مهما فعلت ، لا تخمن - لأنه إذا كانت مدة 10 دقائق تقريبًا 20 دائمًا ، فلن تزيد إنتاجيتك إلى الحد الأقصى.
في بعض الأحيان ، ستقضي أقل من 10 دقائق في مهمة (مزيد من الوقت - بعد الظهر!) ، وفي بعض الأحيان سوف يرن هذا التنبيه وستظل على الهاتف (لا ، أنا لا أقترح عليك فقط إنهاء المكالمة عندما ينطلق المنبه). لا تشعري بالقلق حيال الركض - فقط قم بتدوين ذلك في المرة القادمة.
على سبيل المثال ، إذا كان أحد زملائك في العمل يميل إلى التجوّل ، فاستهل محادثتك التالية بإخبارها أن أمامك 10 دقائق من العصف الذهني. ماذا لو كنت حقا بحاجة الى مزيد من الوقت؟ هذا جيد أيضًا: تتبع وقتك سيوفر نظرة ثاقبة لكيفية عملك ، حتى تتمكن من تخطيط يومك بشكل أفضل في المرة القادمة.
قاعدة 10 دقائق في العمل
حدث أحد الأمثلة المفضلة لدي على هذه القاعدة في العمل قبل بضع سنوات عندما تلقى فريق كنت أعمل عليه مكالمة هاتفية الساعة الرابعة مساء مروعة من عميل يعيد توجيه العمل الذي سنقدمه في صباح اليوم التالي. لاف ، الكثير لأمسية الاسترخاء!
كان هناك قطعتان كبيرتان من العمل ، لذلك قمنا بتقسيم فريقنا المكون من أربعة أفراد إلى نصفين. كان لدى كل فريق من فرقنا الفرعية نفس عدد شرائح PowerPoint التي سيتم تجديدها ، مع قدر مماثل من التحليل ، لذلك كان ينبغي لنا أن نأخذ نفس القدر من الوقت لإكماله.
قلت لزميلي في الفريق إنني أردت حقًا الانتهاء بحلول الساعة 6 مساءً حتى نتمكن من تناول العشاء ، ووافق ولكنه كان يشك في قدرتنا على إنجازه. لذا ، قمنا بتنسيق الصفحات ، مقسومًا على ساعتين متبقيتين في اليوم ، ووجدنا أنه إذا أمكننا تحقيق معدل 10 دقائق لكل صفحة ، فسيكون لدينا وقت كافٍ لإكماله - بالإضافة إلى مخزن مؤقت لأي شيء أثبت أنه أن تكون صعبة للغاية. بعد إعادة إنشائها ، قمنا بتقسيم الصفحات وتعيين المؤقت وبدأنا في التحريك. لجعل اللعبة خارجها ، احتفظنا بسرد على السبورة حول عدد الصفحات التي استكملها كل منا تحت أو فوق علامة 10 دقائق.
بحلول الساعة 6 مساءً ، انتهينا - وشعرنا بالرضا حقًا. الفريق الآخر الذي لم يستخدم قاعدة 10 دقائق؟ أنهوا حوالي 9.
التحدي قائم. لمهمتك التالية اليوم ، اخرج الموقت وجربه بنفسك. الساعة تدق!
