كيفية تشغيل اجتماعات فعالة في العمل - موسى

هذه حقيقة محزنة: يقضي المديرون ما يتراوح بين 35٪ و 50٪ من وقتهم في الاجتماعات ، ومع ذلك يعتبر المسؤولون التنفيذيون أكثر من نصف تلك الاجتماعات بمثابة إخفاقات.

هذا ليس صادما. في كثير من الأحيان ، نجد أنفسنا في جلسة عصف ذهني طويلة جدًا ، أو غير طويلة بما يكفي ، أو مربكة أو محبطة أو غير مثمرة تمامًا.

هناك العديد من الحلول ، بالطبع. يمكننا إلغاء. يمكننا إعادة جدولة. يمكننا تحويل الاجتماع إلى سلسلة بريد إلكتروني أو مناقشة سلاك.

هذه كلها خطوات مناسبة في بعض الحالات. لكن في بعض الأحيان نحتاج إلى بذل جهد لفهم المواقف التي تنقص فيها اجتماعاتنا والعمل بنشاط لإصلاحها. لأنه بعد كل شيء ، لا يمكننا أن نرفض فقط مقابلة أشخاص على الإطلاق - لن يتم فعل أي شيء.

إذا كنت تبحث عن الجاني ، فحاول طرح هذه الأسئلة على نفسك ، وتطبيق هذه النصائح لتشغيل اجتماعات أكثر فاعلية في العمل:

الأسئلة 1-3 قبل الاجتماع

نعم ، يمكن أن تفشل اجتماعك حتى قبل أن يبدأ. إليك ما يجب أن تفكر فيه بمجرد إرسال هذه الدعوة.

1. هل تشعر أنك مستعد؟

هل تم تعيين جميع المواد الخاصة بك؟ هل هناك خطة مطبقة لكيفية انعقاد الاجتماع؟ هل هناك غرفة مؤتمرات متاحة وحجزت؟

سيكون أكبر صديق لك جدول أعمال - لا يمكنك عقد اجتماع رائع بدون اجتماع.

الشيء الآخر المهم للتحضير في وقت مبكر هو هدفك للاجتماع. اسأل نفسك (وربما اكتبها): "ما الشيء الذي أريد إنجازه؟" يمكن أن يكون شيئًا صغيرًا ، مثل تحديث فريقك ، أو كبير ، مثل الخروج باستراتيجية لزيادة مشاركة المستخدم. تأكد من أن الجميع محاذاة لهذا الهدف حتى لا تحاول تغطية الأفكار المتضاربة في جلسة واحدة قصيرة.

يقول Devanté Lewis-Jackson ، مدير مبيعات منتصف السوق في The Muse: "يجب أن يكون لديك قسم عن النتيجة المرجوة ، والتي تختلف عن جدول الأعمال". "يناقش جدول الأعمال ما سيحدث خلال الاجتماع ، لكن النتيجة المرجوة تبني الإجماع حول ما يجب القيام به قبل انتهاء الاجتماع. هذا يساعد بشكل خاص عندما يخرج الحديث عن المسار حول مواضيع جدول الأعمال. "

2. هل يشعر الآخرون بالاستعداد؟

لن يتطلب كل اجتماع تديره أو تحضره من الأشخاص مراجعة المواد أو تعبئتها أو الحصول عليها مسبقًا. ومع ذلك ، إذا فعلوا ذلك ، فإنني أوصي بشدة بضمان توفير الوقت والموارد المناسبين لكل شخص للقيام بذلك (مرة أخرى ، استخدم جدول الأعمال هذا!).

ولكن في كثير من الأحيان نقوم بإنشاء اجتماعات قبل النظر في السياق والشفافية. نتيجة لذلك ، يدخل الناس في المحادثة في فراغ الرأس الخاطئ. خذ على سبيل المثال شخصًا جديدًا ولديه خلفية صفرية في سجل شركتك. أو شخص حضر اجتماعًا سريعًا ولم يعمل أبدًا مع فريق هندسي من قبل. ربما لن يخرجوا كثيرًا من الاجتماع أو يسهمون في أي أفكار قيمة ، أو قد يأخذون المناقشة عن مسارهم بتفاصيلهم.

لذا ، قبل المشي ، اسأل نفسك ما يلي:

• هل يعلم الجميع سبب عقد هذا الاجتماع؟
• هل يعلم الجميع سبب دعوتهم بالتحديد إلى هذا الاجتماع؟
• هل الجميع على اطلاع دائم على ما سنناقشه في هذا الاجتماع؟
• هل يعلم الجميع الجميع في هذا الاجتماع؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما الذي يحتاجون إلى معرفته؟
• هل هناك أي توتر بين الناس قد يعيق التقدم في هذا الاجتماع؟

إذا كانت الإجابة "لا" ، فيمكنك إما سحب الشخص (أو الأشخاص) جانبًا ، أو إرسال بريد إلكتروني سريع لإعطائه بعض المعلومات الأساسية.

3. هل الناس متحمسون؟

من الواضح أنه لن يقفز أحد صعودًا وهبوطًا عند التفكير في اجتماعك ، إلا إذا كنت تحمل كلبًا أليفًا لحيوانات أليفة (في هذه الحالة يجب علي أن أسأل أين فقدت دعوتي).

لكن يجب أن يشعر فريقك ببعض الطريقة ، ونأمل أن يكون ذلك أكثر نحو النهاية الإيجابية للعواطف. قد لا يكونوا منتشرين للدردشة مع الأرباح الفصلية ، ولكن قد يشعرون بالارتياح في النهاية للحصول على بعض المعلومات المهمة أو الحصول على مساحة لطرح الأسئلة الملحة.

إذا كانوا يئنون - وأحفادهم لا علاقة لها باجتماعات الكراهية وكل ما يتعلق بهذا النوع من الاجتماعات - فابحث قليلاً. من الممكن أن يكون هذا تكرارًا لمحادثة سابقة ، وبالتالي مضيعة للوقت ، أو يشعر بعض الأعضاء بعدم الاستعداد ، أو يتم استبعاد شخص ما وانزعاج الجميع من ذلك. من الممكن أن يكون فريقك غارقًا وليس لديه عرض النطاق الترددي والطاقة اللازمة للجلوس خلال عرض تقديمي لمدة ساعة. بغض النظر عن مصدر الطاقة السلبية ، يجب عليك معالجتها قبل الدخول إلى الغرفة.

الأسئلة 4-7 خلال الاجتماع

لمجرد أنك أعدت بشكل صحيح لا يعني أنك في وضع واضح. هناك العديد من الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها في الوقت الحالي لضمان سير كل شيء بسلاسة.

4. هل تصل إلى جميع النقاط الأكثر أهمية؟

جئت مع وظيفة للقيام بها - الإجابة على سؤال ، وتبادل الأفكار ، وتحديد عملية جديدة ، أيا كان. علامة الاجتماع الجيد هي تلك التي تحقق ذلك في حدود الوقت المحدد لديك.

للقيام بذلك هو واضح جدا. اتبع جدول أعمالك إلى T (أو على الأقل بقدر الإمكان). كل 10-15 دقيقة ، تحقق مع نفسك لمعرفة ما إذا كنت لا تزال في الموضوع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتوجيه المحادثة إلى الوراء وتوافق على وضع مسمار في أي مكان كنت فيه في وقت لاحق. توافق على إعادة النظر في أي شيء فاتته إما في وضع عدم الاتصال أو في اجتماع آخر (وتعيين هذه المهمة لشخص ما في الغرفة). لا تقم بالركض ما لم يوافق الجميع على الاجتماع لفترة أطول. من خلال قضاء وقت أطول في الناس ، تجعل من الصعب عليهم الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة الأخرى التي قد تحددها لهم.

تقول هيذرلين نيلسون ، مديرة عمليات المكتب في ذا ميوز: "الهدف من الاجتماع هو اتخاذ قرار بشأن شيء ما ، ومن / من / كيف يتم تنفيذ الإجراء". "ببساطة ، إذا لم تتمكن من التوصل إلى عناصر قابلة للتنفيذ ، أو اتخاذ قرارات ، فلا تعقد اجتماعًا."

5. هل الجميع (أو على الأقل معظم الجميع) يهتمون؟

من المحتمل أن يكون الحصول على 100٪ من الجمهور على كل الأنظار عليك ، والهواتف منخفضة ، وعلى حافة مقاعدهم امتدادًا (فنحن يصرف انتباهنا عن البشر بسهولة بعد كل شيء) ، ولكن يجب على الجميع تقريبًا الاستماع إليك جميعًا تقريبًا زمن.

لجعل الناس يستمعون يتطلب القليل من الجهد من جانبك. إبقاء الأمور قصيرة وحلوة. حدد الخطوات التالية الواضحة. استخدم صورًا سهلة القراءة والفهم. حظر أجهزة الكمبيوتر المحمولة (إذا استطعت).

هذه قراءة رائعة لسبب عدم سماع أي شخص في اجتماعاتك - وكيفية إصلاحها.

6. هل يسأل الناس أسئلة ، وهل يتم الرد عليها؟

أود أن أقول إنه من النادر عقد اجتماع لا يسأل فيه أحد سؤال واحد. إذا كان الأمر كذلك ، فربما لا ينتبه الأشخاص ومن المحتمل أن يطرحوا عليك الكثير من الأسئلة بعد اختتام الاجتماع (وستحتاج إلى قراءة # 5).

ولكن من الأهمية بمكان أن يكون هناك جمهور مشارك ، من المهم أيضًا معالجة مخاوفهم بالفعل. في كثير من الأحيان نقول "لقد وصلت إلى هذه النقطة في وقت لاحق" أو "أعدك أن أجيب على ذلك في النهاية" ولن أعود إليه مطلقًا. لذا تأكد من قيامك بتغطية جميع قواعدك ، حتى لو كان ذلك يعني كتابة أسئلتها أو مطالبتها بتكرارها في نهاية العرض التقديمي.

ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك أسباب أخرى لعدم قيام الناس بطرح الأسئلة. ربما تكون قد خلقت بيئة ، ربما عن غير قصد ، حيث لا يشعرون بالراحة عند القيام بذلك. أو ، ربما يتم استبعاد الأشخاص من النقاش لدرجة أنهم ليسوا متأكدين من أين يجب أن يبدأوا في طرح الأسئلة ، وفي هذه الحالة من المحتمل أن تتراجع عن منحهم السياق (انظر # 2 للحصول على المشورة بشأن ذلك).

7. هل هناك نمط مهم لبعض الأشخاص الذين يتحدثون (أو لا يتحدثون على الإطلاق)؟

من المرجح أنك دعيت الجميع إلى الغرفة لأنك أردت أن يكون رأيهم أو مدخلاتهم في مشروع ما - وفي النهاية ستكون الأفكار والإجراءات التي تأتي من اجتماعك أقوى وأكثر توافقًا إذا شارك الجميع فيها. لذا فأنت تريد التأكد من مساهمة الجميع على الأقل مرة واحدة على مدار الوقت معا.

هذا يبدو رائعا من الناحية النظرية ، ولكن ليس دائما هو الواقع. بعض الناس أعلى صوتًا وأكثر ثقة من الآخرين ، وبعض الأشخاص في مناصب أعلى في السلطة من الآخرين ، وبعض الأشخاص لا يشعرون بالاندماج أو الاحترام مثل الآخرين في الغرفة. مثال على ذلك: تظهر الأبحاث أن النساء أكثر عرضة للانقطاع في المحادثات أكثر من الرجال.

حاول أن تكون النوع الصحيح من قادة المناقشة. أغلق الزملاء المتجولين. لا تقاطع. التمسك بالأشخاص الذين تمت مقاطعتهم. اتصل بالأشخاص الذين لم يقلوا كثيرًا أو ربما يكونوا أكثر خجلًا. هذا ينطبق بشكل خاص على الناس عن بعد الذين ليسوا جسديا في الغرفة.

تذكر أيضًا أنك تندرج في هذه الفئة أيضًا ، حتى لو كنت منظم الاجتماع! في بعض الحالات يكون من المنطقي أن تكون الشخص الذي يتحدث أكثر ، ولكن حتى ذلك الحين يجب عليك التأكد من أن جميع الأصوات في الغرفة يتم سماعها وتضخيمها. (إليك بعض النصائح لمنع نفسك من التجول والتعرف عندما تتحدث كثيرًا.)

الأسئلة 8-10 بعد الاجتماع

اوشكت على الوصول! إذا كنت تريد أن تكون اجتماعاتك متجانسة في كل مرة ، فكر في ما يلي.

8. هل الجميع يأخذ الخطوات الصحيحة الصحيحة؟

يمكنك معرفة متى كان الاجتماع سيئًا عندما يغادر الجميع الغرفة وينفجر للقيام بأشياء بالطريقة التي لا تريد منهم القيام بها بالضبط.

تجنب ذلك من خلال أن تكون واضحة وواضحة حول الخطوات التالية. قبل الانقطاع ، قم بمعالجة ما يلي:

• ما يجب القيام به؟
• كيف تحتاج إلى القيام به؟
• متى تحتاج إلى القيام به؟
• من سيكون مسؤولاً عن ذلك؟
• من سيشرف / يتعقب نجاحه؟

9. هل تحقق الغرض الأكبر من الاجتماع؟

هل يبدو الناس أكثر حماسا لإنجاز الأشياء بعد ذلك؟ هل يبدو أنها تعمل بشكل أكثر فعالية؟ هل هناك ارتباك أقل أو أقل من الأسئلة المطروحة؟ هل حققت هدفك الأصلي؟ هناك احتمالات إذا كانت الإجابة بنعم ، لقد فعلت ما يرام (وإذا كانت الإجابة "لا" ، فاقرأ الأقسام أعلاه لمعرفة أين حدث خطأ).

10. هل شعر أشخاص آخرون أيضًا بأن الاجتماع كان مثمرًا؟

أفصل هذا السؤال عن ما سبق لأن هذا يتطلب منك أن تسأل الناس فعليًا عن شعورهم تجاه الاجتماع ، بدلاً من افتراضه.

من المهم الحصول على تعليقات مباشرة (خاصة كمدير). من المحتمل أنك شعرت أن الاجتماع قد توقف بدون أي عوائق ولكن الجميع يختلفون - سماعك سوف يساعدك على معالجة سبب عدم نجاحه وكيف يمكنك القيام بعمل أفضل في المرة القادمة. بالتأكيد ، لا يمكنك أن تسأل الجميع في كل مرة تقابل فيها كيف تسير الأمور ، لكن القيام بذلك مرة واحدة كل فترة سيضمن أنك على الطريق الصحيح.

لا أحد يحب الاجتماعات ، فلماذا تجعلهم نتن؟ عالج هذه الأسئلة وجهاً لوجه ، وأقل احتمالًا لإحباط اجتماعاتك.