أطلق عليها اسم نتاج الجداول الزمنية المزدحمة ، أو زيادة التوصيلية التقنية ، أو فترات الاهتمام المقلية ، ولكن لأي سبب كان ، عندما تجمع مجموعة معًا لعقد اجتماع ، يكون لدى كل شخص تقريبًا صعوبة في التخلص من الانحرافات والتمسك بالمهمة قيد البحث. في الواقع ، أشار 47٪ من الموظفين إلى أن زملاء العمل المشتغلين يمثلون أكبر عقبة أمام عقد اجتماعات مثمرة.
إذا كنت تأخذ وظيفتك على محمل الجد ، فمن المحتمل أنك تبذل أقصى ما في وسعك لإظهار المشاركة: الاستماع بنشاط ، والتناغم عند الاقتضاء ، وإبقاء هاتفك بعيدًا عن الطاولة. ولكن حتى عندما تكون آداب الاجتماع الجيد في مقدمة عقلك ، فمن السهل أن تتحول إلى عادات سيئة.
للبقاء في نعمة زملائك في العمل والحصول على شيء ذي قيمة من كل اجتماع ، ومع ذلك ، تحتاج إلى الحفاظ على ما يلي في الاختيار.
1. لا تجعل العين الاتصال
في هذه المرحلة ، أصبحت أهمية الاتصال بالعين أثناء الاجتماع شبه كليشيهات - ولكن لسبب وجيه. الحفاظ عليه يدل على المشاركة والفائدة والاحترام. لقد ثبت أنه يزيد من وعيك الشخصي. قد يبدو الأمر غير مريح في البداية ، ولكن هناك الكثير من الاختراقات السهلة لتحسين ملامستك للعين دون الزحف إلى الخارج مع التحديق في الغزلان الأمامية.
واحدة من أفضل النصائح التي أجريتها هي التأكد من أن إعداد اجتماعك يفضي إلى التواصل البصري من البداية: حاول ترتيب مجموعتك في دائرة أو نصف دائرة حتى يتمكن الجميع من رؤية بعضهم البعض دون إجهاد. حتى لو لم يكن شخص ما في نفس المساحة المادية مثلك ، فإن أهمية ملامسة العين لا تزال صحيحة.
لاستيعاب الحاضرين الذين يطلبون الاتصال عبر مكالمة فيديو ، ضع الكاميرا بطريقة تتناسب مع رؤيتك الطبيعية بحيث يبدو أنك تنظر إلى بعضكما البعض في عيونك عندما تتحدث.
2. استخدام الكمبيوتر المحمول الخاص بك
غالبًا ما يبدأ استخدام الكمبيوتر المحمول بأفضل النوايا: تدوين الملاحظات ، وجلب المعلومات ذات الصلة عبر الإنترنت ، وما إلى ذلك. لكن من السهل جدًا الانتقال من نسخ الاجتماع إلى محاولة معرفة اسم تلك الأغنية التي علقتها في رأسك الليلة الماضية حتى دون إدراكها. لهذا السبب أوصي بتجنب أجهزة الكمبيوتر المحمولة تمامًا. يمكن بسهولة القيام بالعديد من الأشياء التي يتم تنفيذها من ناحية ، مثل تدوين الملاحظات على لوحة من الورق ، أو مشاركة البيانات في جدول بيانات مطبوع. ولكن إذا كان الكمبيوتر ضروريًا ، فلا يزال بإمكانك تقليل استخدامه. عند استعراض العرض التقديمي ، على سبيل المثال ، شجع المتحدث على مشاركة شاشته على جهاز تلفزيون حتى يتمكن الجميع من المتابعة.
حتى لو لم يقم منظم الاجتماع الخاص بك بفرض حظر صارم على أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، فإن تركه على مكتبك أو إبقائه مغلقًا أثناء التركيز على جدول الأعمال يساعدك في الحفاظ على التشتيت غير المجدي (ناهيك عن إعلامات البريد الإلكتروني والدردشة). بالإضافة إلى ذلك ، فإن التخلي عنه بلا ضجة سيترك بالتأكيد انطباعًا إيجابيًا عن زملائك في العمل وربما يشجعهم على فعل الشيء نفسه.
3 حضور اجتماع غير ذي صلة
هناك ثلاثة أشياء يمكن أن تكون متأكداً منها في الحياة: الموت ، الضرائب ، واجتماعات الاجتماع غير الضرورية. وعلى الرغم من أنه من السهل للغاية النقر فوق "نعم" على دعوة والظهور لمجرد سؤالك ، فأنت في الواقع تلحق الضرر بزملائك في الفريق. عندما لا يكون لديك أي مصلحة في اجتماع ما ، لا يمكن تجنب الوصول إلى أي عمل غير مهتم. من الأفضل أن تبقى في مكتبك وأن تكون منتجًا من الظهور وتبدو بالملل.
لمكافحة هذا الأمر ، تأكد من أن تتحدث عن موضوع الاجتماع ، ولماذا يريدك المنظم هناك ، وما (إذا كان هناك أي شيء) تحتاجه للتحضير مقدمًا ، وما تأمل في تحقيقه بحلول النهاية. إن وجود هذا السياق يجعل من الأسهل بالنسبة لك تحديد ما إذا كان الاجتماع سيستفيد حقًا من وجودك ، أو إذا كان من الأفضل قضاء وقتك في مكان آخر. في كثير من الأحيان ، يتم تضمين هذه المعلومات في جدول أعمال أو في الاجتماع يدعو نفسه ، ولكن إذا لم يكن كذلك ، فلا تتردد في التحقق لفترة وجيزة مع منظم الاجتماع وجهاً لوجه مسبقًا. إذا قررت أن تواجدك ليس ضروريًا ، فقم بشرح المنظم بأدب اختيارك. إذا تعاملت مع الأمر بشكل صحيح ، فمن المحتمل أنه سيقدر صدقك.
إلى حد ما ، يعتبر الإلهاء مجرد جزء من إنسان. لا يمكن لأحد أن يبقى على المسار الصحيح بنسبة 100٪ ، وسيكون ذلك واضحًا في الاجتماعات كل فترة. ولكن إذا وجدت نفسك في أي وقت تركت كل اجتماع دون قصد دون أي فكرة عن سبب وجودك هناك ، فمن الجدير تقديم بعض التعديلات على روتينك.
