قبل بضعة أسابيع ، كتبت عن قواعد البريد الإلكتروني غير المكتوبة ، وقد شعرت بالذهول إزاء عدد الأشخاص الذين وجدوا أنها مفيدة. تبين ، هناك الكثير من القواعد التي يمكن أن نستفيد منها جميعًا من خلال الحصول على الورق!
مع وضع ذلك في الاعتبار ، سأقوم بعدد قليل من تلك القوائم ، بدءًا من ثاني أكبر نقطة ألم في المكتب: الاجتماعات. تابع القراءة لمعرفة القواعد التي يجب معرفتها حول كيفية إدارة اجتماع ناجح ، وسيشكر الزملاء في كل مكان.
تأكد من أنك تحتاج حقًا إلى اجتماع قبل جدولته. هل يمكن حل ذلك لمدة 10 دقائق على الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك؟
يجب أن يكون لكل اجتماع هدف: إما أن تحتاج إلى اتخاذ قرار أو إكمال إجراء معًا. يمكن أن يحدث الحصول على تحديث دائمًا عن طريق البريد الإلكتروني.
لا تقم بجدولة وقت أكثر مما تحتاج. يتم جدولة معظم الاجتماعات لمدة ساعة كاملة ، عندما يجب أن تكون 20 دقيقة أو 30 دقيقة أو 45 دقيقة - كحد أقصى .
ابدأ في الوقت المحدد. لا تنتظر المشجعين - إنها تشجعهم فقط.
نهاية في الوقت المحدد. إن القول ، "أعلم أنه يتعين علينا جميعًا فعل الكثير ، لذلك دعونا نحاول أن نبقي هذا أقل من 30 دقيقة" ، سوف يذكّر الأشخاص بأنك تريد عقد اجتماع فعال بقدر ما يفعلون.
قم فقط بدعوة الأشخاص الذين يحتاجون إلى أن يكونوا هناك. كلما زاد عدد الأشخاص في الاجتماع ، قل ما يتم إنجازه.
يجب أن يكون لكل اجتماع شخص معين بوضوح قبل تشغيله. إذا لم تكن أنت ، فقم بتسمية شخص آخر (وتأكد من أن الشخص يعرف أنه هو أو هي المسؤول).
أخبز في بضع دقائق للدردشة شيت في بداية الاجتماع. نحن أشخاص ، وليس روبوتات ، وبناء العلاقات مع الزملاء يساعد الأعمال على إدارة أكثر سلاسة.
إذا كنت ترغب في أن يقرأ الأشخاص شيئًا ما في وقت مبكر ، فإن إرساله قبل ثلاث ساعات على الأقل أمر جيد ، واليوم السابق أفضل. إرساله قبل 20 دقيقة لا طائل منه.
احجز مساحة اجتماعك قبل الموعد المحدد ، أو أعط نفسك قبل 10 دقائق من الاجتماع لمعرفة ذلك. إن تجول القاعات مع وجود كل شخص في طريقه يضيع وقت الجميع.
حدد جدول أعمال ، وشاركه في بداية الاجتماع لإبقاء الجميع على المسار الصحيح.
إذا كنت تريد أن ينتبه الأشخاص ، فلا تعطهم العديد من النشرات في بداية الاجتماع. سيبدأون التقليب من خلالهم ، وسيتم صرف انتباههم.
لا تحقق هاتفك أو البريد الإلكتروني خلال الاجتماع. يمكن للجميع معرفة ما تفعله ، وسيبدأون في فعل الشيء نفسه.
تتبع الخطوات التالية مع استمرار الاجتماع. يجب إرسال أي عناصر إجراء للتذكير بعد الاجتماع.
عنصر إجراء بدون تعيين شخص له لا قيمة له. في معظم الحالات ، هناك حاجة إلى موعد نهائي أيضًا.
إذا كان شخص ما يتحدث أكثر من اللازم ، فاقلعه عن العمل (بشكل جيد). وبالمثل ، إذا كان شخص ما يتحدث القليل جدًا ، فحاول إشراكه.
إذا توقف الحديث عن الموضوع ، فمن المقبول والضروري لك كبح جماحه. بسيطة ، "دعونا جدولة الوقت لمناقشة ذلك لاحقًا إذا كان ذلك مفيدًا ، نظرًا لأن لدينا فقط 10 دقائق متبقية ،" يعمل بشكل مثالي.
إذا كان الاجتماع أكثر من ساعة واحدة ، حدد موعدًا للراحة ، واجعل الحضور يعرفونهم في وقت مبكر. إن معرفة أن بإمكانهم التحقق من بريدهم الإلكتروني في 45 دقيقة سيساعدهم في الحفاظ على تركيزهم الآن.
مشاهدة لغة الجسد. يمكنك بسهولة معرفة ما إذا كان الناس يشعرون بالملل أو عدم الارتباط أو يشعرون بأن الوقت يضيع ، طالما تبحث عنه.
إذا لزم الأمر ، قم بتعيين مُدون ملاحظات ، بحيث يمكنك التركيز على إدارة الاجتماع.
قيّم بانتظام ما إذا كانت هناك حاجة إلى اجتماعات متكررة في التقويم الخاص بك على الإطلاق ، وإذا كان الأمر كذلك ، إذا كان التنسيق والطول والحضور يساهمون في فعاليتها. ان لم؟ التغيير 'م يصل!
