البريد الإلكتروني ، مثل أي شكل من أشكال الاتصال ، هو شيء شخصي. غالبًا ما تكون الطريقة التي تتحقق فيها من كل شيء ، بدءًا من الخطوط الفردية إلى الأخطاء الإلكترونية ، مزيجًا من التفضيل والعادة.
ومع ذلك ، هناك بعض القواعد البسيطة التي يجب أن نتبعها جميعًا لتحقيق أقصى استفادة من اتصالاتنا عبر البريد الإلكتروني ، وإنتاجيتنا ، ووقتنا. تابع القراءة لمعرفة ثلاثة أخطاء شائعة في البريد الوارد ، وكيف يؤذيك في العمل ، وكيفية إجراء التغيير على إدارة بريد إلكتروني أفضل.
الخطأ رقم 1: ترك رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك
سأبدأ بالأكثر إثارة للجدل: ترك كل رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. أعلم أنك تعتقد أن الأمر نفسه سواء تركت رسائل بريد إلكتروني في بريدك الوارد بعد تعاملك معها أم لا ، ولكن عقلك يتغير. توصلت دراسة أجريت عام 2011 من معهد العلوم العصبية في جامعة برينستون إلى أنه "عندما تكون البيئة الخاصة بك مشدودة ، فإن الفوضى تقيد قدرتك على التركيز". هذا ينطبق على البيئة الافتراضية الخاصة بك أيضًا ؛ كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك رؤيتها - حتى تلك التي لم تعد مهمة - زاد الوقت الذي يقضيه عقلك في التفكير عن غيرهم.
يشير البحث إلى أن تقليل فوضى البريد الوارد سيجعلك أقل تشتتًا وأكثر إنتاجية وأكثر قدرة على معالجة المعلومات. إذا لم يكن هذا سببًا جيدًا لتعليق هذه الرسائل الإلكترونية القديمة البالغ عددها 3،679 في صندوق الوارد الخاص بك ، فلا أعرف ما هي هذه الرسائل.
كيف اصنع التغيير
ابدأ في استخدام البريد الوارد للبريد الجديد فقط. إذا انتهيت من رسالة بريد إلكتروني ، فيجب أن تتم أرشفتها أو حفظها أو حذفها (انظر أدناه لاستخدامها في وقت). يمكنك دائمًا البحث عن أي بريد إلكتروني تحتاج إليه لاحقًا.
الخطأ رقم 2: الحذف عندما يتعين عليك الأرشفة أو الإيداع (والعكس بالعكس)
والآن بعد أن كنت تستخدم البريد الوارد الخاص بك للبريد الجديد فقط (يا هلا!) ، فإن السؤال هو: ما الذي يجب أن تفعله مع كل البريد الإلكتروني الذي انتهيت منه؟
الخيارات هي أ) حذف أو ب) ملف في المجلد ذي الصلة (أو الأرشيف ، لمستخدمي Gmail). يخطئ الكثير من الناس في الابتعاد عن الحد الأقصى: إما حذف جميع الرسائل أو الاحتفاظ بها جميعًا. الحقيقة هي أن التوازن الصحي هو الحل الأفضل. يساهم تخزين رسائل البريد الإلكتروني التي لن تحتاج إليها في تخصيص حصة التخزين على حساب البريد الإلكتروني الخاص بك ويجعل من الصعب العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الاحتفاظ بها عند البحث عنها. والإفراط في الحذف؟ قد ينتهي بك الأمر مثل صديقي الذي حذف رسالة بريد إلكتروني لتأكيد الرحلة وغاب عن رحلته تقريبًا.
كيف اصنع التغيير
عندما تنتهي من استخدام بريد إلكتروني ، خذ ثانيتين للتفكير فيما إذا كنت قد ترغب في الوصول إليه مرة أخرى في المستقبل. إذا لم يكن هناك: الوقت للحذف. إذا كانت الإجابة بنعم: الأرشيف أو ملف بعيدا!
الخطأ رقم 3: استخدام البريد الوارد كقائمة مهام
بالنسبة للأشخاص الذين لا يحبون قوائم المهام ، فإن الحل السهل (أو هكذا يعتقدون) هو استخدام صندوق الوارد الخاص بهم كحل واحد. الآن ، عندما يتعلق الأمر بالمهام القياسية المتعلقة بالبريد الإلكتروني مثل "الرد على بريد جيري حول أوقات الاجتماعات" ، أعتقد أن هؤلاء الأشخاص قد ماتوا. لا ينبغي أن تكون هذه المهام في قائمة المهام على الإطلاق ، بل يجب الإجابة عليها كجزء من المسار المعتاد للأعمال.
ولكن بالنسبة للمهام الحقيقية ، مثل "إنشاء اقتراح لعميل جديد" أو "دفع إيجار المكاتب" ، فإنني أوصي بشدة بإيجاد نظام قائمة مهام يناسبك ، والتمسك به. لماذا ا؟ لأنه إذا كنت ترغب في إنجاز المهام الأكثر أهمية كل يوم ، فعليك أن تكون قادرًا على تحديد أولويات قائمة مهامك وتركيزها. استخدام البريد الوارد كقائمة مهام يضع وقتك في أيدي الآخرين. مع كل بريد إلكتروني جديد ، تأتي مهمة جديدة ، سواء أعجبك ذلك أم لا. لكن الاضطرار إلى إضافة مهمة بوعي إلى قائمة المهام الخاصة بك يمثل فرصة لتحديد ما إذا كان يجب عليك فعل ذلك الآن ، بدلاً من العمل الآخر.
لا يزال غير مقتنع؟ جيل دافي ، ليو بابوتا ، وجيسي غارنر جميعهم يقدمون حالات ممتازة لهذا أيضًا.
كيف اصنع التغيير
انتقل إلى صندوق الوارد الخاص بك ، واسحب أي مهام قابلة للتنفيذ. إذا كان هذا هو الشيء الوحيد الذي يجعل البريد الإلكتروني يستحق البريد الوارد أو الأرشفة أو الملف أو حذف البريد الإلكتروني الآن. حسناً ، إذا كنت تصر حقًا على استخدام صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مهام ، فجرّب Mailbox ، وهو تطبيق يمكن أن يساعد في تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى المهام وإخراجها من البريد الوارد.
