أنا أحب الكتابة ، وأنا أحب كل "القواعد" التي تأتي معها. وعلى الرغم من أنني حصلت على نسخة طبق الأصل من تويتي ومشاركات فيسبوك قبل أن أشاركها مع العالم ، فهي كثيرًا بالنسبة لمعظم الناس ، أعتقد أن هناك بعض قواعد الكتابة التي يجب أن نتبعها جميعًا - خاصة في العمل.
لكن الكثيرين منا (من ضمنهم أنا) يكسرونهم يوميًا ، وغالبًا دون أن يدركوا ذلك. وعلى الرغم من أن النثر المثالي قد لا يكون ذا أهمية قصوى في كل مكتب أو صناعة ، فمن المحتمل أن يكون هناك شخص - زميل أو عميل أو رئيسك في العمل - يلاحظ كتاباتك ، بل والأسوأ من ذلك ، هو الحكم على احترافك بناءً على ذلك .
لذا ، قبل أن تصوغ بريدًا إلكترونيًا آخر ، لاحظ تدوين أخطاء الكتابة الأكثر شيوعًا في مكان العمل ، واتبع هذا الدليل لتجنبها.
1. الكتابة أيضا عرضا
مثال: Thx لتعليقاتك ، جو! سوف و / ش غدا.
أنا محظوظ بما فيه الكفاية للعمل في بيئة غير رسمية إلى حد كبير - بيئة يمكننا من خلالها (والقيام) ارتداء زحافات للعمل والبريد الإلكتروني الشامل يبعث على السخرية من Photoshopping لقطات من وجوه بعضنا البعض.
لكن هذا الإيذاء ليس هو المعيار لكل مكتب ، مما يعني أنه من الأفضل أن تكون رسميًا أكثر من تافه في كتاباتك الاحترافية. في حين أن هذا يعني بوضوح تجاوز الاختصارات والعامية ، إلا أنه يعني أيضًا الكتابة في جمل كاملة ، واستخدام الهجاء الصحيح ، وتجنب الأسماء المستعارة. قد يكون هناك وقت تشعر فيه بالراحة الكافية للتحدث بشكل عرضي مع مستلم رسالتك ، ولكن في العمل ، من الأفضل دائمًا تشغيلها بأمان (ومهنية) أكثر من آسف.
2. استخدام الصوت السلبي بدلاً من نشط
مثال: تم استلام المستند المرفق من قبل الفريق.
دعنا نتخلص من هذا أولاً: الصوت السلبي - أي عندما يكون متلقي إجراء ما هو موضوع الجملة (في هذه الحالة ، المستند) - غير صحيح من الناحية النحوية. لكن الجمل التي يتم صياغتها بشكل سلبي غالبًا ما تكون محرجة أو غامضة بشكل غير ضروري. يكون الصوت النشط - عندما يكون الشخص الذي يتخذ إجراءً - هو موضوع الجملة - أكثر مباشرة ووضوحًا. يبدو أيضًا أكثر موثوقية ، ويمكن أن يكون وسيلة أفضل لإظهار الملكية أو المسؤولية عما قمت به. ("لقد أنقذت العميل 5000 دولار" يظهر إنجازاتك أفضل بكثير من "تم حفظ 5000 دولار.")
3. الإفراط في استخدام علامات التعجب
مثال: مرحبا بوب! آمل أن تكونوا قد كبيرا فى نهاية الاسبوع! أرغب في متابعة تقرير الربع الأول ، وكنت آمل أن تتمكن من إرسال أحدث مسودة إليّ ، ولكن لا تتعجل! :-)
بالتأكيد أحصل على الأسباب التي تجعل الناس سعداء بالتعجب في الكتابة الاحترافية. قد يكون من السهل إساءة فهم النغمة أو المشاعر وراء البريد الإلكتروني ، إن لم يكن لعرض عروض مزاجية واضحة جدًا ، وغالبًا ما ينقر الناس على كتاباتهم بعلامات تعجب في محاولة لإظهار أنهم ودودون. ولكن الحقيقة هي أنها ببساطة ليست محترفة - والأسوأ من ذلك ، يمكن أن تظهر في صورة أحداث. (ينطبق الشيء نفسه على الرموز - لن يبرز وجهك المبتسم وجهة نظرك بطريقة سبر ذكية).
تذكر أن علامات التعجب تهدف إلى إظهار التركيز ، وأنها تميل إلى فقدان معناها عند الاستخدام المفرط. استخدمها قليلًا ، وعندما لا تكون في شك ، لا على الإطلاق.
4. كتابة خطوط موضوع غامضة
مثال: الموضوع: الثلاثاء؛ الهيئة: أحتاج إلى تقرير الربع الأول الذي تم تسليمه يوم الثلاثاء القادم.
يجب أن يكون موضوع بريدك الإلكتروني عبارة عن ملخص سريع لما هو موجود في الجسم. هذا مفهوم بسيط للغاية ، من المستغرب أنه لم يتم اغتنامه من قبل الغالبية العظمى من العالم العامل. ولكن ، عندما يتلقى معظمنا ما يصل إلى 200 رسالة بريد إلكتروني يوميًا وغالبًا ما يحتاجون إلى المسح الضوئي من خلال صندوق الوارد المليء بالمربى بحثًا عن الموضوعات التي نبحث عنها ، يمكن أن يكون خطأ كتابيًا مثيرًا للغضب في الأعمال التجارية أن تترك سطور موضوعك غامضة.
مع كل الاتصالات الاحترافية ، يكون هدفك هو توفير الوضوح في أسرع وقت ممكن - وفي البريد الإلكتروني ، يبدأ سطر الموضوع الخاص بك. في المثال أعلاه ، سيكون "تقرير الربع الأول: يوم الثلاثاء القادم" أكثر وضوحًا من "الثلاثاء".
5. الحصول على المصطلحات سعيد
مثال: هل يمكنك سحب أرقام FS والتحقق من موازاة عدد STH لدينا؟
على الرغم من أنك قد تعتقد أن استخدام الكلمات الطنانة للصناعة أو الشركة يجعلك تبدو احترافيًا ومعرفًا ، إلا أنه يهزم هدفك إذا لم يستطع أحد فهم ما تقوله. تذكر ، حتى لو كنت تعتقد أن المستلم المباشر الخاص بك سيعرف ما الذي تتحدث عنه ، فقد يتم نقل رسالتك إلى الآخرين ، داخل مؤسستك وخارجها.
أفضل بريد إلكتروني أو إشعار هو الذي يجعل وجهة نظرك (أو طلبك أو إجابتك) واضحة بسهولة ، كما أن المصطلحات تحجب هذا الغرض دون داع.
نعم ، كلنا نخرق هذه القواعد من وقت لآخر (مهلا ، لقد أرسلت الكثير من الوجوه المبتسمة عبر البريد الإلكتروني الخاص بي في مكتب يومي). وفي رسالة بريد إلكتروني سريعة في مكتب عارضة إلى زميل في العمل وثيق ، بين الحين والآخر؟ غرامة. ولكن بشكل عام ، أفضل رهان هو تشغيله بأمان ، والاحتفاظ بمحترف ، ومراجعة عملك لإبعاد هذه الأخطاء الشائعة عن اتصالاتك المكتوبة.
هل ترغب في مواصلة تحسين كتاباتك؟ إليك كيف يمكنك أن تصبح كاتبة أفضل في 10 دقائق.
