الأشياء التي هي أسوأ من الناحية السريرية: الدخول في محادثة عندما تكون في طريقك للاستيلاء على آخر مكعبين من الجبن في حدث التواصل ، والاستماع إلى صديق تتحدث عن سجل زفافها "الكفاح" ، والنظر في الجدول الزمني الخاص بك و رؤية اجتماعات متتالية.
لا حقا! هل سمعت هذه المحادثة تحدث؟
أنت: "كيف كان يومك؟"
صديقتك العادية ، صاحبة المطحنة: "رائع ، لقد عقدت اجتماعًا تلو الآخر! PowerPoints ، كانت تجرؤ على قول ذلك ، في نقطة! "
رقم ليس لديك.
ومع ذلك ، فنحن جميعًا مذنبون بظهور الاجتماعات على تقاويم بعضنا البعض - وأنا من بينهم. وكما يعلم أي شخص كان يقود اجتماعًا على الإطلاق ، فإنه أمر محبط للغاية عندما تنظر حول الغرفة وتلقي نظرة خاطفة على كل شخص على هواتفهم.
ولهذا السبب قمت بتجميع هذه القائمة السريعة لجميع الأسباب التي تجعل الناس (حسنًا ، حسنًا ، أنا) لا يستمعون في الاجتماعات - بالإضافة إلى بعض الحلول السريعة. لأنه إذا بدأنا جميعًا بالتخطيط لاجتماعات أفضل ، فسوف نبدأ جميعًا في تخويفهم أقل قليلاً.
1. لم يكن لديك جدول أعمال
فهمتها! أنت رائع ، أنت مرتاح ، أنت تبيع حبوب البرد من لوح التزلج الخاص بك.
ولكن هذا هو الشيء: عندما تبدأ اجتماعك ، "لقد أحضرت الجميع هنا اليوم لمناقشة استراتيجية المبيعات لدينا - أي أفكار؟" لقد قمت بضبط ذلك فورًا لأن 90٪ من الردود ستكون في الحال ، تمامًا نوع غير مفيد ("يجب أن نبيع أكثر ، بشكل عام فقط!" و "هل فكرنا في صنع كلب متحدثاً باسمنا؟").
وسيكون 100٪ من ملامسة العين هو النوع الغريب الذي يطالب فيه الناس بعضهم البعض بلا كلام ليكون الشخص الذي يتحدث.
في حين أن
قبل إرسال دعوة الاجتماع التالي ، اجمع وأرسل بالبريد الإلكتروني تفصيلًا لكيفية استخدامك لذلك الوقت. لن يساعد هذا فقط الأشخاص على الاستعداد له وتقديم أفكار جيدة ، ولكنه سيضمن لك أيضًا حظر الوقت المناسب.
إنها سهلة مثل:
الدقائق 1-5: تجاوز أهداف الاجتماع: استأجر Airbud ليكون متحدثًا جديدًا باسم الشركة.
الدقائق 5-15: مناقشة الأهداف: تحدث عن حقيقة Airbud ليس فقط كونها متوفرة ، ولكن أيضًا كونها حقيقية.
الدقائق 15-25: أفكار العصف الذهني: تجول في الغرفة واقترح متحدثين آخرين يتحدثون كقادة فكر في الفضاء.
الدقائق 25-30: إعادة تسجيل كل شيء: اختر أفضل الأفكار وتعيين الخطوات التالية.
2. أنت لم تشرح أن هذا سيكون عرضًا فرديًا
ما لم تكن مورغان فريمان ، أنا ببساطة لا أستطيع أن أستمع إليك تتحدث لمدة 30 دقيقة دون توقف. هناك سبب لعدم العثور على الكثير من محادثات TED الشائعة التي تعمل في أكثر من 20 دقيقة.
في حين أن
إذا كنت - أنت وحدك - ستتحدث عن الجلسة بأكملها ، فإن ما تقوله سيكون أكثر إثارة للاهتمام وسهل الهضم وقابل للتطبيق بالنسبة لي.
لذلك ، عند إعداد جدول الأعمال هذا الذي تحدثنا معه للتو أعلاه ، قم بتمييز أي شيء لن يؤدي إلى خطوة فعلية (مثل "مثل هذا البحث …" أو "طرح الأفكار …" أو "متابعة القطط التي تلعب كرة السلة" ").
ثم - واستعد لهذه السحر والسحر - احذفها. الثانية التي تتوقف عن عقد الاجتماع حول "الخطوات التالية" هي الثانية التي تبدأ في خسارة الناس.
الآن ، إذا كنت تموت لإبقاء هذه الأشياء في مكانها ، فقم برمي شريحة إضافية في عرضك التقديمي على غرار "للمناقشة في المستقبل …" أو تضمين ورقة واحدة حول معلومات أساسية مثيرة للاهتمام في جدول الأعمال هذا الذي ترسله قبل زمن.
3. أنت لا تحتاج إلى أي شيء مني على وجه التحديد
ما تقوله يرتبط ارتباطًا وثيقًا بعملي وتعتقد أنه من المفيد أن أستمع إليه. ومن الناحية النظرية ، بالتأكيد!
ولكن في الواقع؟ بمجرد أن أدرك أنني لن أحتاج إلى التفكير في أي شيء أو اتخاذ أي إجراء بعيدًا عن الاجتماع ، أقوم بتحويل تركيزي إلى قائمة المهام التي تنتظرني على مكتبي.
في حين أن
أنا أكره الاستمرار في إلقاء كلمة A على ya ، لكن هذا كله يعود إلى جدول الأعمال هذا. من خلال إرسالها في وقت مبكر ووضع علامة على "المستمعين" كضيفين اختياريين ، فإنك تمنح المدعوين خيار الانضمام أو عدم الانضمام (وبالتالي التأكد من أن كل شخص قادم متحمس للاستماع). لماذا يكون هناك شخص ما في اجتماعك سيقوم بإسقاط الحالة المزاجية من خلال التحديق الغامض الفارغ على أي حال؟
أعرف ما تفكر فيه: جيني ، تبدو "خطة جدول الأعمال" هذه بمثابة الكثير من العمل للاجتماع. وأنا أتفق! ولكن إذا كنت تطلب من شخص ما قضاء 30 أو 60 دقيقة من يومه ، فأنت بحاجة إلى بذل مجهود بسيط.
أو - لا ، للأسف ، أنا لست على وشك أن أقول ، "فقط أقمه ، تشاد" - يمكنك تحويل هذا الاجتماع إلى بريد إلكتروني. يستغرق وقتًا أطول قليلاً من إنشاء جدول أعمال ، لكنه يوفر عليك وقت الاجتماع الفعلي. ولحسن الحظ ، لدينا تعليمات حول كيفية القيام بذلك بسهولة هنا.
