من الصعب تخيل الحياة بدون بريد إلكتروني ، خاصة في مكان العمل. نستخدمها لطلب آراء زملاء العمل ، ونستخدمها لطلب مشورة مديرنا ، وأحيانًا (أو غير ذلك أحيانًا ، وفقًا لعاداتك) ، نستخدمها لطلب تمديدات الموعد النهائي.
ومع ذلك ، هناك بعض الطلبات التي لا ينبغي تقديمها بهذه الطريقة. مثل ماذا؟ حسنًا ، سأخبرك حتى لا ترتكب خطأً (أن الكثير من الناس يرتكبونه) في التفكير في البريد الإلكتروني في المقام الأول الذي يجب أن تتحول إليه عندما تحتاج إلى شيء ما.
1. طلبات التي تحتاج إلى استجابة سريعة فائقة
لقد كنت هناك من قبل: إرسال زميلك في العمل بريدًا إلكترونيًا يحتاج إلى استجابة في أسرع وقت ممكن ، ثم أتساءل لماذا لم تتلقى على وجه الأرض الرد خمسة ، ثم 10 ، ثم 30 دقيقة في وقت لاحق. ولكن هل هو حقًا خطأ زميلك في عدم لصق بريدك الوارد في كل ثانية من اليوم؟ ربما هي في اجتماع. ربما كان في الغداء. ربما تعمل في مشروع ضخم وقد أوقفت بريدها الإلكتروني.
نقلاً عن مبرمج سايروس ستولر ، تشرح كاتبة موسى ليلي هيرمان أنه يجب عليك فقط إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما "إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما خلال اليومين المقبلين." اذهب إلى مكتب الشخص. ليس هناك؟ ارفع سماعة الهاتف واتصل. لا اجابة؟ أرسل نص. " لا ينبغي أن يكون البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال الافتراضية لتوصيل أي شيء يحتاج إلى معرفته أو التعامل معه في الوقت الفعلي" ، يكتب هيرمان.
2. طلبات رفع
نحن نعرف الكثير من "نماذج رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب رفع" على الإنترنت - لقد شاهدناها أيضًا. ولكن لمجرد وجودها لا يعني أنه يجب عليك استخدامها ، أو يجب أن تقضي ساعات في صياغة نسخة أكثر بلاغة من هذا القالب. ذلك لأنه عندما يتعلق الأمر بالتفاوض على عثرة في الراتب ، فإن لهجتك لا تقل أهمية عن ما تقوله.
والنغمة الصحيحة في البريد الإلكتروني صعبة. في رسالة تسأل عن زيادة ، كيف تُظهر أنك متفائل ولكن ليس يائسًا ، أو واثقًا ولكنك لست متغطرسًا؟ (تلميح: لا يمكنك ذلك ، إلا إذا اخترت تعبئة بريدك الإلكتروني برموز تعبيرية.)
لذا ، في حين أنه يمكنك بالتأكيد طلب اجتماع مع مديرك لمناقشة مسار حياتك المهنية (ويعرف أيضًا باسم الزيادة الخاصة بك) عبر البريد الإلكتروني ، يجب عليك أن تسأل السؤال الفعلي شخصياً.
3. طلبات لتغيير الروتينية الخاصة بك
في بعض الأحيان ، لدينا خيار (رائع) لاختيار متى وأين نعمل. ومع هذه المرونة ، يأتي مستوى معين من المسؤولية. إذا كنت قد أدركت مؤخرًا أنك تعمل بشكل أفضل في الليل ، أو أن موقع عملك المفضل ليس في المكتب ولكن في الأريكة ، لا تغير روتينك فجأة دون سؤال رئيسك.
ولكن لا تجعل السؤال عن طريق البريد الإلكتروني ، سواء. هناك احتمالات ، يرغب رئيسك في الحصول على شرح شامل للتغييرات التي تجريها ، وكيف أن جدولك الجديد لن يفيدك أنت فحسب ، بل الفريق ككل. يمكن أن تساعدك المحادثة الشخصية في أن تبدو أكثر صدقًا وإقناعه بأنها في مصلحة الجميع - وليس مجرد عذر لك للنوم لاحقًا.
لمجرد أن رسالة البريد الإلكتروني أصبحت واحدة من أكثر الطرق شعبية (إن لم تكن الأكثر شيوعًا) للاتصال بالأشخاص لا تعني أنه يجب عليك استخدامها في كل شيء. دون التفكير مرتين قبل النقر فوق زر الإرسال ، يمكنك إرسال سمعة عملك إلى خارج الباب.
