أنت في صف ستاربكس. أنت أول من يصل إلى اجتماع. أنت فقط تستيقظ.
ما الذي تشترك فيه كل هذه الحالات؟
أنت تقوم أيضًا بالتحقق من بريدك الإلكتروني - ونفكر في التفكير في الحاجة إلى استعراض كل ذلك.
من الذي لا يقضي جزءًا كبيرًا من وقتهم بعيدًا عن إدارة المكتب - أو يجب أن أقول محاولة إدارة - البريد الإلكتروني على الهاتف؟ من المستحيل الابتعاد عن. ومع ذلك ، بدلاً من ترك هذا العدد القليل من الإشعارات (الذي يحتفظ بالأعلى والأعلى) يؤكد لك ، يمكنك ببساطة تغيير الطريقة التي تتعامل بها.
فيما يلي أربع طرق تعلمتها لمساعدتي في البقاء أكثر عقلانية.
1. اجعل هاتفك يقرأ الرسائل لك
للاستفادة الكاملة من رحلتك من وإلى العمل ، خذ بعين الاعتبار استخدام Talkler. إنه تطبيق يقرأ رسائل البريد الإلكتروني لك. وهو لا يتوقف عند هذا الحد فحسب ، بل يمكّنك أيضًا من حذفها أثناء التنقل أو الرد باستخدام التسجيلات. هذا يعني أنه يمكنك الاحتفاظ بكلتا يديك على العجلة (أو تعليق قطب المترو) وأن تظل منتجًا في طريقك إلى المكتب. والخبر السار: أنه يعمل على منصات التبادل وكذلك معظم مزودي خدمات البريد الإلكتروني للشركة.
2. قراءة والتصرف الصحيح
صور هذا: أنت تقف في طابور في انتظار القهوة. لذلك ، يمكنك إلقاء نظرة خاطفة على بريدك الإلكتروني ، ولكن بعد ذلك ، قبل أن تتمكن من الانتهاء من القراءة ، حان دورك. ثم تعيد النظر مرة أخرى وأنت تنتظر لاستلامها - في كل مرة تعيد فيها قراءة الكلمات نفسها. لكن بالطبع ، ليس لديك وقت للرد ، لذلك يمكنك التحقق من نفس البريد الإلكتروني عندما تعود إلى مكتبك.
إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، مرارًا وتكرارًا لا توفر لك أي وقت. بدلاً من ذلك ، مع افتراض أنها ليست ملحة ، أقوم بنقل الرسائل التي تتطلب ردودًا على مجلد يسمى "مهام البريد الإلكتروني". إذا كان الإجراء المطلوب يحتاج إلى معالجة من قبل شخص آخر في فريقك ، فأرسل الرسالة إليهم في الحال وفي ذلك الوقت. وإذا كانت الرسالة لا تتطلب أي إجراء ، فأنا أحذفها على الفور أو أرشفتها. إذا لم يكن لديك وقت لأي من الخطوات المذكورة أعلاه ، فضع هاتفك بعيدًا في الوقت الحالي.
3. إعداد المرشحات
بالإضافة إلى حفظ كل شيء بنفسك ، يجب عليك أيضًا قضاء بعض الوقت لإعداد نظام يقوم بتصفية رسائلك تلقائيًا في مجلدات محددة. (إذا كنت بحاجة إلى مساعدة للبدء ، فتحقق من هذا أو هذا). لا يوجد سبب يدعو لك لفرز رسائل البريد الإلكتروني على مستوى الشركة يدويًا من الملاحظات العاجلة عندما يكون هاتفك جاهزًا للعمل كمساعد شخصي لك. على الرغم من أنصحك أن تفعل هذا بشكل عام - إلا أنه يحدث فرقًا كبيرًا على هاتفك لأنك تحاول بالفعل تقليل البريد الإلكتروني الوارد.
4. إنشاء توقيع مخصص للبريد الإلكتروني
يمكن أن يكون توقيع بريدك الإلكتروني على الجوال كوابح وكبش فداء. يؤدي توضيح أنك تستخدم هاتفًا إلى إدارة توقعات الشخص الآخر. يحذرهم من أن أي خطأ مطبعي قد يكون تصحيحًا تلقائيًا ، وأنه لا يمكنك إرسال مرفق يعيش على سطح المكتب.
الآن ، هذا ليس عذرًا لكتابة كلمة "ur" أو "me 2" - ولكن هذا تفسير إذا ارتكبت خطأً بسيطًا. يمكنك الذهاب مع الأساسية ، "يرجى عذر أي الأخطاء المطبعية. هذه استجابة سريعة للهاتف المحمول ، أو حتى أكثر إيجازًا ، "مرسلة من هاتفي".
حتى إذا كنت قد بدأت للتو في استخدام إحدى هذه الطرق ، فسترى تحسناً فوريًا في كيفية تفاعلك مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة. فجأة ، بدلاً من الشعور بالتوتر عندما يدخل شيء آخر في صندوق الوارد الخاص بك ، ستكون قادرًا على الاستمرار كالمعتاد ، مع العلم أن هناك نظامًا قويًا مطبقًا.
