أنت ضميري عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني. في الحقيقة ، تحاول دائمًا الرد خلال 24 ساعة. خدش ذلك - خلال لحظات من رسالة واردة.
وفي كثير من الأحيان لا ، هذا شيء عظيم. لكن في بعض الأحيان ، قد يؤدي إرسال أول رسالة بريد إلكتروني تتبادر إلى الذهن إلى نتائج عكسية - وقت كبير. فيما يلي بعض العلامات التي تشير إلى ضرورة الابتعاد عن الكمبيوتر والعودة إلى الرسالة في وقت لاحق.
1. ردكم طويل حقا
لسوء الحظ ، لا يمكن إخبار شخص ما دبلوماسياً بأنه يعتقد أنه أحمق. لذا ، إذا قمت بإنشاء بريد إلكتروني يرقص ببراعة حول حقيقة أنك تحتقر أفكار زميلك في العمل ، فيمكنني أن أعدكم بأن البريد الإلكتروني يترجم تقريبًا إلى: "إليك بعض الجمل الرقيقة. ملاحظة: أعتقد أن فكرتك تمتص ".
إذا أمكنك كتابة ما تفكر به في جملة واحدة (على سبيل المثال ، "لن أتبع هذا النهج أبدًا ") ولا يزال بريدك الإلكتروني يتكون من ثلاث فقرات ، فأنت في مشكلة. قد تعتقد أنه من المستحسن تخصيص قسم لكيفية فهمك للسبب الذي قد يربك فيه الشخص الآخر ، والآخر لكيفية معرفتك لما تتحدث عنه ، والثالث حول كيفية تحسين خطتك. ومع ذلك ، فإنه في الحقيقة مجرد خطوط أخرى قد يخطئها الشخص الآخر (أو انظر من خلالها).
بدلاً من ذلك ، حاول أن تكون مقتصرًا قدر الإمكان. إذا كنت لا توافق على شخص ما ، فإن الموجز "لست متأكدًا من أننا على نفس الصفحة" أو "لقد قرأت قراءة مختلفة عنه" هو في الواقع أجمل كثيرًا وأكثر كفاءة.
2. ردك يفيض مع علامات الترقيم
ما لم تخبر شخصًا ما بأن أحد الأخبار هو أفضل الأخبار التي سمعتها من أي وقت مضى - وهو بالفعل - يجب أن تكون حذراً من رسالة بريد إلكتروني مليئة بالتركيز. إذا كانت كل كلمة أخرى بالخط العريض أو المائل أو في جميع الحروف الكبيرة ، وكانت علامات الترقيم في ثلاث نسخ ؛ الشخص الآخر سوف يفترض أن معنىك شديد. (في وظيفة سابقة ، كان لدي عميل كتب جميع رسائله الإلكترونية ، حتى تلك الدنيوية ، في جميع الأحرف الاستهلالية. وقد أشار الموظفون بحب إلى مراسلاته كملاحظات فدية).
لكنها ليست كل المرح والألعاب. إذا كانت مشاعرك ليست إيجابية ، يمكن أن يفكر الشخص الآخر بسهولة في محاولة للتعبير عن الغضب - على عكس القول ، الارتباك البسيط. على سبيل المثال ، "لست متأكدًا من معنى ذلك ؟؟؟ !!!!" تبدو معادية تمامًا. لحسن الحظ ، فإن الإصلاح هنا سهل للغاية. إن حصر نفسك في علامة ترقيم واحدة وبدون مائل ("لست متأكدًا مما يعنيه ذلك".) لا يزال يعبر عن أنك غير واضح بشأن شيء ما ، لكن بطريقة أكثر تقاسًا.
3. ردك غير واضح (حتى لك)
أنت تقوم بالعد التنازلي للدقائق حتى انتهاء يوم العمل. أو تغرق في العمل وتحاول فقط إبقاء رأسك فوق الماء. أيا كان السبب ، فأنت غير مركز ، وقد قرأت البريد الإلكتروني الذي تنشئه ست مرات.
وبالتأكيد ، يمكنك التحقق من ذلك للمرة السابعة ثم النقر فوق إرسال. ولكن إذا كنت لا تزال تسأل نفسك ما إذا كان هذا الخط منطقيًا ، فهذا مؤشر على أنه لا ، ربما لا.
إذا كنت تستطيع العودة إلى البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، بعد تناول الغداء أو بعد الاجتماع القادم الذي يعرض كل طاقتك للخطر ، فانتظر. إذا كنت بحاجة إلى الرد في أسرع وقت ممكن ، أرسل استجابة قصيرة تعد بإرسال مزيد من التفاصيل لاحقًا. غالبًا ما تؤدي الملاحظة السريعة التي تؤكد الاستلام وإبلاغ شخص ما بأنك على اتصال بمزيد من المعلومات إلى إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة - وتمنحك مساحة للتنفس لتكوين ردك عندما يكون لديك نطاق ترددي أكبر.
4. إجابتك تشتمل على ما هو أبعد من واجباتك
أنت تعرف أنواع الرسائل الموجودة عادة في صندوق الوارد الخاص بك. لكن في بعض الأحيان ، يأتي شيء ما وأنت تفكر في أي شيء ، "حسنًا ، هذا غريب …" إلى "انتظر ، هل هذه وظيفتي؟"
قد ترغب في رد رد سريع لعدة أسباب. ربما لا تعتقد أن القضية تستحق وقت مشرفك. ربما تتبادر إلى الأذهان استجابة رائعة وتذهب إليها ، معتبرة أنها ستعتبر مبادرة.
على سبيل المثال ، لنفترض أن أحد العملاء أرسل إليك عبر البريد الإلكتروني حول مشروع خارج عبء العمل. لذلك ، ستكتشف أنك ستعثر على الإجابة ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فأرسلها عبر البريد الإلكتروني باسم الشخص الذي يتعامل معها. هذا مفيد ، أليس كذلك؟ حسنًا ، ليس إذا كان هناك دراس خلفي أنت غير مدرك له. على الرغم من أن لديك نوايا حسنة ، يمكنك وضع زميلك في العمل أو رئيسك في مكان صعب.
خيار جيد هو إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى الشخص المناسب في المنزل مع عرض للمساعدة. يبدو أن هذا "طلب آرثر من شركة ABC ما إذا كان بإمكاني نقل معلومات الاتصال الخاصة بك. هل سيكون ذلك على ما يرام؟ "أو ،" سأل مارك عن تفاصيل مشروع XYZ. هل سيكون من المفيد بالنسبة لي أن أقوم بتوصيله بك أو مشاركة جدولنا الزمني؟ "قد يؤخر ردك ، لكنك تعلم أنك سترسل الرسالة الصحيحة.
غير متأكد إذا كان البريد الإلكتروني هو ضرب المذكرة الصحيحة؟ تأخذ استراحة والعودة إليها.
