عند توزيع المستندات إلكترونيًا ، لا يمكنك الاعتماد على المستلمين الذين لديهم Word مثبتًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
كما أن العديد من الأشخاص لا يحبون تلقي مستندات Word ، حتى إذا كان لديهم Word مثبتًا على أجهزتهم. ذلك لأن مستندات Word يمكن أن تحتوي على وحدات ماكرو ضارة.
لذا ، فإن أفضل طريقة لتوزيع المستندات هي بتنسيق PDF. Adobe Acrobat هو المعيار الذهبي في إنشاء PDF. لكنه يحمل ثمن باهظ الثمن. إذا كنت تقوم بإنشاء ملف PDF في بعض الأحيان ، فمن المحتمل ألا ترغب في شراء Acrobat.
في هذه الحالة ، يمكنك تنزيل الوظيفة الإضافية لـ Save as PDF الخاصة بـ Microsoft لـ Office 2007 ، حيث تسمح لك بإنشاء مستندات PDF في Word وستة تطبيقات Office الأخرى. كما يسمح لك بإنشاء مستندات XPS. XPS هو تنسيق الملفات المسطحة لـ Microsoft. نظرًا لعدم امتلاكه لقبول PDF على نطاق واسع ، لا أوصي بتوزيع المستندات بتنسيق XPS.
بعد تنزيل الوظيفة الإضافية وتثبيتها ، اتبع الخطوات التالية لإنشاء PDF في Word.
-
انقر فوق زر Office
-
انقر فوق طباعة
-
في مربع الحوار Print ، حدد PDF في قائمة اختيارات الطابعة
-
انقر فوق طباعة
الوظيفة الإضافية يعمل مع Office XP.
