لا أعلم عنك ، لكن في بعض الأحيان أستيقظ وأشعر أنني أقضي يومي وأنا أحاول ألا أغرق في صندوق الوارد الخاص بي. من الواضح أن هذه ليست مشكلة أواجهها فقط ؛ تقريبا كل محترف أعلم أنه يكافح في الحصول على رسائله.
هناك بعض الأخبار الجيدة ، مع ذلك: هناك بالتأكيد طرق لجعل صندوق الوارد الخاص بك أكثر قابلية للإدارة - وللعثور على بعضها ذهبت مباشرة إلى الخبراء. فيما يلي العادات التي يستخدمها خمسة من أكثر الناس ازدحامًا في العالم للتغلب على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. تعرف على الأشياء التي يمكنك استخدامها لتحسين استراتيجيتك.
1. يستجيبون بسرعة
يتمتع إريك شميدت ، الرئيس التنفيذي لشركة Google ، ببعض النصائح التي تبدو غير بديهية: الاستجابة بسرعة لرسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. يشرح منطقه المنطقي للقيام بذلك على VentureBeat :
هناك أشخاص يمكن الاعتماد عليهم للرد الفوري على رسائل البريد الإلكتروني ، وأولئك الذين لا يستطيعون. نسعى جاهدين لتكون واحدة من السابق. يتصرف معظم الأشخاص الأكثر ازدحامًا والأكثر ازدحامًا الذين نعرفهم سريعًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، ليس فقط لنا أو لعدد قليل من المرسلين ، ولكن أيضًا للجميع.
على الرغم من أنك لست مضطرًا بالضرورة إلى الرد على كل رسالة بريد إلكتروني في غضون ثلاث دقائق من ظهورها في صندوق الوارد الخاص بك ، فقم بتدوين المدة التي ستستغرقها بالفعل. إذا كنت تعتقد أن الرسالة لن تستغرق سوى 30 ثانية أو كلمتين الرد ، فقط أجب عليه كما قرأته. إذا تطلب الأمر استجابة أطول ، فقم بإرسال بريد إلكتروني سريع لإخبار الشخص أنك شاهدته ومتى سترد عليه. ستحصل على الفور على بعض الثقة في الشارع لاحترامك واهتمامك.
2. أنها تجعل البريد الإلكتروني المرح
لدى راندي زوكربيرج مؤسس شركة exec والإعلامية السابقة على Facebook بعض النصائح بالبريد الإلكتروني التي ستجعلك ترغب في الخروج من رقائق البطاطس و guacamole: احصل على حفلة تصفية البريد الوارد مع بعض زملائك أو أصدقائك.
قم بإخراج النبيذ ، أو قم بتفجير قائمة تشغيل رائعة ، أو تنفيس عن الكراهية للغرق في البريد الإلكتروني - ثم ركز في الساعات القليلة القادمة على مسح أكبر عدد ممكن من الرسائل ، أثناء مشاركة الرسائل المضحكة التي تعثر عليها ، أو النصائح التي تكتشفها على طول الطريق.
لا يجب أن يتم المرور في البريد الوارد الخاص بك بصمت في المكتب من قِبل نفسك ؛ قد تكون في الواقع تجربة جماعية غريبة ربما تجمعك أنت وزملائك معًا (لأن من لا يحب الكراهية عبر البريد الإلكتروني؟).
أوه ، ومن الواضح أن تخطي الكحول إذا كنت تخطط بالفعل للرد على الرسائل وليس مجرد قذفها في سلة المهملات. أو ، خذ نصيحة Jen Dziura واكتب بعض رسائلك الإلكترونية الأكثر صعوبة أثناء تنقلك - لكن بعد ذلك احفظها كمسودات وقراءتها في اليوم التالي قبل أن تصل إلى "send" بالفعل.
3. انهم جدولة "لا البريد الإلكتروني" الوقت
خذ صفحة من كتاب اللعب لأحد قادة العالم الحر ، باراك أوباما: وقتك الشخصي مقدس ، لذلك لا تنفقه إلى الأبد على السعي للوصول إلى البريد الوارد صفر. كما ذكرت 99U:
يتمتع الرئيس بثلاث لحظات في جدول أعماله والتي لا شك فيها: التمرين الصباحي ، عشاءه مع بناته ، والليلة بعد نوم عائلته.
على الرغم من أنه قد يبدو من السهل الضغط على بريد إلكتروني واحد فقط خلال ساعات العمل ، إلا أنه من المعتاد قول "لا". ستكون هناك دائمًا رسائل بريد إلكتروني للإجابة عليها ، والأشخاص الذين يزعمون أن رسائلهم ملحة أو مهمة. يعني رسم هذا السطر أنك ستكون أكثر إنتاجية عندما تحتاج فعلاً إلى العمل.
4. يستخدمونها للتنظيم
على الرغم من أنني لا أوصي بالضرورة باستخدام البريد الوارد كقائمة مهام ، إلا أن مؤسس LearnVest Alexa von Tobel لديه استثناء من هذه القاعدة التي تشاركه مع Lifehacker:
أنا أيضًا معتاد إرسال ملاحظات بنفسي عبر البريد الإلكتروني ، حيث أنني أعيش في صندوق الوارد الخاص بي. في ليالي الأحد ، أجلس وأضع قوائم بكل ما يجب أن يحدث في الأسبوع المقبل. ألتقط رسالة بريد إلكتروني بنفسي حتى أتمكن من النوم بسهولة (تغيّر المهام عن رأسي) ، ويمكنني أن أطمئن مع العلم أن القائمة ستنتظرني في AM.
من خلال وضع قائمة مهامك في الوقت الذي لا يزال لديك فيه كل شيء في عقلك (بدلاً من الصباح الذي تشعر فيه بالنعاس أو الإرهاق) ، يمكنك تحرير جزء آخر من يومك لتنفقه على المشاريع الفعلية بدلاً من التخطيط لما تفعله. سوف تفعل.
5. يحصلون على بداية في الصباح
يبدأ العديد من الأشخاص المشغولين ، مثل تيم أرمسترونج الرئيس التنفيذي لشركة AOL والمدير التنفيذي لشركة Virgin Money ، Jayne Anne Gadhia ، أيامهم في الوصول إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. غدية لديه سبب وجيه للقيام بذلك:
أول شيء أفعله هو إلقاء نظرة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي والإجابة على أي شيء رائع لا أستطيع الوقوف بعد أن لم تفعل!
من الواضح أنه لا يزال يتعين عليك قضاء بعض الوقت طوال يومك في الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن البدء في العمل قد يجعل الأمور أسهل ، بالإضافة إلى جعلك تدرك الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بمجرد وصولك إلى المكتب.
هناك سبب يجعل العديد من هؤلاء الأشخاص المشغولين ناجحين للغاية ، ويتعطلون القليل من معلومات إنتاجية البريد الإلكتروني هنا ولا يوجد أي شيء مؤلم!
