الآن ، سأفترض أنك على دراية بأساسيات قواعد البريد الإلكتروني هذه. أنت تعرف ، أشياء مثل دائمًا سطر الموضوع ومقاومة الإغراء في كل جسم دافئ في مكتبك.
نعم ، سأعطيك فائدة الشك هنا. ولكن ، هل هذا يعني أنني أعتقد أن رسائلك لا تشوبها شائبة؟ بالطبع لا.
هناك عدد قليل من آثام البريد الإلكتروني التي لا تتكرر كثيرًا - لكنها لا تزال جديرة بنفس القدر. ومن المحتمل أن تكون مرتكبًا لارتكابهم (مهلا ، أنا هنا معك!) - سواء كنت على علم بذلك أم لا.
إذا وجدت نفسك خجلا في ذكر أحد هذه الأشياء المزيفة؟ حسنًا ، يا صديقي ، لا يزال لدى رسائل بريدك الإلكتروني مجال للتحسين.
1. لعب "البطاطا الساخنة"
تفخر بأنك على قمة صندوق الوارد الخاص بك - الرسائل الواردة لن تمضي وقتًا طويلاً دون رد منك.
من الرائع أن تكون ملتزمًا بأن تكون سريع الاستجابة. ولكن ، من المهم أن تفكر أيضًا في جودة ما ترسله. هل دفعت ردودك بالفعل المحادثة إلى الأمام؟ أو هل تقوم بإطلاق رسائل قصيرة (وربما حتى غير مجدية كليًا) في محاولة لوضع الكرة في ملعب الشخص الآخر وجعل نفسك على بعد خطوة واحدة من صندوق الوارد الوارد صعب المنال؟
في كثير من الأحيان ، يجد الناس أنهم يقعون في هذه الفئة الأخيرة. لسوء الحظ ، تلك اللعبة المحمومة من البريد الإلكتروني للبطاطس الساخنة غير مجدية.
كيفية تحسين
أعلم أن الضغط من أجل العودة إلى الأشخاص يمكن أن يكون مرتفعًا ، وأنا لا أحاول إخبارك بترك الرسائل دون إجابة.
بدلاً من ذلك ، إذا لم تكن في مرحلة يمكنك من خلالها تقديم استجابة عالية الجودة ، فقم بإرسال ملاحظة قصيرة تفيد أنك تبحث فيها وسوف تعود بإجابة أكثر تفصيلاً بمجرد الحصول عليها.
تزيل هذه الخطوة ضغط الحاجة إلى الاستجابة على الفور ، مع الاستمرار في منحك الوقت لتكريس الاعتبار الكافي لتلك الرسالة.
2. عرض روح الدعابة الخاصة بك
لا أحد يريد أن يبدو وكأنه روبوت هامدة عبر البريد الإلكتروني. وثق بي ، إنني أقدر بالتأكيد تلك الملاحظات النحيلة التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بي.
ومع ذلك ، ليس هناك ما يضمن أن يشعر المستلمون الآخرون بنفس الطريقة. عليك أن تتذكر أن الرسائل المكتوبة تفتقر إلى الإشارات غير اللفظية وغيرها من السياق التي عادة ما تساعد فكاهة على الهبوط.
لذلك ، من المهم أن تعرف جمهورك قبل تعبئة بريدك الإلكتروني مع ما أنا متأكد من أنه شعور رائع من الفكاهة. سأكون سعيدًا بهذا GIF الكبير لكلب في قبعة حفلة. أعضاء مجلس الإدارة الخاص بك؟ ربما ليس كثيرا.
كيفية تحسين
مرة أخرى ، فهم المستلم أمر بالغ الأهمية هنا. ولكن ، إذا كنت تشعر حتى بنبرة شك حول كيفية تلقي نكتة مضحكة أو ملاحظة مضحكة ، احذفها.
أنت في وضع أفضل في أمان من الأسف ، ولا يزال بإمكانك أن تكون ودودًا وأنيقًا في بريدك الإلكتروني - دون روتين الاستعداد!
3. متجول وعلى
أعلم أن هذا يمكن أن يبدو كخط رفيع للمشي. تسمع الكثير من الأحاديث عن تلك الاجتماعات المخيفة التي كان يمكن أن تحدث عبر البريد الإلكتروني بحيث يسهل الشعور بالضغط لتجنب الجلوس بأي ثمن.
ولكن ، هذه المحاولة لتخطي كل اتصال وجهاً لوجه غالبًا ما ينتج عنها بعض رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. قبل أن تعرف ذلك ، قمت بتحريك 3 آلاف كلمة تحفة غارقة في التفاصيل الفردية لعرض المبيعات القادم. تنبيه المفسد: لن يقوم أحد بقراءته.
كيفية تحسين
في بعض الأحيان تكون الرسائل الأطول أمرًا لا مفر منه. في هذه الحالات ، يمكن لأشياء مثل النقاط النقطية والفقرات القصيرة والعناوين الفرعية أن تساعد في الحفاظ على تنظيم الأشياء وسهلة الهضم.
ولكن بالنظر إلى أن الطول المثالي يتراوح بين 50 و 125 كلمة ، فإن أي شيء أطول من ذلك قد يتطلب اجتماعًا أو مكالمة هاتفية.
4. كتابة بريد إلكتروني لا تريد أن يراه أي شخص آخر
هناك شعور خاطئ بالخصوصية يأتي مع بريدك الوارد. أنت تفترض أن المستلم المقصود سيكون هو الوحيد الذي يرى هذا التعليق الشائك حول رئيسك في العمل.
استمع جيدًا: ليس هذا وقحًا فحسب ، بل إنه عمل محفوف بالمخاطر. سواء كانت مشكلة فنية في نهاية المطاف ، أو قسم الموارد البشرية السنوى ، أو حتى زميل العمل القيل والقال ، هناك احتمالات جيدة في أن تتحول ملاحظاتك غير الصديقة في النهاية إلى أيدٍ خاطئة أو أمام مقلات العين الخاطئة.
كيفية تحسين
هذا واحد تحتاج فقط إلى التوقف - تركيا الباردة.
إذا كان لديك إغراء لكتابة شيء غير ملون قليلاً (حتى مزاح!) في رسالتك ، اسأل نفسك هذا: ماذا سيكون رد فعلك إذا رأى شخص ما (مثل رئيسك أو زميل آخر) هذا التعليق؟
إذا شعرت بقلق بسيط في الفكرة ، فقد حان الوقت لضرب مفتاح مسافة للخلف.
5. الزواج من صندوق الوارد الخاص بك
حسنًا ، لا يرتبط هذا الخطأ الأخير في الواقع بمحتوى الرسائل التي ترسلها. ولكن ، لا يزال من المهم أن تكون على علم.
مرة أخرى ، إن الرغبة في إدارة صندوق الوارد الخاص بك بفاعلية هي ذات جودة رائعة (كل هؤلاء الأشخاص الذين لديهم الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة فقط في انتظار الخروج يشعرون بالغيرة من التزامكم ، أنا متأكد!). ومع ذلك ، لا يمنحك هذا تصريحًا مجانيًا لإبقاء عينيك ملتصقتين بهاتفك في منتصف العشاء أو اجتماع أو عطلة أو حفل زفاف (نعم ، لقد رأيت ذلك يحدث).
ليس فقط تحديث البريد الوارد الإجباري يجبرك على تفويت محادثات وتجارب حقيقية ، ولكنه أيضًا لا يراعي الأشخاص الذين تقضي وقتًا معهم.
كيفية تحسين
الجواب هنا بسيط: ضع هاتفك بعيدًا. أنا أعلم ، يبدو مستحيلاً. ولكن ، كما تعلمت في هذه التجربة ، فإن الأمر يستحق أكثر من ذلك.
إليك الأخبار الجيدة: كل هذه الأشياء المزيفة هي أشياء يمكنك حلها ، شريطة أن تكون مستعدًا للتعلم وتغيير عاداتك. أنت لست متجهة إلى الحياة من كونها البريد الإلكتروني برغي المتابعة.
قم بتطبيق تلك النصيحة (وأثناء وجودك فيها ، قم بمتابعة أساسيات قواعد البريد الإلكتروني هذه!) ، وستكون في طريقك لتصعيد لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك بدرجة أخرى.
