من الممكن أن يكون لديك قائمة مهام تنشطك ، وتساعدك على تحديد أولويات يومك ، وتحفزك على المضي قدمًا ، حتى بعد تلك الانحرافات أو النكسات التي لا مفر منها. ومع ذلك ، يجد الكثير من الأشخاص الذين يكتبون القوائم أنفسهم غير قادرين على التحقق من كل شيء بحلول الساعة 6 مساءً.
وهذا في الغالب لأنهم لا يصنعون قوائمهم بشكل صحيح. في الواقع ، كثير من الناس يقتلون عادة إنتاجيتهم.
إذا كنت مذنباً بأي من الأمور التالية ، فقد أتحدث إليك.
1. كنت تضع جانبا الوقت لمصاصي الدماء الطاقة
حتى لو لم تسمع هذه العبارة من قبل ، فأنت تعرف من هم هؤلاء الأشخاص: إنهم يستنزفون طاقتك بالتركيز حصريًا على أنفسهم وليس على مصلحة الفريق. وقتك وأولوياتك لا تسجل حتى على رادارها. ولسبب ما ، يرسل إليك هذا الشخص رسالة بالبريد الإلكتروني باستمرار للمساعدة في شيء ما ، في أغلب الأحيان ، شيء مستهلك للوقت ينتهي به الأمر في قائمة مهامك (على الرغم من عدم وجود فائدة لك).
الحل
سهل. إذا لم يكن الأمر ملحًا ، فإن تغيير الشركة ، يمكنك الانفصال بأدب بسيط "أنا تحت مهلة زمنية صارمة الآن ، وللأسف لا أستطيع المساعدة هذا الأسبوع". إذا استمر الشخص ، تابع بسؤال يشير لماذا لا ينتمي هذا إلى صحنك: "أنا أعمل حاليًا. إذا كان هذا أمرًا عاجلاً ، فيمكنني التكرار في مديري وأسأله كيف يريد مني تحديد الأولويات ".
2. أنت قائمة العناصر التي ليست واضحة
ببساطة ، يجب ألا يكون هناك أي عنصر في قائمتك لا يمكن إدراجه كإجراء. يتضمن ذلك كلا المهمتين الغامضتين (الاستجابة حول المشروع) أو متعدد الخطوات (بدء تشغيل خط جديد). أنت إما عالق في محاولة لتذكر المشروع الذي تريد الرد عليه أو تغمره إمكانية تشغيل خط في فترة ما بعد الظهر.
الحل
بدلاً من ذلك ، استخدم عبارات واضحة للعناصر الموجودة في قائمتك ، واستخدم دائمًا مزيدًا من التفاصيل أكثر مما تعتقد. لأنه في الساعة 4 مساءً ، قد تكون أفكارك عند التاسعة صباحًا ذاكرة بعيدة. وعندما يتعلق الأمر بتلك العناصر الكبيرة ، قسّمها إلى خطوات أصغر. في الواقع ، يمكن أن يكون عنصر في قائمتك هو "مسودة جدول زمني لإطلاق خط منتج جديد". ثم يصبح هذا المخطط الزمني عناصر الإجراءات الأصغر التي يمكنك وضعها في قائمتك كل أسبوع.
3. أنت تقوم بتحميل القائمة الخاصة بك مع الكثير من العناصر
إذا كانت قائمتك أكثر مثالية مما يمكنك إنجازه بشكل واقعي ، فأنت تضع نفسك للفشل وتمنع نفسك من الحصول على هذا الإحساس بالإنجاز في نهاية اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تكتب الكثير من الأشياء ، فمن المرجح أن تجدها مخيفة للغاية. لن تعرف من أين تبدأ وستزيد من احتمال المماطلة.
الحل
قام Belle Beth Cooper ، المحتوى من crafter at Buffer ، بمشاركة النصائح التالية مع جيف هادن من شركة Inc حول كيفية إعادة صياغة قائمة مهامك:
كيف يمكنك تحديد ما هو الأكثر أهمية؟ عادةً ما تكون تلك الأنشطة قابلة للقياس ، بالإضافة إلى تلك الأنشطة التكميلية ، بمعنى عند اكتمالها ، فإنها تنقل المشروع بأكمله أو الفريق أو الشركة نحو تحقيق الأهداف.
4. كنت تنسى لجدولة فواصل
بالتأكيد ، في عالم مثالي ، يمكنك الحضور إلى المكتب في الساعة 9 صباحًا والعمل دون توقف حتى الساعة 6 مساءً. لكن هذا ليس عالماً مثالياً ، وستتعرض للمقاطعة ، وتتعطش للجوع ، وتضيق الجسد لساعات متتالية.
الحل
يمكن أن يشمل ذلك المشي (مفضلي الشخصي) أو الاستيلاء على شيء لتناول الطعام أو الشراب أو زيارة موقع ويب مفيد أو ملهم. تحتاج الأفكار؟ تبرز هذه القائمة 55 موقعًا مفيدًا وملهمًا مثاليًا لقضاء عطلة عمل سريعة.
5. أنت لا تسمح لنفسك بأي غرفة عازلة للمقاطعات
لقد بذلت الكثير من الجهد لفهم أولوياتك وكتابتها. ولكن بعد ذلك تتشتت انتباهك. عن طريق البريد الإلكتروني ، من خلال زميلك في العمل ، عن طريق الأخبار العاجلة - القائمة تطول وتطول. لذلك ، على الرغم من كل ما تبذلونه من عمل شاق ومراجع مرمزة بالألوان ، فأنت بعيد عن المسار الثاني حيث تأتي الرسالة العاجلة الأولى في صندوق الوارد الخاص بك.
الحل
اترك بعض الثغرات في جدولك كل يوم حيث لا تقوم بجدولة أي شيء. سيعطيك هذا هوامش للعمل في هذه اللحظات غير المتوقعة. السيناريو الأسوأ؟ لا شيء للملوثات العضوية الثابتة حتى تنتهي يومك في وقت مبكر.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تجنب العديد من الانقطاعات عن طريق الاستباقية: اجعل حالتك "مشغولة" في أي محادثات داخلية ، واضبط هاتفك على الانتقال إلى البريد الصوتي ، وضبط إعدادات البريد الإلكتروني الخاص بك حتى لا يتم تنبيهك إلا عندما يوجه إليك أشخاص معينون رسالة إليك . (إليك كيفية القيام بذلك على Gmail و Outlook.)
لا توجد طريقة صحيحة لعمل قائمة مهام ، ولكن الطريقة التي تتعامل بها مع طريقتك يمكن أن تصنع أو تقطع يومك. لذلك بغض النظر عن ما تستخدمه - تطبيق وجهاز الكمبيوتر والقلم والورق القديم - تجنب هذه القتلة الخمسة الإنتاجية وستنفذ الأشياء الصحيحة في الوقت المحدد .
