هناك أشياء قليلة أكثر إحباطًا من قضاء ساعات في كتابة (وحذف وإعادة كتابة) البريد الإلكتروني المثالي المكون من خمس جمل - ومن ثم عدم الحصول على الاستجابة التي توقعتها. كنت تعتقد أن مديرك سيشعر بالإثارة ، ولكن بدلاً من ذلك ، تبدو متضايقة.
ماذا حدث؟ هل أرسلت رسالتك في الوقت الخطأ؟ لم تجعل طلبك واضح بما فيه الكفاية؟ هل تحياتك ودود للغاية؟ هل أعطيت قبالة فيبي الخطأ؟
والمثير للدهشة أن القضية يمكن أن تصل إلى شيء أكثر بساطة: بضع كلمات. كلمات محتملة جدًا في رسالة بريد إلكتروني قمت بإرسالها بالفعل اليوم.
لقد كتبت مؤخرًا مقالًا عن الكلمات التي تعطي انطباعًا خاطئًا في رسائل البريد الإلكتروني ، وشعرت بالصدمة من عدد المحترفين (خاصة أرباب العمل ومدراء التوظيف) الذين قاموا بتغذيتي بمزيد من الاقتراحات لإضافتها إلى تلك القائمة.
ما هي بعض الكلمات الأكثر شيوعًا التي طرحوها؟ قراءة 'م والبكاء.
1. ايضا
أعترف بذلك: لدي إدمان على كلمة "أيضًا". لقد وصل الأمر إلى النقطة التي يجب علي فيها القيام بتصحيح خاص على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي للتأكد من أنني لم أدرجها أكثر من مرة في أي رسالة معينة. يمكن أن يبدو استخدام "أيضًا" في كثير من الأحيان وكأنه طلب مبالغ فيه ، وإذا كنت في الطرف المتلقي لجميع عناصر الإجراءات ، فقد يكون من الصعب تحديد ما يجب معالجته أولاً.
تعتبر الكلمات الانتقالية ضرورية لرسائل البريد الإلكتروني ، فما الذي يفعله مرسل البريد الإلكتروني؟ بعض البدائل المفضلة لدي تشمل "بالإضافة إلى ذلك" و "علاوة على ذلك" و "البناء على ذلك" و "في ملاحظة أخرى".
2. ربما
تشبه إلى حد كبير كلمة "نأمل" (التي تحدثت عنها في المقالة الأخرى) ، فإن هذه الكلمة تضيف درجة من عدم اليقين إلى ما تقوله عندما لا يكون هناك حاجة لذلك.
على سبيل المثال ، بدلاً من إرسال بريد إلكتروني يقول: "من المحتمل أن أقوم بذلك اليوم بحلول الساعة 5 مساءً" ، كن أكثر واقعية مع الموعد النهائي المحدد لك. خذ "ربما" تماما. أو ، إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت ستنفذ بحلول الموعد النهائي ، فامنح نفسك مهلة جديدة ، أو على الأقل مرونة أكثر. حتى لو قلت أنك ستنفذ بـ "نهاية اليوم" أو "بحلول يوم غد عند وصولك إلى المكتب" تبدو أكثر وضوحًا من سيناريو "ربما". أسوأ سيناريو الحالة: أنت تبالغ في تقدير الوقت اللازم وتسليم البضائع مبكراً. في تاريخ العمل ، لم يشتك أحد من ذلك.
3. محاولة أو محاولة
قال يودا ذات مرة ، "افعل أو لا ، لا توجد محاولة" ، وكان لديه نقطة جيدة.
تقع "محاولة" أو "محاولة" تحت نفس المنطقة التي تحتلها "ربما" لأنه لا يعطي أي مؤشر على أنك تشعر بالثقة فيما تفعله. في الواقع ، أشار العديد من أرباب العمل الذين قاموا بالتغريد في وجهي إلى أنه عندما يستخدم الموظف أي من الجملتين ، فإنهم يفترضون فقط أنه أو هي لا تستطيع أن تفعل ما طُلب منه.
هل تريد حقًا أن يشكرك رئيسك في العمل بسبب كلمة واحدة؟ اسمحوا لي أن أجيب على ذلك لك: لا. في المرة القادمة التي تجد فيها نفسك تستخدم "حاول" في رسالة بريد إلكتروني ، أخرجها. إذا كنت غير متأكد من قدرتك على القيام بذلك أم لا ، فاسأل نفسك عن السبب - إذا كان السبب في ذلك هو أنك تفتقر إلى المعلومات الحيوية أو المهارات المحددة ، والتواصل مع الأطراف المعنية ومعرفة ما تحتاج إلى اكتسابه أو إنجازه لتحويل دورك. "جرّب" إلى "فعل". إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فسيرغب مديرك في معرفة ذلك على الفور. طالما تشرح السبب (على سبيل المثال: "ليس لدي تصريح للوصول إلى محرك الأقراص المشترك") ، فسوف يفهم أو يساعدك على إزالة العقبة أو مجرد إعادة تعيين المهمة.
4. بصراحة
إذا كان هناك أي كلمة تتنافس مع "حرفيًا" على المصطلح الأكثر سوء الاستخدام ، فستكون كلمة "بصراحة" موجودة. يرشها الناس إلى رسائل البريد الإلكتروني في كل وقت كملء ، وبعد فترة ، يبدأ السعي لإظهار الصدق في الشعور بعدم المصداقية - كما لو أنك سمحت لشخص ما بسر كبير ، وهذا ليس سراً على الإطلاق.
بصراحة ، قصها.
5. فكر
يتحدث الناس عن العبارات المؤهلة في كل وقت ("لست متأكدًا مما إذا كانت هذه فكرة جيدة ، لكن …") ، ولكن العبارة التي تظهر بشكل متكرر هي "أعتقد …" لم أفكر حقًا في هذه العبارة إلى أن قام مدير توظيف بتغريده مني ، فذهبت إلى رسائل البريد الإلكتروني من موظفيي لمعرفة ما إذا كان ذلك صحيحًا.
المؤكد، كانت هناك. "أعتقد أننا يجب أن نمضي قدمًا". "أعتقد أننا يجب أن نجلس ونتحدث عن هذا." "أعتقد أننا نقترب". كانت هناك عدة رسائل بريد إلكتروني استخدم فيها الناس هذه العبارة أعلى من ثلاث مرات في فقرة واحدة. وبينما لاحظت استخدام كلا الجنسين ، تميل النساء إلى كتابة "أعتقد" بشكل متكرر أكثر.
في المرة القادمة التي ترسل فيها رسالة ، ما عليك سوى إسقاط "أعتقد …" وتبادل وجهات نظرك. بعد كل شيء ، إذا كان البريد الإلكتروني قادمًا منك ، فإن الجهة التي ترسلها إليه ستنسب إليك على الفور أية أفكار!
يقولون أن أقل ما هو أكثر من ذلك ، وأعتقد بصراحة أن محاولة جعل رسائل البريد الإلكتروني أقصر هي أفضل طريقة للذهاب. ترى ما فعلت هناك؟
