بعد شهر صاخب من الرحلات خارج المدينة وفعاليات العمل وقضايا الأسرة ، لاحظت أنني واجهت بعض الصعوبات في تهدئة ذهني الصاخب. كان تركيزي عالقًا في وضع كرة الديسكو ، وانحرف في مشهد من القطع المتلألئة. نتيجةً لذلك ، لم أتمكن من التمسك بأولوياتي - وبدلاً من ذلك ، استسلمت للتسويف.
في أحد الأيام ، مع تأجيل الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من خلال تنظيم مكتبي لإلقاء الأوراق والإيصالات والأجهزة ، بدأت أفكر في كيفية استخدام سطح المكتب الذهني لبعض التنظيف أيضًا. بعد كل شيء ، من السهل أن نرى أن مساحة العمل الفوضوية تضعف الإنتاجية ، لكني غالبًا ما أنسى أن العقل الفوضوي يمكنه فعل الشيء نفسه.
كما ترون ، عقلك ليس مبنيًا لتقسيم انتباهه في اتجاهات كثيرة جدًا. يجب أن تكون منظمة إلى حد ما وفي سلام لك لتكون قادرًا على تصفية المعلومات في المجلدات العقلية الصحيحة وفعلًا ما يتم ذلك. ولوضع عقلك في هذه الحالة المثالية ، يجب عليك توفير مساحة عن طريق إزالة بعض الفوضى العقلية.
لذا ، إذا كان عقلك يشعر بالإحباط قليلاً ، ابدأ باستخدام هذه النصائح الخمس لتنظيم أفكارك ومخاوفك ومهامك. ستحصل على مساحة واضحة بسرعة ، مما سيساعدك على تحديث عقلك وإعادة تركيزه وإعادة تشغيله.
1. Listmania
تشبه القوائم متجر Container Store للعقل - فهي تساعدك على تجزئة الفوضى العقلية بألف طريقة مختلفة. تبدو بسيطة ، نعم ، ولكن إضافة بعض القوائم إلى حياتك تعمل حقًا.
أولاً ، إن إيقاف شيء ما في قائمة المهام يحرر مساحة ذهنية قيّمة ، لأنه بمجرد أن تصبح المهمة المزعجة في قائمتك ، لن تقلق بشأن تذكرها بعد الآن. مع تنظيم جميع مسؤولياتك في مكان واحد ، يمكنك اختيار ما يجب القيام به بشكل استراتيجي بدلاً من الطيران بجوار مقعد ملابسك. (راجع بعض النصائح المفضلة لدي لتعظيم قائمة المهام الخاصة بك.)
لكن ، قائمة المهام وحدها يمكنها فقط أن تجعلك بعيدًا (المزيد حول هذا الموضوع لاحقًا). للمضي قدماً إلى الأمام ، قم بعمل قائمة أولويات بالإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك أو بناءً عليها. هذه قائمة يومية بأولويتين أو ثلاثة من أهم أولوياتك (من الضروري إبقائها محدودة لتجنب إنشاء قائمة مهام عامة أخرى) للمساعدة في ضمان إحراز تقدم في الأمور المهمة. هذا هو المكان الذي تختار فيه التأثير على ما قد تشعر أنه أمر ملح. عندما تحدد بنشاط شيء ما كأولوية ، فمن الأرجح أن تركز عليه مثل شعاع الليزر من خلال الفوضى بدلاً من دفعه إلى يوم آخر.
وأخيرًا (لا تقلق ، فقط واحدة أخرى!) ، قم بإنشاء قائمة منتهية لتسجيل كل ما أنجزته خلال اليوم. بعد ذلك ، عندما تشعر بأنك تضيع وسط الطنانة ، يمكنك إلقاء نظرة على ما قمت به - مما يمنحك دفعة من الدافع وتجديد التركيز على الاستمرار في تحقيقه.
2. أتمتة بعيدا
ومع ذلك ، كلمة تحذير: عندما تشوش قائمة المهام الخاصة بك بمهام صغيرة متكررة ، من السهل الانخراط في أي شيء يأتي أولاً ، بدلاً من كونه الأكثر أهمية بالفعل. لقطع بعض هذه المسؤوليات الأقل إلحاحًا ، جرب خدمة التشغيل الآلي ، مثل Zapier ، والتي تمنحك القدرة على تفويض مهام العمل المتكررة إلى مساعد إنترنت شخصي.
على سبيل المثال ، كجزء من وظيفتي ، أحتاج إلى تتبع الملاعب والمدونين الضيوف ، لذلك قمت بإعداد "انطلق" لحفظ أنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في دفتر ملاحظات منفصل من Evernote. بهذه الطريقة ، عندما أحتاج إلى تصنيف المنشورات المحتملة ، لا أضطر إلى إضاعة الوقت في التجول في صندوق الوارد الخاص بي. تتضمن "zaps" الشائعة الأخرى إضافة الحضور Eventbrite تلقائيًا إلى MailChimp وجدولة منشورات الوسائط الاجتماعية تلقائيًا من خلال Buffer.
يكمن جمال هذا النوع من التفويض التلقائي في أنه يمكنك ببساطة تعيينه ونسيانه - بشكل أساسي خفض قائمة مهامك. لذا بدلاً من مقاطعة تدفق يوم العمل الخاص بك مع مهام صغيرة ، يمكنك التركيز على الأشياء شديدة التأثير التي تتطلب تركيزك الكامل واهتمامك.
3. احتضان درج غير المرغوب فيه
يعتبر الدرج غير الهام نائبًا للمنزل والمكتب وضرورة حيث تقوم بتجميع الملاحظات ، والبطاريات التي قد تكون قاتلة ، وجميع أنواع الغايات والنهايات التي ليس لها منزل مناسب.
من المثير للدهشة أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تنجح أيضًا في تفكيرك: فبدلاً من التراكم الذهني المتراكم باستمرار ، انطلق في عبء إنشاء "درج غير هام" رقمي. ابدأ بإلقاء أفكارك على صفحة إلكترونية باستخدام أداة مثل Evernote. يسمح لك ذلك بتجميع جميع أفكارك الرائعة والملاحظات والقوائم والمقالات المحفوظة التي لا تحتوي على منزل آخر في مكان رقمي واحد ، مما سيساعدك على تطهير بعض المساحة الذهنية القيمة - دون إضافة أوراق ودفاتر إلى درجك غير الهام الفعلي .
ولا تقلق ، فمع وجود خلط سريع عبر "البريد العشوائي" (أي البحث السريع) ، يمكنك بسهولة العثور على أي شيء تحتاجه.
4. إدارة صندوق الوارد الخاص بك
لست معالج Inbox Zero ، لكنني أعلم أنني قد أنجزت المزيد عندما لا يكون عليّ الضغط في كل مرة أفتح فيها بريدي الإلكتروني. مع العلم أن صندوق الوارد الخاص بك لا يفيض يمكن أن يوفر لك الكثير من التوتر العقلي ، مما يساعدك على التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية. لذلك ، تنقذ نفسك من الغرق ببطء سطر الموضوع عن طريق سطر الموضوع عن طريق القيام ببعض تنظيف الربيع الوارد.
أولاً ، قم بإلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الترويجية (التي لم تفتحها أبدًا) وأوقف تشغيل إشعارات الانسداد هذه من LinkedIn و Facebook. بعد ذلك ، قم بتصفية وتوجيه أنواع مختلفة من البريد الإلكتروني غير الضروري إلى أقسام محددة من صندوق الوارد الخاص بك ، بحيث يمكنك الحصول عليها في متناول اليد إذا كنت في حاجة إليها - ولكن لا تضطر إلى رؤيتها في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول.
أود أيضًا استخدام برامج مثل Boomerang أو Followup.cc لجدولة رسائل البريد الإلكتروني وإرسال رسائل تذكير ، حتى أتمكن من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في وقتي.
5. فكر في الأمر
عندما يكون لديك قائمة لا تنتهي أبدًا من الأشياء التي يتعين عليك القيام بها ، فغالبًا ما يكون من المفيد عكس الوقت الذي تقضيه في التفكير - المزيد من الأفكار ستضيف فقط إلى الفوضى العقلية ، أليس كذلك؟ ولكن ، في تجربتي ، فرض رسوم أمامك دون أن تأخذ وقتًا للتفكير سيجعل الفوضى أسوأ.
تبين أن مراجعة الطريقة التي تقضي بها وقتك بانتظام سيمنحك نظرة ثاقبة على كيفية وصولك إلى حالتك الحالية ، وكيفية المضي قدمًا بشكل استراتيجي ، وكيف تعمل بشكل أفضل بشكل عام.
لذا ، ابدأ في تخصيص وقت للتفكير الهادئ أو يومياتك. فكر في (أو اكتب) ما الذي يضغط عليك ، أو لماذا لا ينطلق مشروع معين ، أو عندما تكون أكثر إنتاجية خلال اليوم. من خلال تفريغ أفكار التكبير والتعبير عنها ، فبدلاً من الشعور بعلامة تعجب كبيرة ( argh ! و blergh! شائعة بالنسبة لي) ، ستتمكن من تحديد ما عليك فعله بالضبط للمضي قدمًا.
تذكر أن حالتك الذهنية متداخلة مع جودة عملك واسترخاءك. لذلك ، تخلصي من فترة الانتباه في كرة الديسكو ، وأخذ بعض الأنفاس العميقة ، وقم ببعض التدريبات الذهنية. في النهاية ، سوف تتواصل مع أولوياتك الحقيقية.
