تحمل مكالمات المؤتمرات الصوتية العديد من الفوائد للاجتماعات التجارية والاجتماعات ، ولكنها تأتي مع مجموعة من المشاكل الشائعة الخاصة بها. يمكن أن يعني الفشل في معالجتها الفرق بين اجتماع محترف وفعال وفعال ومؤتمر اجتماعي فقير بالكاد يفهمه لا يحقق أهدافه. فيما يلي سبعة مشاكل شائعة وكيفية إصلاحها.
1. خلفية الضوضاء
هذا هو أي ضجيج يأتي من أحد المشاركين بصرف النظر عن صوته ، مثل المقاعد ، والثرثرة في الخلفية ، والضوضاء الآلية ، وسرقة الورق ، وما إلى ذلك. تحصل على هذه الضوضاء في الغالب مع المشاركين الذين يستخدمون الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) لأن الهاتف التقليدي يحتوي الهاتف على ميكروفونات مخصصة وقصيرة المدى ، في حين يعمل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت مع الميكروفون الذي يحمله الجهاز والذي يكون أكثر منطقية. مثال على ذلك نظام صفيف الميكروفون في أجهزة الكمبيوتر المحمول. يشارك بعض الأشخاص في المؤتمرات باستخدام أجهزتهم بدون استخدام اليدين.
الطريقة الوحيدة لعلاج هذا الوضع هي جعل المشاركين على دراية بالاضطرابات التي يتسببون فيها ، والتي من الأفضل القيام بها من خلال الاتصال قبل المكالمة الجماعية. على سبيل المثال ، بصفتك المنظم ، قد ترغب في تعميم بريد إلكتروني على آداب الاتصال عبر المؤتمرات قبل الجلسة.
2. صدى
قد يكون الصدى جزءًا من ضجيج الخلفية ، ولكنه أكثر تقنية من ذلك. قد يكون هناك شخص ما يشارك في المكالمة الجماعية مشاكل في هاتفه - ربما يفتقر إلى إلغاء الصدى ، على سبيل المثال. (اقرأ المزيد عن كيفية وقف إنتاج الصدى.)
عادةً ما يُطلب من شخص لديه صدى أن يتوقف عن العمل. ومرة أخرى ، فإن الوعي الاستباقي بأية مشكلات تقنية متعلقة بالهواتف والأجهزة الأخرى المستخدمة في المكالمة الجماعية أمر مهم.
3. عدم وجود إدارة التواجد
في مكالمة جماعية صوتية ، تستخدم فقط واحدة من حواسك: سمعك. لن ترى الأشخاص الذين تتحدث معهم أو تستمع إليهم. ما لم تتعقب كل دخول وخروج في المكالمة الجماعية ، قد لا تكون على دراية بالتواجد في جمهورك مرة واحدة في المؤتمر.
تبقى هذه المشكلة دون حل نهائي حتى الآن. الأداة الأولى التي تقدم أي نوع من إدارة التواجد هي UberConference ، والتي تسمح لك بمعرفة من يتحدث ، من هنا ، ومن ليس كذلك ، وهكذا. وقد انتشر عدد من هذه الأدوات مؤخرًا ، بعضها يحتوي على واجهات مرئية مثيرة للاهتمام تمثل المشاركين بأيقونات. أفضل طريقة لإدارة حضور المشاركين لا تزال قد تكون آداب بسيطة: اطلب من كل شخص أن يعلن عن مجيئه وزياراته على سبيل المجاملة.
4. الموسيقى في الانتظار
عادة ما يقوم الأشخاص بتهيئة واجهة هواتفهم للاستخدام الفردي ، ولكن لا يستخدمون مكالمات المؤتمرات. في حين أنه قد يكون من الرائع بالنسبة لشخص تم تعليقه لسماع الموسيقى ، إلا أنه سيكون مصدر إزعاج في مكالمة جماعية. قد يضع بعض المشاركين المؤتمر في الانتظار أثناء حضورهم لدعوة أو مهمة أخرى ، على سبيل المثال ، وبالتالي إضافة جو إيقاعي إلى المؤتمر عن غير قصد. هنا مرة أخرى ، فإن حملة التوعية الأولية للمؤتمرات الأخلاقية جديرة بالاهتمام.
5. عدم وجود القيادة
في بعض الحالات ، إذا لم يكن لدى المجموعة قائد ، فستقود الفوضى بدلاً من ذلك. هذا من المحتمل بشكل خاص في إعداد مؤتمر. يجب على شخص واحد أن يوجه المناقشة لضمان حصول الجميع على وقت كاف للتحدث والاهتمام اللازم ، وإعادة الأمور إلى المسار الصحيح في حالة حدوث نزاع ضئيل أو صريح.
6. المواد والوثائق سوء الإدارة
تشير العديد من المؤتمرات إلى الوثائق والمواد والأدوات. إن نشر مثل هذه المعلومات بشكل خاطئ يجعل بعض المشاركين يتواجدون في الظلام في نقاط معينة ، مما يؤدي إلى عدم الاهتمام. انتبه ، إذاً ، لنشر المعلومات والوثائق ذات الصلة على جميع المشاركين قبل بدء المؤتمر بوقت كافٍ.
طريقة أخرى أفضل هي استخدام أدوات التعاون عبر الإنترنت ، والتي تسمح بالتفاعل مع مثل هذه المواد.
7. ضعف جودة المكالمات
يحدث هذا غالبًا بخدمة VoIP ، والتي تعتمد على عدد من العوامل التي تتضمن النطاق الترددي ، وبرامج الترميز ، والهواتف ، والأجهزة الأخرى. ليس هناك الكثير الذي يمكنك القيام به حيال ذلك إذا كنت قائد المؤتمر أو المنظم. يجب على المشارك الذي يعاني من ضعف جودة الصوت أن يعالج المشاكل الفنية من جانبه.
